עומס בעבודה גורם לסטרס וסטרס מוביל להפחתה משמעותית ביכולת להתמודד עם רשימת המטלות, ועלול אף להוביל לפגיעה בבריאות.
התחושה המאפיינת את רובם המכריע של עובדים ומנהלים שסובלים מעומס גדול מדי בעבודה היא שאין מספיק שעות ביממה כדי לסיים את כל המשימות.
אין ספק שרבים מאוד בקרב העובדים והמנהלים ששואפים למצויינות והישגים גבוהים, סובלים מעומס עבודה.
מצב זה נכון שבעתיים כאשר מדובר במנהלי משאבי האנוש. כאשר עומס העבודה המוטל עליהם יוצא משליטה, הנפגעים המיידיים הם העובדים והטיפול בהם.
עומס עבודה רב מדי מוביל לתשישות. מנהל משאבי אנוש שרוצה להימנע מנפילה לתהום של הישגים בלתי סבירים, חייב לשנות כמה התנהגויות שמזיקות לו.
מנהל משאבי אנוש לא יכול להימנע ממצב בו נוחתות על שולחנו יום יום אינסוף משימות. ועל פניו נראה כי כולן ברמת דחיפות גבוהה.
אבל רוב מנהלי משאבי האנוש יודעים זה מכבר, שהסתגלות הוא חלק מכריע בכל תפקיד, ובמיוחד במשאבי אנוש.
עם זאת, כאשר השגרה הרגילה משתבשת, מהר מאוד מנהל משאבי האנוש מתחיל להרגיש חסר אונים מול אוקינוס המשימות הדחופות.
להלן 3 טיפים להשתלטות על עומס העבודה של מנהל משאבי האנוש:
1 להשתמש בפועל בכל הטריקים לניהול זמן:
אין ספק שכל מנהל משאבי אנוש כבר יודע שעליו לעשות רשימת מטלות ולחלק אותה לסדרי עדיפויות.
כמו כן, מנהלי משאבי אנוש יודעים שעליהם לשים את הטלפון הנייד על שקט, לסגור את האימייל ולהכריז על שעות ללא הפרעות וללא הסחות דעת.
אבל האם באמת כל מנהל משאבי אנוש אכן מיישם את הטריקים הללו? אם הם לא מיושמים, כדאי להרחיק את הטלפון מטווח הראייה.
ואם יש צורך בטלפון כדי לבצע משימות מסויימות, מומלץ לכבות את כל ההפרעות והחלונות הקופצים מהאימייל, הווטסאפ וה-SMS.
בנוסף, כדאי לחלק את המשימות לשלוש קבוצות שלכל אחת סדר עדיפות משלה: גבוה בינוני ונמוך.
לאחר מכן יש לסדר את כל אחת מקבוצות המשימות לפי סדר עדיפות פנימי. למשל: גבוה-1, גבוה-2 גבוה-3, בינוני-1, בינוני-2 בינוני-3 וכך הלאה.
בנוסף, כדאי לסגור בלוח השנה או ביומן שעות מסויימות שהן יהיו השעות השקטות שבמהלכן לא יאפשר מנהל משאבי האנוש להפריע לו.
סגירת שעות אלה לצורך עבודה ללא הפרעות תעניק למנהל משאבי האנוש שקט ושלווה כדי לבצע את העבודה מהר יותר מאשר במצב בו יש לו הסחות דעת.
2 ליצור עד כמה שניתן, שגרת עבודה מתוכננת:
האיום הגדול ביותר על השגרה הוא הצורך לכבות שריפות, וזה קורה הרבה מדי פעמים. הבקשות שמגיעות אל שולחנו של מנהל משאבי האנוש הופכות לערימות אינסופיות, ולא תמיד השריפות הן אכן שריפות, והדחיפות אינה תמיד כל כך בהולה.
הקפדה על השגרה הנכונה יכולה לסייע במניעת הצורך בכיבוי שריפות והיצמדות – ככל הניתן – לשגרה, יכולה לסייע רבות בניהול העומס.
3 להשתמש בכלים הקיימים ביעילות גבוהה יותר או להחליף את הכלים לכלים יעילים יותר:
אם בארגון יש כמה מערכות שהן מנותקות זו מזו, או שהארגון לא עבר עדיין באופן מלא לדיגיטל, או שאין לו מערכות שמאפשרות 'שירות עצמי' לעובדים לגבי משימות בסיסיות, כדאי לשנות את הדברים האלה.
פלטפורמות משאבי אנוש השונות חייבות להיות מחוברות זו לזו, ועדיף אף שהן יהיו על גבי פלטפורמה טכנולוגית אחת.
בנוסף, הטמעת ערכת שירות עצמי לעובדים מאפשרת למנהל משאבי האנוש ללמד את העובדים ולהרגיל אותם לבצע שינויים פשוטים בנתונים שלהם (למשל, כתובת מגורים, מצב משפחתי וכו) באופן עצמאי ישירות מול המערכת.
מדובר בתהליך קל ופשוט והוא חיוני לצורך צמצום רשימת המטלות של מנהל משאבי האנוש. ניתן ליצור מערכת לאימות, ולבטל את התהליך המייגע של שינוי כל הפרטים הללו.
