תפוקה בעבודה
הכול נהיה קצר יותר. פשוט יותר. הטכנולוגיה המתקדמת בצעדי ענק יוצרת ציפייה מובהקת אצל הצרכנים לקבל כל דבר (שירות, מוצר, מידע, מענה….) כאן ועכשיו!
הקצב שבו אנחנו מבצעים משימה בעזרת טכנולוגיה או הקצב שבו מכונת הקפה מוזגת לנו מנת אספרסו מושלמת, הכול נהיה מהיר יותר. מדויק יותר. בתוך כל המרוץ הזה כנגד הזמן, נראה לנו שתהליך הגיוס דווקא נהיה ארוך יותר, מורכב יותר ומייגע יותר. משהו שם נראה לנו לא נכון כי זה פשוט אורך לנצח במקום להיות קצר ויעיל כמו מכונת אספרסו חדשה ונוצצת!
מעבר לתסכול של כל מגייס לנוכח תהליך הגיוס המתיש, הארגון מפסיד המון כסף ככל שהתהליך ארוך יותר. הן בשל העובדה שבכל יום שמשרה פתוחה קיימת סכנה להפסדים והן בשל העובדה שכל יום שבו לא סוגרים חוזה עם טאלנט – הוא יכול להצטרף לארגון אחר. הסכנה הגדולה ביותר היא שמועמד חזק יבחר להצטרף דווקא למתחרה ישיר.
כן כן, זה הרבה לחץ על הכתפיים של המגייס (שבואו נודה בעובדות, גם פעם החיים שלו לא היו כל כך קלים ונטולי דאגות). אז איך לכל השדים והרוחות מזרזים את תהליך הגיו, מבלי לפגוע ולו במאומה, באיכות התהליך?
היו הרבה יותר סקפטיים והחמירו יותר עם מועמדים לפני שאתם מזמנים אותם לראיון פרונטלי
ריאיון פרונטלי הוא אחד ה"טיים-קילרס" הרציניים ביותר בתהליך. חשוב שתדעו שזה הגורם המעכב על מנת שתוכלו להגדיר אותו כשלב קריטי שאליו מגיעים "רק" מועמדים עם סיכוי גבוה באמת. רפרנטים בתוך הארגון וחברות השמה חיצוניות יכולים לסדר לכם הרבה מאוד ראיונות פרונטליים (במטרה כמובן להרחיב את האופציות שלכם), אך זהו תהליך שגוזל זמן רב ומעכב את קבלת ההחלטות.
חשוב לזכור שכשקובעים להיפגש עם הרבה מועמדים לאורך כמה שבועות, נהוג להשהות את תהליך קבלת ההחלטות כדי להספיק לפגוש את כולם. ההשהיה הזו היא מסוכנת ויקרה לארגון.
החוכמה היא להזמין כמה שפחות מועמדים, עם סיכוי כמה שיותר גבוה (לאחר עיון קפדני בקורות חיים, ריאיון טלפוני, קבלת ממליצים, ריאיון ממליצים קצר או אימות נתונים רנדומלי).
אל תהיו מחויבים לתהליך ואל תרגישו מחויבות כלפי מועמדים שטרם קיבלו הזדמנות
אל תתמסרו לכללי המשחק (הוגנות, אינטגריטי, אחריות…). ברגע שזיהיתם מועמד חזק – תעצרו את הסוסים! תתמקדו בו ורק בו גם אם כבר תאמתם עוד 4 מועמדים פוטנציאליים לראיונות בימים או בשבועות קרובים.
העבודה לפי כללים, תוכניות ומסגרות, המחייבת אתכם לנהל תהליך שוויוני, אחיד והוגן, שבו ההחלטה לגבי מי מתקדם לשלב הבא ומי נבחר כמובן מתקבלת רק בסוף התהליך – הינה גורם מעכב.
דרוש אומץ וביטחון (בידע המקצועי שלכם, ביכולת שלכם לקבל החלטות ובאינטואיציה הפנימית שלכם), לבוא ולהגיד !STOP נמצא המועמד המתאים. גם אם הוא הראשון או השני שראיינתם בסך הכול. מועמד טוב זה כמו בן זוג לחיים. יש כאלה שיוצאות לדייט בכל יום שישי במשך שנים עד שהן מוצאות את האביר על הסוס הלבן ויש את אלה שפגשו את האביר שלהן בצבא או בתיכון. בסוף היום השאלה הנשאלת היא האם זה האדם הנכון ולא האם נבדקו לפחות איקס גברים קודם.
שיחות הטלפון הן בחינם אבל – הן עולות לארגון ביוקר! חשוב לקצר את הריאיון הטלפוני באחוזים ניכרים!
הרגולציה בענף התקשורת עשתה לנו, משתמשי הקצה, רק טוב. אנחנו מקבלים מכשיר ויכולים לדבר כמה שאנחנו רוצים, בכל הארץ ובכל שעה, ללא הגבלה, במחיר חודשי אחיד וקבוע מראש. אנשים מנהלים יותר ויותר שיחות, שהן יותר ויותר ארוכות, בין אם אלה שיחות פרטיות או מקצועיות, מבלי לשים לב למונה. כי המונה לא דופק.
אצל מגייסים, יש תמיד מונה שסופר כל דקה וכל שנייה.
ריאיון טלפוני ממוצע אורך 30 דקות. מחקר שבוצע על ידיAberdeen Group ותוצאותיו פורסמו באתר משאבי אנוש The Hiring Site מראה שאפשר להמיר את הריאיון הטלפוני בסרטון וידאו של 10 דקות בלבד. 10 דקות שבהן המועמד עונה על שאלות קבועות מראש שהמגייס מציג לכל מועמד שמתעניין. הרעיון של סרטון וידיאו בן 10 דקות במקום 30 דקות שיחה הוא חכם ויעיל, היות שהוא לא רק מקצר משמעותית את זמן הגיוס אלה הוא מספק תמונה ברורה יותר של המועמד. פלטפורמת הווידאו מאפשרת למגייס לנתח רבדים שונים וחדשים תוך כדי התבוננות באדם ובחינם אספקטים כגון: שפת גוף, טון, התלהבות, צניעות, כושר שכנוע, תחכום, דיפלומטיה ועוד.
העבירו מידע ורשמים בין מנהלי הגיוס וכל מי שלוקח חלק בתהליך הגיוס הספציפי
הרבה ארגונים עדיין עובדים בצורת ישיבות סטטוס שבהן יש מועד קבוע מראש שבו כל המעורבים בגיוס נפגשים כדי לדון בתהליך ולהציג את חוות הדעת של כל אחד. ההמתנה לפורום הזה שיתגבש היא עוד גורם מעכב. צרו מערכת תקשורת פתוחה בין כל המעורבים, כך שתוכלו להעביר ולקבל מידע זורם בכל עת. בכל פעם שמישהו מהצוות מקבל מידע (המלצה לא טובה לדוגמא), תחושה לא טובה (כי המועמד נשמע חסר סבלנות או חסר מוטיבציה לנהל שיחה, לתאם מועד או למסור פרטים…), וההיפך, בכל פעם שמשהו חיובי צץ – הציפו את הנושא.
גיוס מועמדים זו לא עוד תחרות בריאליטי שבה נותנים לכל מועמד הזדמנות שווה ורק בסוף התהליך צוות השופטים או הציבור מתכנס לקבל החלטה. המחויבות שלכם היא להביא את הטאלנט הנכון לארגון וכל נושא שצץ, טוב, רע, לא ברור… צריך לקבל התייחסות מידית(!) כדי שתוכלו לברור את המועמדים המתאימים ולהיפרד מהבלתי מתאימים כמה שיותר מהר.
הארגון עובד מהר, גם תהליך הגיוס חייב לעבוד מהר. וזה באחריותכם!
אל תחששו להיות נודניקים, מלחיצים או נואשים. משרה פתוחה היא אזעקת אמת! זו אחריותכם להסביר לכל המנהלים המקצועיים (שהם מאוד עסוקים בעבודה המקצועית שלהם) שהגיוס הוא חשוב לא פחות לעבודה המקצועית. אל תחששו לנדנד, להזכיר וכמובן לזרז אנשים בארגון.
אותו כנ"ל לגבי מועמדים. אל תנסו להראות בשליטה מלאה ו"לא נואשים" כחלק מהמשחק. הבהירו למועמדים שלכם שהרכבת הזו דוהרת ושאם הם רוצים להצטרף, הם חייבים לעלות עכשיו. שאף אחד לא יחכה להם. מועמד שמתחיל להסביר שהוא כרגע מאוד עסוק ומתכנן סוף שבוע בצימר עם אשתו (כי הם חוגגים יום נישואים)… והוא יוכל להיפגש אולי ביום רביעי בעוד שלושה שבועות מהיום… צריך להבהיר לו שהארגון לא יכול ולא מעוניין להמתין. יש משרה פתוחה והאג'נדה שלכם היא לסגור אותה נ-ק-ו-ד-ה.
הבהירו למועמדים שלכם שהתהליך הזה החל למטרה ברורה – לגייס מועמד טוב, רציני, כאן ועכשיו! מי שלא יכול להתחייב ליום ושעה… מי שלא נוח לו להתראיין בטלפון במהלך היום (כי הוא בעבודה) ולא נוח לו לדבר בבית (כי הילדים ישנים) והוא מבקש שתתקשרו אחר כך… כנראה שלא באמת נועד לעבוד אצלכם ולכן הוא לא צריך לעכב את התהליך.
