שיפור ביצועי הארגון מחייב את הארגון להנחיל לעובדים את החשיבות של שיפור ביצועים, דבר שלעיתים קרובות מחייב הטמעת אסטרטגיה חדשה.
הדרכים לעשות זאת הן שונות, בהתאם לנקודת המבט שממנה הן מבוצעות. אבל בלי קשר לנקודת מבט שנתפסת בסופו של דבר כמועילה ביותר, נראה שיש דברים מוחשיים ובסיסיים שכל חברה בכל תחום יכולה לעשות כדי לשפר את סיכויי ההצלחה.
ברקע יש לזכור ששיפור ביצועים הוא תהליך מתמשך. עם זאת, כאמור, יש צעדים ספציפיים שכל חברה יכולה לנקוט ושיכולים לספק תועלות מצטברות.
להלן 4 צעדים שכל ארגון יכול לנקוט כדי לשפר את ביצועי הארגון:
1 לפתח מודל ביצוע:
יש לבנות מודל המזהה את המשתנים הקריטיים, המגדירים עבור כל מנהל צוות, את הדברים שעליו לדאוג להם, בכל פעם שמתכננים ביצוע משימה.
בלי מודל כזה, המנהלים הישירים יחושו שההנהלה הבכירה נתנה להם את הכדור ולא אמרה להם לאיזה כיוון לרוץ איתו. ובמצב כזה לא ניתן לשפר ביצועים.
2 לבחור את המדדים הנכונים:
אין ספק שהיקפי מכירות ונתח השוק תמיד יהיו המדדים הדומיננטיים בעסקים. אבל יותר ויותר מהחברות המצליחות ביותר, בוחרות מדדים נוספים השייכים לפעילותה של מחלקת משאבי האנוש.
כמו למשל איכות ביצועים, שיבוץ של הטאלנטים בנכונים למשימות הנכונות, קידום בצורה נכונה של האנשים המתאימים וכו.
לדוגמה, בארה"ב יש חברת כבלים גדולה שבשלב מסויים הבינה כי יש מתאם גבוה בין המהירות בה היא חודרת לשוק חדש, לבין מספר נציגי השירות שהיו לה בתחום ואיכות השירות שהם סיפקו. מנהלי החברה החלו לעקוב אחר המהירות וההתקדמות שבה מתווספים נציגי שירות באיזורים מסוימים.
עם זאת, יש לבחור מדדים ביחס למדדים אחרים ובהקשר אליהם, כמו לדוגמה, תנאי השוק. למשל, אם חברה מוכרת מוצר מסויים שהיקפי המכירות שלו תלויים בריבית, אז במקרה שהריבית משתנה, המכירות עלולות להפגע.
כלומר, בעת שמודדים ביצועים של עובדים, יש לקחת בחשבון את מכלול הנסיבות שבהן (או תחתן) פעלו העובדים, ולא להסתכל רק על הביצועים עצמם (למשל היקפי המכירות החודשיים).
3 להיצמד לתוכנית ולא לזנוח אותה:
לעתים קרובות, תוכניות לביצוע אסטרטגיה מסויימת מוסכמות על כולם, ולאחר זמן מסויים נשכחות ונזנחות.
יש מומחים הטוענים שכדי להשאיר את התוכנית במרכז תשומת הלב יש להפריד בין ישיבות ההנהלה לגבי הפעילות עצמה לבין ישיבות ההנהלה הממוקדות באסטרטגיה.
מנגד, יש מומחים המאמינים כי אסטרטגיה יכולה להצליח רק כאשר היא משולבת בפעילות היומיומית השוטפת, ולא נדונה רק בישיבות שהן נפרדות מדיונים בפעילות השוטפת.
4 להעריך ביצועי עובדים ומנהלים בתדירות גבוהה:
במקרים רבים, ניטור ביצועים ושיחות משוב נערכים עדיין רק אחת לשנה. אלא שמסקרים שבוצעו בארה"ב עולה, כי ברבות מבין החברות המצליחות והמובילות, ניטור הביצועים ושיחות המשוב נערכים לעיתים תכופות יותר מבעבר.
קיצור הזמן שחולף בין ניטור ביצועים אחד לשני – ונקיטת פעולות לשיפור – מפעם ברבעון לפעם בחודש, ואפילו אחת לשבוע, יאפשר להנהלה הבכירה לקבל נתוני זמן אמת ולנקוט פעולות כדי לשפר את הביצועים במהירות.
