הליך הקליטה של עובדים, בפרט כשהוא מתבצע מרחוק, חייב להתבצע באופן יעיל ויסודי. אחרי הכול, ככל שהקליטה יעילה טובה יותר, כך גוברים הסיכויים שהעובד ישאר בחברה זמן ארוך יותר ותגבר המוטיבציה שלו להתקדם בה.
תהליך הקליטה מיועד, בין השאר, לספק לעובדים חדשים את הכלים והגישה הדרושים להם כדי להצטיין בעבודתם בחברה, אבל בעיקר כדי לתת להם נקודת זינוק טובה.
כאשר הליך הקליטה אינו טוב דיו, העובד עלול להרגיש שהוא אבוד ולא פרודוקטיבי, מה שיוביל בהמשך לשיעורי תחלופה גבוהים.
בתקופה שבה כל כך הרבה עובדים מרוחקים פיזית מקום העבודה, לתהליך השתלבות יעיל ויסודי יש חשיבות קריטית יותר מאי פעם.
לעובדים שנקלטים לעבודה מהבית ועובדים מהבית מיומם הראשון במקום העבודה, אין הזדמנות ללמוד את התפקידים החדשים שלהם מעמיתיהם, אין להם אפשרות לשאול שאלות את העובד שיושב במשרד ליד, ומעל לכול, הם נאלצים ללמוד במהירות איך לעבוד עם הפלטפורמות הטכנולוגיות של החברה.
הנה 4 שיטות לקליטה טובה יותר של עובדים חדשים מרחוק:
1 לתת לעובדים את הכלים הטכנולוגים שהם זקוקים להם לפני שהם מתחילים לעבוד:
פרט למחשב ולטלפון שיש לתת לעובד החדש לפני שהוא מתחיל לעבוד, חשוב מאוד לתת לעובד החדש רשימת אנשי קשר שמותקנת מראש במחשב ובטלפון, והנחיות אל מי עליהם לפנות בנוגע למשימות שלהם ולבעיות שצצות תוך כדי עבודה.
2 להגדיר עבורם תוצאות קונקרטיות לטווח קצר:
מרכיב מכריע בהצלחת עובדים חדשים הוא שליטה בהבנה מוקדמת של תפקידם ותחומי האחריות שלהם.
ניתן להשיג הבנה כזאת על ידי מינוי מנטור לעובד החדש שיוביל אותו בנבכי התפקיד שהוא מיועד למלא. בד בבד, כדאי לתת לעובדים חדשים משימות קלות בשלבים הראשונים, שיאפשרו להם להשתלב בצורה חלקה יותר.
בנוסף, יש להגדיר עבורם יעדים מדידים במטרה לתת לעובדים החדשים קווים מנחים ברורים, לגבי מהן הציפיות מהם ולסייע להם בקביעת סדרי העדיפויות.
ולבסוף, בחודשים הראשונים כדאי לתת להם משוב באופן תכוף יותר מהרגיל כדי לכוון אותם טוב יותר לעבר התוצאות הרצויות.
3 ליצור חיבורים אישיים בין העובדים החדשים המרוחקים לבין העובדים הוותיקים לצורך תמיכה חברתית:
יצירת קשרים אישיים בעבודה היתה עניין לא פשוט גם לפני שהעולם עבר לעבודה מרחוק. כעת, כאשר עובדים רבים עובדים מהבית, יצירת קשרים אישיים היא מורכבת ומאתגרת פי כמה.
עובד חדש שמרגיש מבודד ולא מכיר את שאר העובדים, זקוק לעזרה כי ליצור קשרים חברתיים. ככל שהוא יצור קשרים חברתיים מהר יותר, גם אם מדובר בקשרים מרחוק, כך הוא יקלט טוב יותר.
לכן, בנוסף לשיחות היכרות בווידאו עם שאר אנשי הצוות, כדאי להנהיג כנוהג קבוע, כמה שיחות חולין במהלך החודש על כוס קפה עם כל אנשי הצוות, בנושאים שאינם קשורים לעבודה. מעין שיחות גיבוש.
חשוב לבקש מחברי הצוות האחרים לנסות להכיר את העובד החדש ולקבל אותו בזרועות פתוחות. ככל שהעובד יקשור קשרים חברתיים מהר יותר, כך גוברים הסיכויים שהוא ייקלט טוב יותר בחברה.
4 התאמה אישית של קבלת פנים בחומרי הקליטה:
כאשר לא ניתן לקבל את פניו של עובד חדש באופן אישי, חשוב מאוד לגרום לו להרגיש רצוי למרות שהוא עובד מהבית. התאמה אישית של קבלת הפנים לא חייבת לגזול זמן.
אין די בהפיכת חומרי ההצטרפות לארגון לאוטומטיים. עדיף לנסח חומרים מותאמים אישית לכל עובד חדש. בנוסף, כדאי לספק חומר הדרכה בזמן, דבר שיכול לשפר את מחוברותו של העובד המרוחק.
