'שינוי ארגוני' נועד לשנות את דפוסי הפעולה בחברה או בארגון. הספרות המחקרית בנושא מדמה את הארגון לתרמוסטט במערכת קירור, שתפקידו לווסת את הטמפרטורה בהתאם לשינויים בסביבה הפנימית או החיצונית. בימי הקיץ כאשר עולה הטמפרטורה בסביבה החיצונית, יש צורך במנגנון שישמור על אותה טמפרטורה במערכת הקירור, כך לגבי שינויים בכמות החום בסביבה הפנימית. המערכת האחראית על הטמעת תהליכי השינוי בארגון היא 'התרמוסטט' שנועד לשמר כמות תפוקה זהה, גם תוך כדי שינויים בסביבה החיצונית או הפנימית של הארגון עצמו.
מקובל להבחין בכמה רמות של שינויים ארגוניים- הרמה הראשונה עשויה לכלול רק חלק מגורמי היצור, כמו לדוגמא קיצוץ ניכר בתקציב של מחלקה אחת או כמה מחלקות. פיטורים המוניים או לחילופין גיוסי ענק עקב התרחבות החברה, הם כבר שינויים מסדר גודל שני ומחייבים תוכנית הטמעה רחבה יותר. גם שינויים גיאוגרפיים בדמות פריסת שלוחות של החברה ברחבי העולם הם שינויים מסדר גודל שני.
שינוי מסדר גודל שלישי נוגע לשינוי היעדים של החברה – העתקת פסי ייצור ממוצר אחד למוצר אחר, כמו החלטתה של חברת קודק להפסיק לייצר סרטי צילום ומעבר לייצור מוצרים אחרים, הוא שינוי מסדר גודל שלישי הנוגע למרבית הגורמים בחברה. שינוי כזה מחייב, לדוגמא, את מנהל משאבי האנוש לגייס עובדים בעלי כישורים אחרים לחלוטין ובד בבד לפטר עשרות עובדי מעבדה שהתמחו בייצור סרטי צילום. הוא מחייב את מנהל ההדרכה להכין תוכניות הדרכה חדשות למאות העובדים החדשים שייקלטו בחברה, את מנהל השיווק לאתר מאות לקוחות חדשים והוא עשוי לחייב שינויים בתרבות הארגונית של כלל החברה.
גם גורמי השינוי הם מגוונים. אלו עשויים להיות טכנולוגיים כבדוגמא הקודמת – הכנסת טכנולוגיה חדשה המייתרת כמעט לחלוטין את הצורך במוצר אותה ייצרה עד כה החברה. יכולים להיות שינויים כלכליים, כמו משבר כלכלי הפוגע ביכולת החברה לגייס אשראי, פוליטיים כמו פתיחת השוק העולמי לשווקים חדשים או משפטיים, כמו הצורך להקפיד על תקנות חדשות הנוגעות לאיכות הסביבה.
הטמעת שינויים ארגוניים מחייבת תוכנית וכעומק השינוי כך עומק התוכנית: שינויים מסדר ראשון יחייבו תוכנית טקטית. שינויים מסדר שני תוכנית אופרטיבית ושינויים מסדר שלישי תוכנית אסטרטגית. לאחר שהוכנה תוכנית כזו, נקבעים אלו שיובילו את השינוי ומכונים 'סוכני השינוי': המנכ"ל ,הנהלת החברה, מנהלי המחלקות ולבסוף כלל עובדי החברה. אלו ישתמשו במגוון אמצעים כדי להטמיע את השינוי- דוגמא אישית, הסברה והדרכה, לעיתים קצרה ולעיתים ארוכה יותר כגון השתלמויות עובדים.
אחד הקשיים המרכזיים בהטעמת שינויים הוא ההתנגדות לשינוי של כלל העובדים או חלקם. ההתנגדות נובעת בדרך כלל לא בשל חשש לפגיעה בזכויות הפורמאליות שלהם כמו גובה השכר או זכויות אחרות, אלא מתוך הנטייה הטבעית של כל עובד לאמץ דפוסי עבודה מסוימים ההופכים לדבר שבשגרה.
שגרת העבודה, שבימים כתיקונם חיונית להגברת התפוקה בשל התנהלות מהירה בסביבה ידועה ומוכרת, עלולה להיות לרועץ בעת הצורך להטמיע שינויים בארגון וההתגברות עליה היא נדבך מרכזי בכל תוכנית שעניינה הטמעת שינויים בארגון.
בניית תוכנית עבודה להדרכה עבור הטמעת השינויים בארגון הינו אחד הנושאים בהם נדון בכנס ההדרכה השנתי – למידע נוסף על נושא זה ראה – כנס הדרכה.
