חזרה לעבודה במשרד
עבודה מהבית הפכה פופולארית מאוד בשנים בשל מידת הגמישות הגבוהה, היעילות, והנוחות. עם זאת, ההחלטה לאפשר לעובדים שלך לעבוד מהבית קלה יותר מאשר עצם יישום התהליך ויש מספר דברים שצריך להבטיח ע"מ שהוא יהיה מוצלח.
בין היתר, יש להגדיר את המערכות לעבודה מרחוק, לייצר מעקב הגיוני אחר התקדמות העבודה של העובדים מרחוק ולספק להם אמצעי תקשורת יעילים.
להלן 5 צעדים עיקריים להבטחת יעילות העבודה מהבית
בחירת האנשים הנכונים
למרות שכל מי שתשאל כמעט כנראה ירצה לעבוד מהבית, האמת הפשוטה היא שלא כל אחד מתאים למודל. יש צורך באנשים המתאימים שיהיו אמינים, אוטודידקטים ובעלי מוסר עבודה גבוה וכן בעלי יכולות תקשורת מצוינות. ישנם אנשים שפשוט צריכים להיות מנוהלים יותר מאחרים, וכמה שהתשתית לעבודה מהבית תהיה אופטימלית עבורם, הם פשוט לא יתאימו לכך.
חשוב לבחון את העובדים היטב, את כישוריהם ואופיים. יש לשאול את עצמך: האם הם מסוגלים לעבוד ללא השגחה? האם הם משגשגים בפרויקטים חדשים? האם הם הולכים כל הזמן מעל ומעבר למה שאתה מחפש? אם כך, רוב הסיכויים כי אותם אנשים יבצעו את העבודה בדיוק באותה יעילות בבית, שכן הם מניעים את עצמם להצטיין.
הגדרת היעדים
לא משנה כמה אמין העובד שלך, הוא לא צריך להישאר בבית ללא הנחיות ולעבוד איך וכפי בא לו. גם אם הוא עובד מהבית ישנם כללים ומועדים למשימות ולסיום הפרויקטים. חשוב לספק הנחיות לעובדים שלך על ידי הכתבת ציפיות וערכים מוגדרים בבירור, שעליהם להשיג על בסיס קבוע כדי לוודא שהם אכן עובדים בביתם.
כמו כן, יש להקציב זמן כל יום או מידי שבוע שאנשים אלו יהיו נגישים לך וכן לחברי הצוות, בין אם בטלפון או בדואר אלקטרוני. זה יהיה הכרחי לצורך הנחיות והכתבת משימות נוספות וזו גם דרך טובה לשפר את התקשורת במקום העבודה, למרות המרחק.
הקמת מערך תקשורת
רק בגלל שחבר צוות עובד מרחוק אין זה אומר שהוא יישאר מחוץ לשאר הקבוצה. התקשורת תמיד חשובה וקריטית לא משנה היכן הצוות שלך. לפני שאתה שולח את העובדים שלך אל "הלא ידוע הגדול", יש להחליט על אמצעי התקשורת העיקריים שהם יהיו נגישים בהם באופן קבוע.
בנוסף למצבי חירום שבהם יש לחבר את איש הצוות באופן מידי, עודדו את צוות העבודה מהבית שלכם ואת העובדים שעובדים מרחוק גם כן לשימוש באמצעי תקשורת מתקדמים לשיחות איתכם. הגדירו שירות הודעות מידיות וקיימו שיחות ועידה בווידאו כדי לוודא שחברי הצוות שלך משתפים פעולה ביניהם.
הקפידו על אבטחה
אחד הדברים שאתם לרוב לא חושבים עליהם כאשר אתם מחליטים לאפשר לחברי הצוות לעבוד מהבית הוא אבטחה. בין אם אתה עובד בתחום רגיש לאבטחה ובין אם לא, העובדה היא ששיחות פרטיות ומידע קנייני ניתן להשיג די בקלות ברשת.
הכרחי לפקח על ההתקנים בהם העובדים שלך משתמשים כדי לנהל את עבודתם, ולוודא שיש להם חומות אש במקום כדי לשמור מפני האקרים ומתחרים שרוצים לרגל אחרי המידע שלך. יש לעודד אמצעים נוספים של הגנה מעבר לכך.
הגדרת התקציב
אולי לעובדים שלך יש כבר חדר פנוי בבית שהם יכולים להמיר למשרד אך רוב הסיכויים שאתם תצטרכו להקציב סכום כסף מסוים להכשיר את המשרד הביתי שלהם. ההוצאות הברורות הן חומרה כגון ציוד ועידות וידאו, שרתים, קו טלפון חיצוני ועלויות חימום/קירור. כמו כן, תוכנות לעבודה מהבית איתם העובד יעבוד.
עברו על עלויות אלו עם העובדים מהבית לפני שהם מתחילים לעבוד כדי לוודא שאתם מיושרים מבחינת כיסוי ההוצאות.
