הזמן מלחיץ אתכם? אתם מרגישים שאין לכם מספיק ממנו? אכן הארגון המודרני ומחלקות משאבי אנוש חשים כולם שהשעון הוא אויב מר. החדשות הרעות הן שלא ניתן להוסיף עוד 4 שעות ליממה. החדשות הטובות הן שניתן למקסם את הזמן, לצמצם פעולות מבוזבזות ולהגדיל את התפוקה. איך עושים זאת? באמצעות 7 עקרונות הברז הבאים:
• להניח את הטלפון עם הפנים כלפי מטה. בהייה בהתראות בזמן שהן מגיעות לטלפון אינה גוזלת זמן רב, אבל היא שואבת אנרגיה. בכל פעם שאתם מבחינים בהתראה חדשה, אתם מסתכלים עליה (מה שלוקח רק כמה שניות…), אבל אז אתם מבזבזים זמן בבדיקה שלה ובניסיון להתמקד שוב במה שעשיתם קודם. כך או כך, מדובר בגזל זמן עצום. אם תגידו לאנשי הצוות שלכם שאסור להם להשתמש בטלפון בזמן העבודה, התוצאות עלולות להיות גרועות, אבל מה יקרה אם תבקשו מהם רק להניח אותו הפוך?
• חוק שתי הדקות. ברגע שהודעת דוא"ל מגיעה, חשבו: "האם אני יכול/ה לענות עליה תוך שתי דקות או פחות?" אם מענה לדוא"ל מצריך תשובה פשוטה של כן או לא, וייקח פחות זמן להשיב מאשר להזכיר לעצמכם לעשות את זה אחר-כך, אז עדיף לענות עכשיו. כאשר עושים זאת, מתעדפים באופן משמעותי את מטלות סדר היום ומקדמים ביעילות את עצמכם ואת השולח.
• חוק השלושה. כמעט בכל תחומי החיים, "חוק השלושה" תקף, והתפוקה אינה יוצאת מן הכלל. שאלו את עצמכם בתחילת היום: "אילו שלושה דברים אני רוצה להשלים היום?" אחר כך עבדו כדי להשיג את המטרות הללו. כאשר אתם מכינים לעצמכם רשימה, נסו לא להתמקד בהכרח במשימות אלא יותר בתוצאות.
• הכינו רשימה של כל הדברים שאתם מחכים להם וכל הדברים שאתם צריכים לעשות. רשימה היא הדרך הטובה ביותר לעקוב אחרי כל הדברים שאתם צריכים לעשות ו/או כל הדברים שאתם מחכים שאנשים אחרים יעשו. זה אולי נראה קצת מובן מאליו, אבל הניסיון לעקוב אחרי כל הדברים שתחת אחריותכם עלול להיות מכביד בלשון המעטה, ובעולם מלא בטכנולוגיה, אין סיבה לעשות זאת. כדאי להכין רשימה על פתק נדבק או באפליקציה בטלפון או בטאבלט, או גם וגם.
• צאו ליותר הפסקות. יש אנשים שריבוי הפסקות אולי נשמע להם כמו משהו שפוגע בתפוקה, אבל למעשה הפסקות מגבירות אותה, היות שהן מונעות תשישות ותורמות ליצירתיות. גם אם סדר היום שלכם דחוק, נסו פשוט לעמד ולהסתכל הרחק מהמחשב לרגע או שניים כדי לתת למוח שלכם הזדמנות להתרענן. עודדו את העובדים שלכם לעשות זאת ואל תגרמו להם לחשוש שייראו עצלנים אם הם מחדשים כוחות כמה פעמים ביום.
• היו בתנועה. 30 דקות של כושר על הבוקר לפני שמתחילים את היום מספקים אנרגיה שתעזור לעבור אותו.
• האצילו סמכויות. להאציל את המשימות שאכן ניתן להאציל, יכול להיות הדבר רב הערך ביותר מבחינת התפוקה שלכם. רק זכרו שאתם האחראים הסופיים לעבודה, אז ודאו שמי שהמשימה מואצלת אליו מבין אותה, אחרת אתם תיאלצו לעבוד כפול.
