מנהיגים מצליחים יודעים כי פגישות עד כמה שהם חשובות, הן גם יקרות להפליא. כל עובד ומנהל שנוכח בפגישה מפסיד למעשה מספר שעות של עבודה ולכן יש להתייחס לפגישות כהוצאה כספית.
מתוך הראייה הזו שפגישה עולה לחברה שלכם כסף, ישנם 5 דברים שאסור לעשות כדי לא "לבזבז" את הפגישה:
חשבו את זמן הפגישה מראש
כולנו נוטים לחשוב במספרים עגולים, כלומר שאם נקבע פגישה לשעה 10:00 נחליט מראש שהיא תסתיים ב- 11:00-12:00-13:00 וכד'. זו טעות כיוון שלעתים זמן יקר הולך לאיבוד על שיחות קטנות שאין בהן ערך ומבזבזות את הזמן של כולם. אפשר לקבוע שפגישה תתחיל בשעה 10:00 ותסיים בשעה 11:30 או 11:45, בהנחה שזה הזמן שיספיק עבור תוכן הפגישה. נסו להימנע משעות עגולות כשאין צורך בכך.
ההחלטה כמה זמן פגישה צריכה להימשך צריכה להתבסס על תוכן הפגישה והערכה כללית של כמה זמן צריך על מנת לדון בדברים.
בחרו היטב את מיקום הפגישה
אם קבעת פגישה עם המנהל שלך ואדם נוסף, אין צורך לקבוע בחדר הישיבות. תוכלו להיפגש בחדרו של המנהל ולחסוך זמן. חדר ישיבות הוא מקום גדול בדרך כלל, הכולל אביזרים טכניים ומייצר תחושה של התכנסות גדולה וכללית. כאשר אתם נפגשים בחדרו של המנהל, הפגישה הופכת אישית ומכונסת יותר, ותחושת הריחוק מתפוגגת. מלבד זאת, לתפוס חדר ישיבות בשביל 3 אנשים, עשוי להיות בזבוז משאב לאנשים נוספים בחברה שרוצים להשתמש בו לצורך מפגש גדול.
קבעו את נושא הפגישה ושלחו אותו בזימון
כדי להתמקד בתוכן הפגישה ולחסוך זמן, נסחו את נושא הפגישה מראש ושלחו אותו בשורת הנושא בזימון לכל המשתתפים. חשוב שלא להתפזר, ולהתמקד בתוכן המדויק של הפגישה. כך אנשים ידעו להיערך מראש ולתנן את מה שיש להם להגיד, והפגישה תהיה רצינית ואפקטיבית. קצרו את נושא הפגישה – אם מדובר בפגישה לצורך דיון בהשקה של מוצר, רשמו זאת בלבד. אין צורך לרשום "השקה של מוצר שתתקיים בתאריך XXX בשעה XXX במקום XXX. הדבר מכביד ומייצר תחושת טרחנות מיותרת.
הקפידו להקשיב
ההקשה שלכם צריכה להיות פעילה. הימנעו משימוש במחשב הנייד או בטלפון כמישהו מדבר. בדיוק כפי שתרצו שיקשיבו לכם, כך חשוב שתקשיבו לו. רעיונות גדולים יכולים להתפספס רק כיוון שהמנהלים עסוקים במכשיר הנייד שלהם בזמן שאחד העובדים מדבר. אל תתפרצו לדבריו של אדם אחר, גם כאשר יש לכם משהו חשוב לומר – אפילו אם מדובר בתגובה לדבריו. חכו עד שהוא יסיים ואז התייחסו לדברים שלו. אם אתם חוששים שתשכחו את מה שרציתם להגיד, תוכלו לרשום זאת על דף.
סיכום פגישה קצר ומדויק
סיכום הפגישה צריך להיכתב בצורה בקורה, קצרה ומדויקת. מומלץ לכתוב כותרת, תאריך, שמות המשתתפים ולאחר מכן לציין את הדברים בבולטים. חשב שמי שכותב את תוכן הפגישה יהיה אדם שיודע לכתוב ולנסח באופן מקצועי, כדי שהדברים החשובים, הסיכומים וההחלטות, יצוינו בסיכום בצורה ברורה ומובהקת.
