הצורך לטפל בעומס יתר של שאלות מצד עובדים, על פני זמן ממושך מהווה אתגר לא פשוט – אך נפוץ – עבור מנהלי משאבי אנוש.
עומס השאלות של עובדים הינו גדול במיוחד בעיקר בתקופות של שינויים, בתקופות של אי ודאות, וכאשר נוצרים אירועים משמעותיים שמשפיעים על העובדים.
ניהול יעיל של מצב זה דורש גישה פרואקטיבית ואסטרטגית. אימוץ אסטרטגיות מסוימות על ידי מנהלי משאבי אנוש, יכול לסייע בניהול יעיל של אתגר עומס היתר של השאלות מהעובדים, וליצור כוח עבודה מושכל ומחובר יותר לארגון.
להלן 5 דרכים שמאפשרות למנהלי משאבי אנוש להתמודד עם האתגר של עומס יתר של שאלות מעובדים:
1 תקשורת יזומה:
תקשורת יזומה עוזרת להגדיר ציפיות ומפחיתה את אי הוודאות, ובסופו של דבר מקטינה את זרם השאלות.
כאשר עובדים מיודעים על שינויים, עדכונים או החלטות ארגוניות מבעוד מועד, סביר להניח שהם יבקשו פחות הבהרות.
לשם כך יש ליצור ערוצי תקשורת קבועים, כגון ניוזלטרים, פגישות או עדכוני אונליין.
יש לצפות שאלות נפוצות ולהתייחס אליהן בחומרי התקשורת. יש לעודד מנהלים לתקשר שינויים בתוך הצוותים שלהם, להפחית את הצורך בפניות אישיות.
2 תיעוד שאלות נפוצות:
תיעוד שאלות נפוצות מספק לעובדים תשובות זמינות לשאלות נפוצות, ומפחית את הצורך בפניות בודדות.
משאב זה מעניק מענה לדאגות מיידיות, ובה בעת מאפשר לעובדים למצוא מידע באופן עצמאי.
לשם כך יש ליצור מסמך שאלות נפוצות מקיף המכסה נושאים נפוצים הקשורים לשינויים ארגוניים, מדיניות, הטבות ותחומים רלוונטיים אחרים.
יש להפוך את השאלות הנפוצות לנגישות בקלות באתר הפנימי של החברה או דרך ערוצי תקשורת אחרים.
יש לעדכן באופן קבוע את השאלות הנפוצות בהתבסס על שאלות צצות ושינויים בארגון.
3 הטמעת כלים לשירות עצמי:
מתן כלים לשירות עצמי לעובדים מאפשר להם לגשת למידע ולהשלים עדכונים באופן עצמאי, מה שמפחית את העומס על מנהלי משאבי אנוש לענות לפניות שגרתיות.
לשם כך יש להטמיע פורטלי שירות עצמי לעובדים עבור משימות כגון רישום הטבות, בקשות לחופשה ועדכון מידע אישי. יש לוודא שכלי השירות העצמי הם ידידותיים למשתמש ומלווים בהנחיות ברורות.
יש לתקשר לעובדים את הזמינות והיתרונות של כלי שירות עצמי.
4 לקיים מפגשי שאלות ותשובות:
קיום מפגשי שאלות ותשובות ייעודיים מספקים לעובדים פורום מובנה להביע את חששותיהם, לחפש הבהרה ולקבל תשובות בזמן אמת. גישה זו יכולה לעזור לנהל את שטף השאלות בצורה יעילה יותר.
לשם כך יש לקבוע מפגשי שאלות ותשובות קבועים, בין אם באופן אישי או וירטואלי, שבהם העובדים יכולים לשלוח שאלות ולקבל תשובות מנציגי משאבי אנוש.
יש להקליט ולתעד מפגשי שאלות ותשובות לעיון עתידי, מה שמאפשר לעובדים לגשת למידע בזמן שנוח להם. יש לעודד את העובדים להגיש שאלות מראש כדי לייעל את הפגישה.
5 הדרכה והעצמת מנהלים:
המנהלים הישירים שם העובדים הם לרוב נקודת הקשר הראשונה שלהם. הדרכה למנהלים הישירים והעצמתם מאפשרות לטפל בשאלות נפוצות הקשורות למשאבי אנוש.
זה לא רק מפחית את העומס על מנהלי משאבי אנוש אלא גם מטפח תחושת אמון ונגישות בתוך הצוותים.
לשם כך יש לערוך מפגשי הדרכה למנהלים בנושא מדיניות משאבי אנוש, נהלים ותרחישים שנתקלים לעתים קרובות.
יש לצייד את המנהלים במשאבים, כגון מידע ליצירת קשר עם צוות משאבי אנוש, מסמכי שאלות נפוצות וכלים לשירות עצמי, כדי לתמוך בצוותים שלהם ביעילות.
כדי להשיג תוצאות טובות יש לטפח תרבות ארגונית של תקשורת פתוחה ולעודד מנהלים לטפל באופן יזום בחששות בתוך הצוותים שלהם.
