הידע הארגוני מהווה את אבני הבניין ועמודי היסוד להתפתחותה העתידית של כל חברה.
אלא שידע ארגוני עלול ללכת לאיבוד, כאשר המשמעות היא איבוד ידע שהינו חשוב ומהותי לחברה.
כל פיסת ידע שהולכת לאיבוד היא משאב חשוב שנגרע מהארגון. ברבים מהארגונים כבר מבינים כיום, כי לא ניתן ליישם לימוד והתפתחות מקצועית בארגון בלי הידע שנלמד בארגון לאורך שנים ואמור להשאר בו.
על אף המודעות הגוברת, ברוב הארגונים יש אמנם תרגום של ידע למדיניות ונהלים, אבל בלא מעט מקרים מדובר בחלק קטן יחסית של הידע. חלק גדול יותר של הידע הולך לאיבוד במהלך השנים.
לאבדן ידע בארגון יש סיבות רבות ומגוונות: המיקוד של המנהלים הבכירים השתנה, או שמנהלים בכירים התחלפו, הכשרות שלא היה להן המשך, או שתחום הפעילות של החברה התפתח והשתנה.
ידע הולך לאיבוד גם בכל פעם שעובדים בעלי התמחות קריטית פורשים לגמלאות, או עוזבים, או עוברים ליחידות אחרות בחברה, או שעובדים עוברים לסניף החברה במדינה אחרת ועוד.
שימור הידע בארגון הינו חיוני לשמירה על היתרון התחרותי של הארגון והבטחת צמיחתו.
להלן 5 צעדים שמנהלי משאבי אנוש יכולים לנקוט כדי לשמור ולהגן ביעילות על הידע המצטבר של הארגון:
1 זיהוי תחומי ידע קריטיים:
הצעד הראשון הוא זיהוי תחומי הידע המרכזיים החיוניים להצלחת הארגון. הדבר כרוך בהבנת תחומי הידע, המיומנויות, המומחיות והמידע הספציפיים החיוניים לפעילות החברה, לתהליכים שלה וליתרון התחרותי של החברה.
ביצוע ביקורת ידע, או עבודה צמודה עם ראשי מחלקות ומומחים לנושאי הידע של הארגון, יכולים לסייע בזיהוי תחומים קריטיים אלה.
2 לתעד ידע:
לאחר שזוהו תחומי הידע הקריטיים, מנהלי משאבי אנוש צריכים ליישם מנגנונים שיאפשרו לתעד את הידע הזה.
זה יכול לכלול יצירת מערכת לניהול ידע, פיתוח תהליכים סטנדרטיים לתיעוד, ועידוד עובדים לחלוק את המומחיות שלהם והמיומנויות שהם רוכשים, באמצעות מסמכים, דו"חות או פורמטים של מולטימדיה.
חשוב לקבוע קווים מנחים ברורים לתיעוד, להבטיח שהידע מאורגן, נגיש בקלות וניתן לחיפוש.
3 לעודד שיתוף ידע ושיתוף פעולה:
לא כל ידע ניתן לשמור על ידי תיעוד, שכן יש ידע שיש לשמור אותו באופן אחר מתיעוד.
זה דורש תרבות ארגונית של שיתוף ידע ושיתוף פעולה. מנהלי משאבי אנוש צריכים לטפח סביבת עבודה שבה לעובדים יש מוטיבציה לחלוק את המומחיות שלהם וללמוד זה מזה.
ניתן להשיג זאת באמצעות פגישות צוות קבועות, פרויקטים צולבים, תוכניות חונכות, מפגשי שיתוף ידע פנימיים, או אפילו שימוש בכלים ופלטפורמות לשיתוף פעולה דיגיטלי.
4 לקבוע אסטרטגיית תכנון רצף:
שימור הידע צריך לכלול תכנון לעתיד והתייחסות לאובדן הידע הפוטנציאלי עקב פרישות לגמלאות, התפטרות או קידום.
מנהלי משאבי אנוש צריכים לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם מנהלים וראשי צוותים, כדי לזהות תפקידים ועובדים קריטיים בארגון.
לאחר מכן הם יכולים לפתח תוכנית רצף המבטיחה העברת ידע ומומחיות לעובדים אחרים, בין אם באמצעות תוכניות חונכות או יוזמות הכשרה מובנות.
5 למידה מתמדת והתפתחות מקצועית:
כדי לשמור על הידע של החברה, מנהלי משאבי אנוש צריכים להתמקד בטיפוח תרבות של למידה מתמדת והתפתחות מקצועית.
זה כרוך במתן הזדמנויות לעובדים לשפר את כישוריהם, לרכוש ידע חדש ולהישאר מעודכנים במגמות בתעשייה.
מנהלי משאבי האנוש יכולים להנחות תוכניות הכשרה, סדנאות, כנסים, קורסים מקוונים ויוזמות למידה אחרות המתאימות ליעדים האסטרטגיים ולדרישות הידע של הארגון.
