על פי מחקר שנערך על ידי McKinsey ו- BT Centreעבור ניהול תכנית מרכזית באוניברסיטת אוקספורד נמצא, כי מחצית מכל פרויקטי IT גדולים יעלו באופן משמעותי יותר מהתקציב שהוקצה להם. מה שיותר מדאיג הוא ש- 17% מהפרויקטים הגדולים של ה- IT יספגו כישלונות כל כך משמעותיים שהם עשויים להשפיע על קיום החברה.
אז איך אפשר להימנע מלהפוך לחלק בסטטיסטיקה? התשובה היא שמחלקת IT צריכה לעבוד עם מחלקת משאבי אנוש כדי לנהל את הפרויקטים בצורה חלקה ואפקטיבית.
מחקר שנערך על ידי IBM מצא את כי המחסומים הגדולים ביותר להצלחה בפרויקט IT היו "גורמים אנושיים". "האתגרים המשמעותיים ביותר בעת יישום פרויקטים של ITלשינויים בחברה היו אנשים, כשבראש רשימת האתגרים – שינוי דרך המחשבה ותרבות ארגונית. כך על פי מחברי דו"ח המחקר.
כיצד ניתן לייעל את התהליך?
בטרם מתחילים ליישם כל פרויקט IT לצורך שינוי בחברה, חשוב לערב את מחלקת משאבי אנוש שתשוחח עם העובדים והמנהלים בחברה ותתחיל באיסוף רשימת הדרישות והצרכים שלהם. העובדים והמנהלים יכולים לתרום רבות לדיון בנושא האלמנטים שיוטמעו בשינוי, וכן יקבלו בהבנה ובאמון רב בהרבה את השינוי, כאשר יהיו חלק פעיל ממנו.
לאחר הדיונים, בשלב מאוחר יותר בתהליך, יש להשתמש בתכנית הפיילוט שהכנתם הכוללת את תובנות העובדים והמנהלים ולגלגל את הדרישות והצרכים לאלגוריתמים מובנים במחלקת IT.
עובדים לעתים קרובות מסתכלים על טכנולוגיה חדשה כמו "עבודה נוספת" – הם טוענים שפשוט אין להם זמן לעסוק בה או ללמוד אותה. הדרך להתגבר על ההתנגדות הזו ולהקטין את הסיכויים לכישלון היא ע"י הקצאת זמן נוסף מתוך הזמן הקיים, ללמידת הטכנולוגיות החדשות שאנשי ה- IT יישמו בחברה, והבנה כיצד הן יכולות להקל ולשפר את העבודה, ובסופו של דבר אף לחסוך זמן.
ישנן מספר דרכים לעשות זאת:
תכנית אימון על הטכנולוגיות החדשות לעובדים ולמנהלים בחברה.
תאריך השקה מוגדר של הטכנולוגיות שיחליפו את אלו הקיימות.
הארכת מועדים על פרויקטים שאינם חיוניים כדי לעבוד על אותן טכנולוגיות חדשות.
עזרה נוספת באופן זמני, כדי לסייע בשמירה על הסטטוס קוו, כך שהעובדים יוכלו להתמקד בלמידה והקמה של המערכות החדשות.
בדו"ח של ייעוץ תוכנה לגבי כישלון יישום הטכנולוגיות החדשות, 36% מהמקרים שנבדקו, נכשלו בשל דרישות פונקציונליות שלא נענו.
לכן, אם אתם לא בטוחים אם התכנית אכן תבצע את מה שאתם צריכים – את אותן דרישות וצרכים שהעובדים והמנהלים נסחו בהתחלה, חשוב לבחון את התכנית שנית ולבצע שינויים במידת הצורך.
ודאו שיש לכם הבנה חזקה של מה שאתם צריכים ופלטפורמה טכנולוגיות שיאפשרו לכם להשיג זאת. כמו כן יש לוודא כי הפתרון שאתם שוקלים להטמיע, אכן יכול לעשות כל הדברים צריכים. דברו עם אנשים מומחים בתחום והתייעצו עם ספקים חיצוניים כדי לקבל את התמונה המלאה.
שאלו אותם דברים כמו:
מה היית רוצה לדעת לפני היישום?
מה הצרכים של המערכת? מדוע לא היית מרוצה מהמערכת הקודמת שלך?
כמה טוב המערכת פוגשת את הצרכים שלך עכשיו? על אילו בעיות היית צריך להתגבר כדי להגיע לשם?
כמה זמן הפרויקט אמור לקחת – וכמה זמן זה באמת לקח?
בשלב זה, ייתכן שאתה מבחין במגמה. תכנון כראוי מראש הוא קריטי כדי ליישם בהצלחה טכנולוגיה חדשה. ומכיוון שזה כרוך בטכנולוגיה ואנשים, זה אומר להביא את צוותי IT ו- משאבי האנוש ביחד.
ה- IT עשוי להצביע על דברים שעשויים שלא הבחנתם בהם, כגון בעיות אבטחה פוטנציאליות, והם יוכלו לעזור לכם להבטיח שהגדרות הזמן והתקציבים שלכם יהיו ראליסטיים. זה תחום ההתמחות שלהם, לכן הקפידו להתייעץ עם המומחים בתחום.
