שימורו של זיכרון ארגוני הינו קריטי להתפתחותו של הארגון על פני זמן. הזיכרון הארגוני הוא למעשה מאגר הידע שנצבר בארגון לאורך זמן.
אף שרוב הארגונים מודעים לחשיבותו הרבה של שימור הידע הארגוני, הרי שבפועל, ברבים מהארגונים הוא מקבל חשיבות משנית.
אחת הסיבות לכך היא התחלופה הגבוהה בארגונים. עובדים, בעיקר צעירים, עוברים בארגון הכשרות, צוברים ידע אבל רבים מהם עוזבים את הארגון בתוך שנתיים עד ארבע שנים בממוצע.
ויחד איתם הולך לאיבוד ידע חשוב ומהותי שנצבר. לכן יש חשיבות רבה לתיעוד ושימור הידע שנצבר על ידי כל עובד.
כלומר, לא רק את הידע שנצבר על ידי עובדים שאתם מעריכים שיעזבו בתוך זמן קצר, אלא גם את זה שצבר עובד שאתם משוכנעים שהוא ישאר בארגון לאורך שנים רבות.
כל עוד אין תיעוד ושימור של הידע בתוך הארגון, הארגון מאבד ידע שהינו חשוב ומהותי לחברה.
המשמעות של כל פיסת ידע שהולכת לאיבוד היא אבדן של משאב מהותי. מכאן, שלא ניתן ליישם לימוד והתפתחות של כל עובד בנפרד ושל הארגו כולו, ללא הזיכרון הארגוני השמור.
עזיבה של עובדים היא למעשה רק סיבה אחת לאיבוד ידע אבל יש לכך כמה סיבות נוספות, בהן:
1 שינוי המיקוד של המנהלים הבכירים כתוצאה משינויים בשוק.
2 התחלפות (בעקבות עזיבה או פרישה) של מנהלים בכירים.
3 הדרכות ראשוניות נשכחו ולא רועננו.
4 תחום הפעילות של החברה התפתח והשתנה.
5 כאמור, עזיבה או פרישה לגמלאות של עובדים, בעיקר כאשר מדובר בעובדי מפתח או עובדים בעלי התמחות קריטית.
6 מעבר של עובדי מפתח בעלי מיומנויות ליחידות אחרות בחברה, שעוסקות בתחומים אחרים.
7 הוצאת תחומי פעילות מסויימים למיקור חוץ (אאוטסורסינג).
8 ארגון מחדש של החברה.
9 סגירת קו מוצרים מסויים לטובת קו מוצרים אחר, רלוונטי יותר לתחומי הפעילות של החברה.
10 מיזוג עם חברה אחרת, או מכירת החברה.
אלא ששינויים מסוג אלה, לרבות שינויים מהותיים שוקי היעד של החברה וכתוצאה מכך שינויים בחזון החברה ובעתידה, אינם סיבה לזניחת הידע הארגוני. ידע זה יכול לסייע גם כאשר החברה משנה כיוון.
יתרה מכך, גם כאשר מגיע מנהל בכיר חדש, או אף מנכ"ל חדש, שמשנה את מיקוד החברה, אין זו סיבה להפסיק להסתמך על הידע שנצבר.
כך או כך, ניתן לראות בלא מעט ארגונים, התרחשות של אבדן ידע או זניחת ידע קיים לטובת ידע "חדש", באופן שהולך והופך תכוף יותר.
כדי לשמר את המשאב החשוב הזה, חיוני ביותר שכל ארגון יפתח מנגנון לשמירת ידע. כלי שבאמצעותו יוכלו כל העובדים, חדשים וותיקים כאחת, להתעדכן בכל רגע, במידע המעודכן ביותר של החברה.
