מערכת שכר
35 אחוזים בממוצע מהזמן של עובדי מחלקות משאבי האנוש מוקדש לתשלומים בלבד (כך לפחות עולה מסקר של חברת התוכנה למשאבי אנוש Sage HRMS). אפשר לייעל את מערכת השכר ולמנוע טעויות, שכידוע, תוצאותיהן בתחום הזה הן אף פעם לא נעימות. מייגן ווב מ-HRM today מציעה חמש דרכים לעשות את זה:
1. דאגו למערכת שקופה – הדרך הפשוטה ביותר למניעת גניבת זמן בלתי מכוונת, סיווג שגוי של עובדים, תשלום נמוך מדי של מסים וטעויות אחרות הקשורות לשכר היא לנסח מדיניות תשלום, להעלותה על הכתב ולפרסם אותה כך שתגיע לכל אחד מהעובדים. במדיניות צריך לכלול את אופן סיווג העובדים – סיווג לא נכון של העובדים (למשל: עובדים עם חוזה, פרי לאנסים, עובדים עם פטורים ממס) בנוגע לאופן שבו הם אמורים לקבל את שכרם עשוי להוביל לברדק ולתביעות; ואת אופן החישוב של משכורות, קידומים, העלאות שכר וכדומה; כיצד פועל תהליך התשלום, מתי מתחוללים שינויים בתשלום וכיצד החברה מתמודדת עם טעויות בחישוב שכר.
2. הימנעו מתהליך ידני – אם אתם עדיין מבצעים את החישובים ידנית או באמצעות גיליונות אקסל, אתם פגיעים יותר לטעויות חישוב שעלולות לעלות לכם כסף רב. ככל שהתהליך אוטומטי יותר ונתמך על ידי שירותי חישוב שכר או תוכנת שכר, כך קטנים הסיכויים לטעויות שעליהן תיאלצו לשלם. כאשר החישובים ותרגום שעות העבודה לכסף נעשים ידנית, הפגיעות לשגיאות עולה ולעובדים קל יותר להפעיל מניפולציות על המערכת (ראו סעיף 4).
3. בדקו את המערכת שלכם באופן קבוע – גם אם אתם משתמשים בשעון נוכחות מהסוג הישן וגם אם במערכת ממוחשבת, רצוי לבדוק את תקינות המערכת לפחות אחת לשנה. אפילו מערכות אוטומטיות עלולות לייצר שגיאות, ואם אותן שגיאות אינן נתפסות בזמן, הן בסופו של דבר יעלו לכם כסף רב. ייתכן שתשלמו יותר מדי לעובד כלשהו בשל טעות חישוב, תסווגו לא נכון את סטטוס תשלום המס של עובד אחר או בטעות לא תעלו את התשלום לעובד שהובטחה לו העלאה. בדקו את הניירת ואת התהליך זה מול זה כדי לוודא שהכול עובד כשורה. אם אתם משתמשים בפלאג-אינס כדי לקשר בין תוכנת השכר לבין מערכת שעון הנוכחות או מערכת הנהלת החשבונות, ודאו שכל החיבורים מזרימים את הנתונים כפי שהם אמורים.
4. מנעו גניבת זמן – גניבת זמן קורית כאשר עובדים באופן בלתי מודע או מכוון מדלגים על מערכת תיעוד הנוכחות, לוקחים הפסקות ארוכות במיוחד, מנצלים את שעות העבודה לפעילות שאינה עבודה (או אינה העובדה שהם אמורים לעשות) או נעזרים בחבריהם "לדפוק שעון" עבורם כאשר הם נעדרים. אפשר למנוע את המצבים האלה בעזרת מערכות מתוחכמות ובעיקר על ידי יצירת אווירה של אמון במקום העבודה וקשר מתמיד של המנהלים עם הכפופים להם.
5. הישארו מעודכנים – מדי פעם מוכנסים שינויים למדיניות המס. ודאו שאתם עוקבים אחר השינויים האלה והיעזרו ברואי חשבון כדי לוודא שאתם מבינים את משמעותם. הישארו מעודכנים גם מבחינה טכנולוגית. זה לא אומר שצריך להחליף מערכת כל שנה, אבל כן לשדרג אותה כשצריך, בעיקר אם עדיין לא נפרדתם מהמחשבון.
כנס שכר והטבות – ב-31.7.13. מהרו להרשם! לחצו כאן לפרטים
