נופש חברה הוא מורכב. לא פשוט להוציא כמה עשרות או מאות עובדי חברה לנופש. עם זאת נופשים אלו מהווים את התמריץ החזק ביותר לעובדים, יוצרים מעורבות מקסימלית ומשמרים היטב את הכישרונות בחברה.
להלן מספר טיפים לתכנון יעיל של נופשי תמריץ לעובדים:
ידיעת התקציב של נופש החברה
בטרם אתם כמנהלי רווחה או מנהלי משאבי אנוש מתכננים נופש לעובדי החברה, עליכם לדעת בדיוק את התקציב העומד לרשותכם לכך, והדיוק הינו מהותי. לא די בידיעת התקציב על מנת לתכנן את הנופש, עליכם לרדת אל הרזולוציות הנמוכות – עד המספר המדויק ביותר. לעיתים ניתן להגמיש או להגדיל את התקציב בהתאם ליתרונות שהנופש המושקע יספק לעובדים שלכם ובהתאם לכך לחברה כולה. אם מדובר בנופש שמטרתו שימור כישרונות בחברה, ייתכן והתקציב יורחב. לכן, עליכם לדעת את התקציב המדויק העומד לרשותכם, לבחור את נופש החברה האידיאלי שיספק את המטרות להן נועד, ובמידה והנופש הייעודי מצריך הגדלת תקציב, לערוך ישיבת הנהלה ולברר היתכנות הגדלת התקציב במידת האפשר.
שימוש נכון בתקציב
במידה והתקציב מוגבל ואינו מאפשר את הנופש החלומי עליו חשבתם, אותו נופש שלדעתכם ועל פי ניסיונכם ישפיע על שימור והנעת העובדים, כמו גם ישווק היטב את מיתוג החברה, רצוי לערוך השוואה בין מספר חברות המציעות נופש אטרקטיבי כזה שיפיק עבורכם את היתרונות ולא יגרע מהתקציב המתכונן.
בשנים האחרונות חברות בוחרות בנופש באניות פאר כטיול גיבוש ותמריץ לעובדים, בעת שהובנו היתרונות הרבים של טיולי שייט להנעת העובד, לעידוד חשיבה יצירתית במרחבים הפתוחים, לגיבוש ושימור עובדים וכן למיתוג החברה.
חברה שמעוניינת להוציא את עובדיה לנופש באניית פאר, לדוגמה, יכולה באמצעות חברת סנורמה שירותי תיירות אשר מייצגת את תאגיד השייט העולמי רויאל קריביאן, להשקיע בנופש מושלם וממותג היטב לעובדי החברה שלה, בעלויות סבירות לחלוטין. דרך נוספת לשימוש נכון בתקציב מבלי לוותר על תוכן הנופש, היא להפחית את מספר ימי הנופש במקום להחליף את התכנית כולה.
אמצעי תשלום
דבר נוסף שיש לתכנן ולבחון מראש הוא אמצעי התשלום החסכוני ביותר באמצעותו תבחרו לשלם על הנופש. ישנם הטבות לכרטיסי אשראי עסקיים של חברות מסוימות, הנחות שניתן לקבל דרכם במקומות מסוימים, ובמקומות אחרים ייתכן ותקבלו הטבות טובות יותר באמצעות כרטיס אשראי עסקי מסוג אחר. חשבו גם על מודל חלוקת התשלומים מול מודל של תשלום מלא חד פעמי, אילו תועלות תפיקו מכל אמצעי ומכל צורת תשלום. כשמדובר בסכומים גדולים ההבדלים עשויים להסתכם במאות ואלפי שקלים.
קבלות
גם נושא הקבלות הוא נושא חשוב כשמדובר בנסיעה עסקית. עליכם לשמור את כל הקבלות עבור הנופש, גם אלו שהתקבלו בעת ההזמנה וגם לאחר מכן במהלך הנופש, עבור כל תשלום שאתם או העובדים שלכם יוציאו. מאחר ומדובר בנופש עסקי ישנם החזרי מס עבור קבלות, וההתארגנות לשמירת כל קבלה, רישום ההוצאה- עבור מה, תאריך, והערת ביניים שתזכיר לכם על מה הוצאתם את הסכום, הינה משמעותית. בעניין הזה חשוב מאוד לא להיות מפוזרים וגם כשמנהל החשבונות שלכם נמצא איתכם בנופש, עליו להיות אחראי לעניין הקבלות והרישום כל הזמן.
דו"ח הוצאות
לאחר הנופש ועם שובכם לעבודה, יש להכין דו"ח הוצאות שמסכם את כל הוצאות הנופש – אלו שתוכננו מראש ואלו שנוצרו בפועל. על מחלקת הנהלת חשבונות בחברה לערוך בדיקה מקיפה מול תכנון ההוצאות למול מה ששולם בפועל, לוודא שהכל מגובה בקבלות או חשבוניות מתאימות ולהוסיף גם את ההוצאות הלא מתכוננות שייתכן והייתם צריכים להוציא במהלך הנופש. את הכל יש להגיש בסוף בצורה מסודרת.
