תקציב הדרכה – איפה באמת להשקיע?

דיבייט שהסעיר את הקהל בכנס ההדרכה השנתי דן בסוגיה האם לדאוג לתת הדרכה לכל העובדים, או הם לברור היטב את הצרכים ולתת מענה הדרכתי רק למי שבאמת, אבל באמת זקוק לכך. רולס רויס למעטים או סובארו להמונים, זו השאלה, ומה שהיה חשוב להדגיש בכל נושאי הדיבייט הוא שאין אמצע. אין גם וגם ואין גמישות, בדיון הזה יש להחליט מה נכון ומה לא.

במאמר זה ננסה לענות על השאלה למי יש לתת בארגון שירותי ההדרכה, אבל עם האפשרות להצביע על האמצע, כי מובן שבמציאות היומיומית ישנה אפשרות לשלב. אך מה נכון לעשות?

המציאות היומיומית טופחת לא פעם בפנינו. ישנן מתודולוגיות ניהול רבות, גישות אין ספור ונהלי עבודה רבים, אך בפועל ישנם לא מעט אילוצים שלעתים קרובות גורמים לנו לעבוד שלא לפי הספר. הגישה שהציג איתן שושן בכנס לא היתה חביבת הקהל, בלשון המעטה. הוא לא אחת הדגיש כי מחלקת ההדרכה בארגונו אינה יכולה לתת מענה לכולם בשום אופן. ובכן, איזה ארגון כן?  ארגון שנותן לעובדיו לצאת לקורס אקסל? מתי בפעם האחרונה בדקתם האם קורס האקסל אליו יצאו העובדים שלכם באמת עזר להם?

מצד שני, ללא ספק, בין הדרכה לשימור עובדים יש קשר הדוק. חשיבות שימור העובדים אינה נופלת על חשיבות ההדרכה עצמה. על כן ארגונים רבים רואים בהדרכה חלק מהותי מהרווחה לעובדים. וכפי שאמר מיכאל שוורץ בדיון, המסר שאנו מעבירים לעובדי הארגון בכך שלא כל אחד זוכה למענה הדרכתי  – אינו ראוי. העובדים הם שגרירי הארגון ועל כן אין מנוס מלהתחשב בכולם, גם אם הצורך שלהם בהדרכה הוא אינו קריטי. בנוסף, גם צורך שאינו קריטי ומיידי הוא עדיין צורך. ועובד שלא יקבל הדרכה כעת כי היא לא קריטית, בעתיד היא כן תהפוך לקריטית (בתקווה שאז לא יהיה מאוחר מדי).

• תהליך איתור צורך ההדרכה חייב להיות יעיל וממוקד. ניתן לבצע ראיונות עומק עם ראשי האגפים או מנהלי המחלקות, אך בירור הצרכים מול מנהלי דרגי הביניים יהיה יעיל יותר. מנהלי דרג הביניים מחוברים יותר לשטח, לאחרון העובדים ועל כן הם ידעו להצביע על צורך הדרכתי נקודתי. הם ידעו לומר מה קריטי ויזהו גם מה קריטי פחות. מובן שאת המנהלים הבכירים יותר יש ליידע ברמת האישור הסופי של ההדרכה.
   
• יש לוודא כי נושא ההדרכה יהיה ממוקד, ועד כמה שניתן לא כדאי לחלוש על נושאים רבים. ככל שההדרכה תהיה ממוקדת, כך היא תפתור בעיה ספציפית קיימת.
   
• וידוא אפקטיביות ההדרכה. כיצד נוודא שאנו לא מבזבזים לחינם כסף ומשאבים על הדרכה שלא תהיה אפקטיבית? ובכן, ראשית יש לבחור את אופן ההדרכה. בהתאם לבעיה הקיימת, למשל עם עובדים אחדים או עם קבוצה גדולה, נבחר בין העברת הרצאה בכיתה, ישיבה עם עובדים אחד על אחד ונחליט כיצד נתרגל את החומר שהועבר. ובכל מקרה, את אפקטיביות ההדרכה ניתן יהיה לבדוק על ידי בחינה של הלומדים בתום הלמידה ולאחר מכן בעבודתם בשטח. 

לסיכום, אם נבצע איתור צורך נכון ואפקטיבי, יתכן שיישאר לנו תקציב להדרכה שהיא אינה בגדר must. במצב זה נוכל להקצות משאבים גם לעובדים שלא היו זקוקים להדרכה באופן קריטי, ונוכל "לצ'פר" אותם בחיזוק הידע הקיים או בהעשרה של ידע חדש. כך כן אפשר "לחרוג" מפעם לפעם ולתת לעובדים הדרכה לשם ההדרכה ולמען התחושה הטובה, ולא רק במטרה לרכוש ידע ספציפי לו הם זקוקים.