היעדרות עובדים היא אתגר הולך וגובר עבור מנהלי משאבי אנוש, שכן היא משפיעה רבות על הפרודוקטיביות, המורל וביצועי הארגונים.
היעדרויות מזדמנות הן מצב צפוי, אבל היעדרויות תכופות ולא מתוכננות עלולות לאותת על בעיות עמוקות יותר שיש לטפל בהן.
תפקידם של מנהלי משאבי אנוש לזהות את סיבות השורש להיעדרויות וליישם אסטרטגיות להפחתת היעדרות. המאבק בהיעדרויות דורש גישה פרואקטיבית ואמפטית.
הבנת הסיבות הבסיסיות, קידום תרבות ארגונית חיובית, מתן גמישות, תעדוף בריאות ותמריץ נוכחות, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש להפחית היעדרות תוך תמיכה ברווחת העובדים.
להלן 5 טיפים מעשיים למאבק בהיעדרות תכופות של עובדים:
1 להבין את הסיבות השורשיות להיעדרויות:
כדי להתמודד ביעילות עם היעדרות, מנהלי משאבי אנוש חייבים לזהות תחילה את הסיבות הבסיסיות.
היעדרות יכולה לנבוע מבעיות אישיות, מתח במקום העבודה, מורל נמוך, בעיות בריאותיות או תחושת ניתוק ממקום העבודה.
עריכת סקרים חסויים, דיונים אחד על אחד וניתוח דפוסי נוכחות יכולים לחשוף מגמות ובעיות חוזרות.
לדוגמה, אם מתח או שחיקה הם סיבה נפוצה להיעדרויות, זה מסמן את הצורך בהתאמות עומס עבודה, תמיכה ברווחה הנפשית או תוכניות בריאות.
על ידי הבנת הסיבות, משאבי אנוש יכולים לפתח פתרונות ממוקדים המטפלים בבעיה האמיתית במקום פשוט לאכוף מדיניות נוכחות.
2 לטפח תרבות ארגונית חיובית:
סביבת עבודה בריאה מעודדת עובדים להופיע לעבודה ולהשקיע את המירב והמיטב.
מנהלי משאבי אנוש צריכים ליצור תרבות ארגונית שבה העובדים מרגישים מוערכים, נתמכים ובעלי מוטיבציה לתרום.
הכרה בהישגים, שמירה על תקשורת פתוחה והצעת הזדמנויות להתפתחות מקצועית יכולים להעלות את המורל ולהפחית את ההיעדרות.
תרבות ארגונית רעילה שנוצרת על ידי הנהלה לקויה, בריונות במקום העבודה או חוסר תמיכה לעובדים, יכולה לגרום לעובדים לקחת יותר ימי חופש.
מנגד, קידום סביבה מכבדת ומכילה מאפשר למנהלי משאבי אנוש לצמצם היעדרויות שניתן להימנע מהן.
3 ליישם הסדרי עבודה גמישים:
אחד הכלים היעילים ביותר למאבק בהיעדרויות הוא מתן אפשרויות עבודה גמישות.
עובדים לעתים קרובות נעדרים מהעבודה בגלל משימות הקשורות לאחריותם לנושאים אישיים ומשפחתיים, או בגלל נסיעות ארוכות לעבודה או בשל בעיות בריאות קלות.
האפשרויות לגמישות כמו עבודה מרחוק, שעות גמישות או שבועות עבודה מקוצרים, יכולות לעזור לעובדים לאזן בין מחויבויות אישיות ומקצועיות בלי להזדקק להיעדרויות לא מתוכננות.
לדוגמה, עובדים שיכולים לעבוד מרחוק במהלך מחלה קלה שלהם עצמם, או שהם מטפלים בילדים או מבוגרים התלויים בהם, עשויים להיות בעלי סיכוי נמוך יותר לקחת ימי חופש מלאים.
גמישות מטפחת אמון ומשפרת את האיזון בין עבודה לחיים אישיים, מה שמוביל להפחתת שיעורי ההיעדרות.
4 להציג לעובדים תוכניות בריאות ותמיכה:
נושאים הקשורים לבריאות הם אחד המניעים העיקריים של היעדרות.
מנהלי משאבי אנוש צריכים ליישם תוכניות בריאות המקדמות בריאות גופנית ונפשית, כגון חברות בחדר כושר, ייעוץ לבריאות הנפש או סדנאות לניהול מתח.
מנהלי משאבי אנוש יכולים גם לספק תוכניות סיוע לעובדים כדי לעזור להם להתמודד עם אתגרים אישיים כמו בעיות משפחתיות, מתח כלכלי או מאבקים הקשורים לרווחה הנפשית, שיכולים לתרום להיעדרות.
5 לקבוע מדיניות נוכחות ברורה הכוללת תמריצים:
מנהלי משאבי אנוש צריכים לתקשר מדיניות נוכחות ברורה והוגנת כדי לקבוע ציפיות ועמידה בהן.
מדיניות זו צריכה להתייחס לאופן המעקב אחר היעדרות, סיבות מקובלות להיעדר מהעבודה ולהשלכות של היעדרות מוגזמת. עם זאת, המדיניות צריכה לכלול גם חיזוק חיובי.
מתן תמריצים כמו תגמול נוכחות, הכרה בנוכחות או ימי חופשה נוספים עבור נוכחות עקבית, יכול להניע עובדים להופיע באופן קבוע.
האיזון הנכון בין אחריות לתמיכה מבטיח שהעובדים ירגישו שמעודדים אותם ולא מנהלים אותם במיקרו-ניהול.
