העובדים הם לב ליבו העסקי של הארגון ולכן ניהולם הנכון הוא קריטי. כדי לנהל את העובדים בצורה נכונה ויעילה יש למצוא את התוכנות הנכונות והמתאימות ביותר למחלקת משאבי אנוש.
כלים טכנולוגים הם כיום חיוניים ביותר, שכן הסתמכות על תהליכים ידניים וגיליונות אלקטרוניים לא מאפשרת לארגון לעמוד בתחרות ולהשיג את היעדים שלו.
בנוסף על כך, שימוש בהליכים ידניים עלול ליצור – מבלי משים – עבירות על החוקים והתקנות שקשורים לאיסוף ואחסון נתונים אישיים של העובדים.
אין ספק שחיפוש פתרון התוכנה הטוב ביותר עלול לגזול זמן, דבר שמרתיע את מנהלי משאבי האנוש כמו גם גורמים מרתיעים נוספים הכרוכים בכך.
השוק מציעה הרבה מאוד אפשרויות, שכולן על פניו נראות מצויינות וחיוניות, וקשה לדעת מה בדיוק מתאים בצורה הטובה ביותר לכל סוג עסק, בפרט כשמדובר בעסקים קטנים או בינוניים.
יש 6 מאפיינים מרכזיים שצריכים להיות בפלטפורמה יעילה למשאבי אנוש, בפרט כשמדובר בארגונים קטנים המעסיקים עד 50 עובדים, ובארגונים בינוניים המעסיקים מאות בודדות של עובדים:
1 פתרון כולל של הכול תחת 'גג' אחד. כלומר, פלטפורמה שניתן לבצע על גביה את כל הפעולות שנדרשות במשאבי האנוש ושניתן להוסיף לה – בקלות ובמהירות – תכונות עם הגידול במספר העובדים, ומודולים שמאפשרים להוסיף עובדים למערכת.
כל התוספות צריכות להתבצע בלי תכנות מחדש אלא בשיטת הלגו (שיטת ה'חבר ושכח').
כדאי לבחור בפלטפורמה שתקל על עבודת מנהלי משאבי האנוש והצוות כולו. בין התכונות המרכזיות שחשוב שיהיו פלטפורמה ניתן למנות: לוחות זמנים ועמידה בלוחות זמנים, כל מה שקשור לשכר, לגיוס עובדים ולתקשורת פנים ארגונית.
2 יכולת להשתלב בקלות ובמהירות עם כלים טכנולוגים אחרים בארגון, ללא תכנות מיוחד נוסף:
הפלטפורמה שנמצאת בשימוש מחלקת משאבי אנוש יכולה להיות אפילו חזקה יותר, כאשר היא יכולה להשתלב בצורה חלקה ושקופה עם כלים טכנולוגיים אחרים בארגון. לכן, בעת רכישת הפלטפורמה, כדאי לבדוק את מידת האינטגרציה שלה עם תוכנות אחרות בחברה.
3 עלויות:
יש לבחון האם העלות של פלטפורמת התוכנה הנשקלת הינה סבירה ביחס לגודל החברה. כמו כן כדאי לבדוק אל עלויות השדרוגים, תדירות השדרוגים והאם הפלטפורמה מגיעה עם מודולים חינמיים.
4 אינטגרציה טובה עם מכשירים ניידים:
עובדים רבים עובדים כיום מרחוק, בין אם מהבית או בתנועה בדרכים. לכן, במהלך יום העבודה, יש עובדים רבים שנמצאים רוב הזמן מחוץ למשרד.
מכיוון שכך, חשוב לבחור בפלטפורמת תוכנה שמתקשרת היטב עם מגוון מכשירים ניידים, לרבות סמארטפונים, שעונים חכמים, טאבלטים, מחשבים נייחים (מהבית) ועוד.
5 אפשרויות דיווח:
כלי טכנולוגים טובים המיועדים למשאבי אנוש הם כלים שלא רק עוקבים אחר ביצועי העובדים, אלא גם מציעים תובנות מעשיות, ומסייעים בהפקת ניתוחים ותובנות לגבי מגוון רחב של גורמים (כמו למשל נוכחות, כדי לסייע למנהל משאבי האנוש לקבל החלטות מבוססות נתונים.
6 תיעוד:
כל פתרון תוכנה שמיועד למשאבי אנוש חייב שתהיה לו יכולת לאסוף ולאחסן תיעוד פנימי, לרבות כל סוגי הנתונים, בקלות ובאופן מאובטח.
