בניית מחלקת משאבי אנוש מאפס – לאחר שניהול המשאב האנושי התבצע במשך כמה שנים במיקור חוץ – יכולה להיות משימה מאתגרת אך מתגמלת.
מנהל משאבי אנוש חדש שמגויס לצורך בניית מחלקת משאבי אנוש מאפס והעברת הפעילויות ממיקור חוץ לתוך החברה, צריך בשלבים הראשונים לבצע הערכה מדויקת של צרכי הארגון, לפתח תוכנית אסטרטגית, להגדיר מדיניות ליבה, ליישם טכנולוגיה ולבנות צוות משאבי אנוש מוכשר.
כל אלה יאפשרו לו ליצור מחלקה העונה על צרכי החברה ומשפרת את שביעות הרצון של העובדים.
המטרה היא לוודא שמדיניות משאבי האנוש מתואמת עם היעדים העסקיים ומציבה את הבסיס לצמיחה ארוכת טווח ולתרבות ארגונית חיובית.
להלן 5 הצעדים החיוניים הראשונים שעל מנהל משאבי אנוש חדש לבצע כדי לבנות מחלקת משאבי אנוש יעילה תוך העברת הפעילות בצורה חלקה:
1 לבצע הערכת צרכים וביקורת על תהליכי קיימים:
העדיפות הראשונה היא להעריך מהם צרכי משאבי האנוש הנוכחיים של החברה ולבצע הערכה של התהליכים הקיימים במיקור חוץ.
זה כולל הבנה אילו תפקידים מולאו בעת שהמחלקה היתה במיקור חוץ, מה עבד טוב ואילו פערים יש למלא.
על מנהל משאבי אנוש חדש לאסוף תובנות מבעלי תפקידי מפתח בארגון לגבי אתגרים עדכניים וצרכי משאבי אנוש עתידיים.
2 פיתוח אסטרגיית משאבי אנוש המתואמת עם היעדים העסקיים:
לאחר השלמת הערכת הצרכים, על מנהל משאבי האנוש ליצור תוכנית אסטרטגית למחלקת משאבי האנוש.
תוכנית זו צריכה ליצור מתאם גבוה בין יוזמות משאבי אנוש – לרבות גיוס עובדים, ניהול ביצועים ולמידה ופיתוח – לבין האסטרטגיה העסקית לטווח הארוך של החברה.
תחומי המפתח לכיסוי כוללים: תכנון גיוס ותכנון כוח אדם לרבות חיזוי צרכי כישרון עתידיים, אסטרטגיית שכר והטבות תוך הקפדה על תחרותיות בשוק העבודה, מדיניות התואמת את דיני העבודה ומדיניות החברה, ואסטרטגיית מחוברות עובדים לרבות פיתוח תוכניות לשימור והעלאת מוטיבציה.
תוכנית אסטרטגית מובנית היטב תשמש בסיס לבניית מחלקת משאבי אנוש שלב אחר שלב.
3 קביעת מדיניות, תהליכים ותקני תאימות:
השלב הבא הוא לתכנן את הבסיס של מחלקת משאבי אנוש, בעיקר את המדיניות והתהליכים החיוניים.
יש לפתח את הדברים הבאים: תהליכי גיוס, לבות נהלים סטנדרטיים לגיוס וקליטה, מדיניות בנושא התנהגות במקום העבודה, חופשות וכד, ניהול שכר והטבות באופן שמבטיח מערכות תשלום מדויקות, עמידה בדיני עבודה מקומיים (במדינות אחרות), תקנות פרטיות נתונים ודרישות סטטוטוריות אחרות.
בניית מדיניות הליבה מאפשרת לקיים עקביות ותאימות בכל הארגון ולספק לעובדים בהירות לגבי ציפיות ויתרונות.
4 בניית תשתית טכנולוגית למשאבי אנוש:
יש ליישם טכנולוגיית משאבי אנוש נכונה. על מנהל משאבי האנוש לבחור מערכות טכנולוגיה המיועדות למשאבי אנוש, שיכולות לבצע אוטומציה של משימות כמו גיוס, ניהול עזיבה, מעקב אחר ביצועים ועוד.
5 לגייס צוות משאבי אנוש ולהכשירו:
בניית מחלקת משאבי אנוש פנימית דורשת בניית צוות משאבי אנוש. מנהל משאבי האנוש החדש יצטרך לגייס מומחים בגיוס, ניהול הטבות, יחסי עובדים, הכשרה ועוד.
בשלב זה יש להתמקד בגיוס עובדים שמתואמים עם התרבות הארגונית והערכים של החברה.
