לא רק שמנהלים רוצים וצריכים לדעת מה העובדים שלהם חושבים ואומרים בחדרי חדרים, גם לעובדים יש איזשהי כמיהה שקולם ישמע. לא משנה כמה זמן הם עובדים בחברה, באיזה תפקיד ובאיזה מעמד – לכל עובד יש דעה וכל עובד חפץ להשמיע את קולו.
ליסה יוקיואיק, מנהלת לקוחות בחברת המחקר Infogroup: "אנחנו לא מגייסים עובדים נאמנים ומחויבים, אי אפשר לגייס אותם צריך לבנות אותם. זה תפקיד שלנו כמנהלים ליצור מערכת יחסים מבוססת על מחויבות הדדית ואחת הדרכים המרכזיות לעשות זאת היא להיות קשובים לעובדים. לרגשות שלהם, לבעיות שלהם, לרעיונות שלהם…"
בעבר, היה נהוג להעמיד תיבת הצעות suggestion ועובד שרצה להציע הצעה יכול היה לעשות זאת בצורה גלויה או אנונימית. הוא פשוט היה משלשל מעטפה. אולם היום, כאשר ארגונים מסתמכים על ההון האנושי (הידע, החוויות והרעיונות של העובדים), הצורך בפידבקים של העובדים הופך הרבה יותר קריטי ולכן נחוצה שיטה חדשה לאיסוף וניתוח מידע שנמצא בקרב העובדים.
יוקיואיק: "איסוף מידע מהעובדים חייב להתבצע בהתאם לאתגרים וליעדים בפניהם עומד הארגון. בין אם זה צמצום כוח אדם או התרחבות, פתיחת סניף חדש או מיתג מחדש וכל שלב אחר בו הארגון נמצא. יש לכוון את העובדים כך שיעבירו חוות דעת ביחס לנושאים הרלוונטיים ביותר לארגון. הכוונת העובדים כך שיביעו דעה בנושאים ממוקדים תסייע להם להתמקד בנושאים ה'רגישים', לחשוב עליהם, לנתח, לשקף בפני ההנהלה את המצב מנקודת מבטם ואת הפתרונות האפשריים על פי הידע והניסיון שלהם."
שאלות ממוקדות לדוגמה: עד כמה העובד מרוצה מעבודתו בחברה? האם הוא רואה את עצמו בחברה בעתיד הרחוק או אפילו הקרוב? האם יש לו את הכלים המקצועיים כדי להצליח בתפקידו? האם הוא מרגיש בטוח בעבודה?
שאלות המתייחסות ספציפית לתרבות הארגונית, למערכות היחסים בין העובד לעמיתיו ובין העובד למנהלים בארגון כמו גם שאלות ספציפיות לגבי שביעות רצון מהתפקיד או כשירות לבצע את התפקיד על הצד הטוב ביותר, כל אלו, כאשר אוספים ומנתחים אותם בצורה מושכלת, יכולים להתגבש לכדי ידע שיכול להוביל לקבלת החלטות אופרטיביות, אשר יועילו ובמקרים רבים אפילו יצילו את הארגון במצבי משבר ובהתמודדות מול אתגרים לא פשוטים.
את השאלות הללו ניתן להציג במסגרת ישיבות קבוצתיות, פגישות אישיות עם מנהל ישיר ובאמצעות סקרים (דרך טפסים, בפורטל הארגוני או במייל).
ג'רי מקדונו, מנכ"ל LeadFirst, החברה שמציעה לארגונים פתרונות לביצוע סקרים, ניהול בסיס נתונים, ניתוח והפקת דוחות, מייעץ לארגונים להעביר סקרים, בקרב כלל העובדים, על בסיס קבוע. מקדונו, כמו מומחים נוספים בתחומו, מציע בריאיון לאתר Human Resources Inc, ליצור שאלות המורכב משאלות פתוחות ושאלות סגורות.
החלק הראשון, המורכב שמאלון סגור בו העובדים יכולים לדרג את שביעות רצונים בסולם של 1-5 לדוגמה, יכול לתת בידי הארגון כלי אנליטי חשוב לנתח מגמות בארגון (על פי קריטריונים משתנים של גיל, מין, תפקיד, משך עבודה וכיו"ב). כך ניתן לזהות מגמות כמו: עובדים חדשים, בפרק זמן של 3 חודשי העבודה הראשונים, לא בטוחים שיש להם את הכלים המקצועיים להצליח. או עובדים במחלקה מסוימת מרגישים שמערכת היחסים שלהם עם המנהל היא לא טובה וכיו"ב.
החלק השני, המורכב משאלות פתוחות, מאפשר לארגון להיחשף לחוות דעת אשיות ומקצועיות של הפרט בחברה וזה לא פחות חשוב במטרה לקבל תמונת מצב כללית על העובדים. שאלות פתוחות מאפשרות לעובדים להביע את דעתם בצורה חופשית ולספק תשובות שקוראות תיגר מצד אחד אבל גם מציעות פתרונות קונקרטיים לבעיות שמפריעות להם מהצד השני.
ליסה יוקיואיק: "סקר טוב צריך להכיל בין 35 ל-55 שאלות והוא צריך לקחת לא יותר מ-30 דקות. מצד אחד, כשכבר מעבירים שאלון, חשוב שהוא יכיל כמה שיותר שאלות מפתח ויתייחס לכמה שיותר נושאים חשובים ומצד שני, הוא צריך להיות ממוקד ענייני וידידותי למשתמש. כמו כן, חשוב לאפשר לעובדים לשמור על אנונימיות כדי להגיע למקסימום חשיפה."
כדי לעודד את העובדים להשתתף בסקרים ולהתייחס אליהם במלוא הרצינות, יש להקדים פעילות הסברה בין אם בישיבות או באמצעות הפורטל הארגוני ו/או מייל, כדי להבהיר לעובדים את חשיבות הסקר לארגון. יש להקדיש לכך זמן, במהלך יום העבודה, וכן את הסביבה ה'סטרילית' הנחוצה לעובד כדי למלא שאלון בצורה אנונימית.
יש חברות שמרחיקות לכת ומעודדות עובדים להשתתף בסקר באמצעות פרסים והגרלות (לדוגמה, יש חברה שמחלקת iPad לשלושת העובדים הראשונים שממלאים את הסקר בפורטל הארגוני).
