שימוש משאבי אנוש ברשתות חברתיות
יש כיום מגוון עצום של תוכנות משאבי אנוש המאפשרות לנהל את ההון האנושי בארגון בצורה מתקדמת. אז איך בוחרים את התוכנה הנכונה ביותר בהתאם לדרישות הארגון הספציפיות? מאמר זה מציג את שלושת השלבים החשובים ביותר בתהליך בחירת התוכנה. המאמר מסתמך על חומר מאתר HR Lab (אתר נישה מקצועי לתחום של טכנולוגיית משאבי אנוש).
שלב ראשון:
צלמו את תהליך העבודה במחלקת משאבי אנוש. לפני שאתם משפרים את התהליך, חשוב שתבינו אותו במלואו. אל תצאו מנקודת הנחה שאתם מכירים את התהליך, קחו את הזמן לבחון אותו כפי שהוא. מדובר על ניתוח מעמיק של כל פרמטר וכל מהלך במחלקת משאבי אנוש ובחינת כלל החוזקות והחסרונות כדי לעצב, באמצעותם, את הממשק העתידי האופטימאלי. כאן חשוב לשאול שאלות קשות כגון: האם ידנו קלה על ההדק כשמדובר על אישור שעות נוספות? איך מתנהל התהליך לאישור גיוס חדש? כיצד מחושבים כיום בונוסים ומרכיבי שכר משתנים במערכת השכר?
התהליך הזה של חקר העבודה, המתודולוגיות, הכלים והערכים שמובילים את מחלקת משאבי אנוש – יהוו כולם חומרים לאפיון תוכנת משאבי אנוש עתידית. אם לא תדעו מעיין הגעתם לא תדעו כיצד להתקדם ולהגיע ליעד הבא. נקודת המוצא היא קריטית לתכנון ההגעה ליעדים חדשים.
שלב שני:
דמיינו איך נראית תוכנת משאבי אנוש אידיאלית. עוד לפני שאתם בודקים מה קיים במשק, וכדי לבחור את התוכנה הטובה ביותר מבין המבחר העצום, דמיינו את התוכנה שהייתם רוצים להטמיע לו הייתה לכם אפשרות להזמין תוכנה בהתאמה אישית. זה המקום לשאול: איך אפשר ליעל את השלב הזה והזה? או לקבוע שהמהלך הזה צריך להיות אוטומטי, נגיש לציבור רחב יותר של מנהלים או להיפך, דורש הרשעות מיוחדות. אל תחשבו על מה קיים כבר, מה אפשר, כמה זה עולה או כמה זמן יידרש לצורך פיתוח אפליקציות מסוג זה.
באפיון מערכת משאבי אנוש אופטימאליות חשוב לקחת בחשבון 3 נושאים מרכזיים:
גורמים סביבתיים: כאן יש להביא בחשבון רגולציות ותקנות המשתנות מעת לעת ולבדוק האם התוכנה מאפשרת לכם לפעול תחת שינויים ואם כן כיצד.
גורמים דמוגרפיים: בחינת ההון האנושי בהיבט של מרכיבים דמוגרפיים – האם יש בארגון רוב לעובדים בטווח גיל מסוים, בעלי רקע משותף מסוים, האם יש ציבור עובדים בעל מכנה משותף שמשך העסקתו נמוך מהממוצע ועוד. אלו שאלות שחשוב לשאול כדי להגיע להבנות מושכלות לגבי ההון האנושי וככל שיהיו בידיכם יותר שאלות, כך תצליחו לדמיין תוכנת משאבי אנוש שמסוגלת לייצר לכם תשובות מושכלות לכולן.
גורמים טכנולוגיים: חשבו על תרומתה של הטכנולוגיה למחלקת משאבי אנוש וההשלכות המידיות וארוכות הטווח (כגון קיצור וייעול תהליכים, החיסכון בזמן צמצום בכוח אדם ועוד כפועל יוצא מכך).
שלב שלישי:
נתחו את הפערים בין הרצוי למצוי. זה הזמן לראות את התמונה המלאה המורכבת מהמציאות מצד אחד ומהחזון מן הצד השני. הפערים בין המציאות לאידיאל, קרי הכלים העומדים לרשותכם כיום לצורך ניהול הון אנושי לכלים להם אתם זקוקים כדי לנהל את המחלקה בצורה האופטימלית, ינחו אתכם כעת בשלבי חיפוש תוכנות משאבי אנוש. במקום להסתחרר מההיצע שקיים (וקיים), באמצעות התובנות שרכשתם מתוך בדיקת התהליך הקיים והצרכים הקיימים (לרבות צרכים עתידיים), תוכלו להשתמש בפערים כמעין checklist לבדוק האם התוכנות הקיימות בשוק עונות על הדרישות שלכם ואיזו מבניהן עונה על הדרישות שלכן יותר מכל השאר.
HRus עורכת את הכנס הראשון מסוגו בארץ בנושא טכנולוגיית משאבי אנוש בשיתוף עם חברת אנשים ומחשבים ב-2 במאי 2012 במלון שרתון ת"א.
שלב האיפיון הוא אכן אחד השלבים הקריטיים ביותר בתהליך בחירת והטמעת מערכת בתחומי משאבי אנוש השונים.
עבור בעלי תפקידים רבים במשאבי אנוש, מדובר בתהליך בו לא התנסו בעבר, והדורש שילוב של נקודות מבט שונות, שלא תמיד בכולם יש להם ניסיון מתאים (כמו תחומי מערכות מידע, עיצוב חויית שימוש ועוד).
גם בארגונים שמנהלים היטב את התהליך ומשתמשים בגישות נכונות לניהול הפרוייקט, אנו נתקלים פעמים רבות ברשימת איפיון לא ממוקדת מספיק.