אמנם השוק העולמי מתאושש (והתאוששות זו מלווה במגמת גיוס עובדים) השינויים בצרכי הארגון ובמבנה הארגון בהתאם לשינויים, מצריכים לעתים פרידה מעובדים. בנוסף, בעידן של הערכת ביצועים מתמדת, העובדים אינם חסינים מפני פיטורים גם בעת שגשוג ומנגד, חברות אינן חסינות מפני תביעות משפטיות שצצות בעקבות הפיטורים.
הדרך הנכונה להתנהל בעת הליך פיטורי עובדים בארגון, על פי The HR Specialist: California Employment Law היא לפעול ביושר, יושרה, שקיפות והכי חשוב – לתעד כל מהלך.
כאשר מפטרים עובדים, יש לתעד בצורה ברורה את הסיבות והנסיבות. זה חשוב על אחת כמה וכמה כאשר מפטרים כמה עובדים בו זמנית ובעיקר כאשר הם חברים בקבוצה לה מכנה משותף (כמו גיל). במקרה כזה יש לצאת מנקודת מוצא שהם עתידים לטעון כי הם פוטרו על רקע הפלייה תעסוקתית. כך קרה כאשר מנהל רשת מזון פיטר 3 עובדים (שלושתם בני 40-50). בעל החנות חשד כי הם לוקחים הפסקות ארוכות יותר מ-20 הדקות המגיעות להם, שהן בנוסף על חצי שעת הפסקת הצהריים. כדי לתמוך בחשדות אלו, התקין המנהל מצלמות נסתרות וכך הוא תיעד את שלושת העובדים כשהם מבלים לעתים 40 דקות ביום בבית הקפה ממול או שוהים מחוץ לעסק.
כאשר שלושת העובדים המפוטרים התאגדו והגישו יחד כתב תביעה, לפיו הם פוטרו בשל גילם המבוגר והעובדה שהם עובדים ותיקים (אי לכך הם עובדים 'יקרים' יותר מהצעירים), היה בידי המנהל תיעוד שגיבה את שיקול דעתו. בית המשפט פסק במקרה דנן כי הפיטורים היו לגיטימיים.
כדי למנוע מעובדים מפוטרים לתבוע את החברה וכן כדי לעבור בשלום תביעה משפטית כנגד החברה לאחר שזו הוגשה, מצורפות 5 עצות זהב למנהלי משאבי אנוש בארגון:
1. ספר נהלים: אגדו את כל החוקים והנהלים בארגון, בצורה ברורה, לכדי ספר / חוברת / קלסר.
2. הפצת ספר הנהלים: העבירו את ספר הנהלים לכל עובדי החברה והכינו עותקים לעובדים חדשים. כאשר אתם מחלקים את הספר לידי העובד – החתימו אותו על מסמך שהוא קרא והבין את מכלול החוקים והנהלים המצוינים בו.
3. כאשר קוראים לעובדים לסדר (בשיחות בירור, הזהרות, נזיפות ואפילו שימוע), השתמשו בספר הנהלים כדי לציין את הסעיפים להפרת המשמעת כפי שהם מופיעים בספר הנהלים.
4. לפני שמקבלים החלטה סופית לפטר עובד, תנו לו את האפשרות להסביר את עצמו (להתגונן). אם במעמד זה הם לא יעלו טענות משלהם כמו התנכלות או הטרדה מינית מצד המנהל וכיו"ב, אזי הסיכוי שבית המשפט יקבל הטענה זו בעתיד – נמוך יותר. אם הם מעלים איזשהו טיעון מסוג זה להגנתם – פנו לייעוץ משפטי לפני הוצאת הפיטורים אל הפועל.
5. בשלב האחרון, כאשר מגיעים למעמד הפיטורים, יש לדאוג לבצע אותם בצורה המכובדת ביותר. דאגו שיהיה עד ושהתהליך יתנהל בצורה רשמית על פי נוהל פיטורים קבוע ומסודר והדבר החשוב ביותר – יש לתעד את התהליך כולו, לפרטי פרטים, למקרה שיהיה צורך עתידי בראיות.
