* מאת פולה סיטון
תהליך הערכות עובדים הכולל לרוב שיחת הערכה עם העובד, מעורר פעמים רבות רתיעה בקרב מנהלים. הסיבות העיקריות אותן מונים המנהלים לכך, הינן:
- חשש מעימות עם העובד
- חשש מפגיעה/ העלבת העובד
- חוסר בכלים להעברת מסרים הנתפסים כלא נעימים או קשים
ניתן להתמודד ביתר קלות עם שיחות הערכת עובד, בעזרת שני כללים פשוטים. מודעות לכללים אלו ויישום שלהם יעזרו בניהול השיחה בצורה אפקטיבית ובגיוס העובד גם כאשר המסר המועבר אליו איננו פשוט:
הכלל הראשון הינו, דיבור לגופו של מקרה ולא "לגופו של אדם". אנו נוטים לדבר במונחים של תכונות "אתה איטי", "אתה לא יסודי", "אתה לחוץ". ניסוח כזה כוללני מדי, יוצר תחושה כללית שהכל לא בסדר ולא מן הנמנע שתיווצר תחושת "אנטי" אצל העובד. מסר כזה גורם להתנגדות ומוביל לוויכוחים. לכן, מומלץ להקפיד לגשת לנושא דרך תיאור התנהלות העובד במקרים (עדיף עם דוגמאות ספציפיות).
דוגמאות:
במקום "אתה איטי" נאמר, "במקרים בהם אתה מתבקש להגיש את הדו"ח השבועי, אני שמה לב שזה לוקח זמן רב יותר מהממוצע".
במקום "אתה לא יסודי" נאמר, "במקרים בהם נדרש טיפול חריג, אתה מתנהל על פי הזיכרון ואינך נעזר בספר הנהלים".
במקום "אתה לחוץ" נאמר, "בכל פעם שיש תור ארוך של לקוחות אתה קצר רוח עם חבריך למשמרת ואפילו עם הלקוחות".
הכלל השני הינו שימוש ב"רצף התכונות". כלי המבוסס על "שיטת הסנדוויץ'" המוכרת ומיושמת בשיחות הערכות עובדים, בשינוי קל.
ככלל, מרבית התכונות לא ניתנות לסיווג באופן חד משמעי כמקדמות או מעכבות אותנו. הסיווג הוא סובייקטיבי ותלוי במינון בו הן באות לידי ביטוי אצלנו. במינון מסוים הן תורמות ובמינון יתר שלהן הן גורעות.
ניתן לעשות שימוש ב"רצף התכונות" כאשר נרצה להאיר את עיניו של העובד בנושאים בהם נדרש שיפור. כיצד נעשה זאת?
נתחיל בתיאור המאפיינים החיוביים של התכונה ומשם נמשיך למקרים בהם התכונה גורעת.
כך, על פי שיטת ה"סנדוויץ'" נתחיל במחמאה (נעשה שימוש במאפיינים החיוביים של התכונה), נמשיך לתיאור המקרים בהם יש לשפר את ההתנהלות ונסיים במחמאה. כמובן שיש להתאים את השימוש בכלי למאפיינים הייחודיים של אותו העובד. הכוונה היא שאותה התנהלות שאנו מבקשים לשפר יכולה לנבוע ממאפיינים חיוביים שונים של התכונה. דוגמא ליישום כאשר התנהלות איטית של עובד נובעת מהקפדת יתר ובדיקת כל נושא אל מול נהלים/ממשקים: "אני שם לב שאתה מקפיד מאוד לעבוד על פי הנהלים, אתה מאוד יסודי וזה בהחלט חשוב ונדרש, יחד עם זאת ישנן פעמים שזה מאריך את זמן הטיפול וגורם לעיכוב מול לקוחות.. "
דוגמא נוספת ליישום כאשר ההתנהלות האיטית נובעת מכך שהעובד מאריך בשיחות עם לקוחות: "רציתי להחמיא לך על יחסי הקרבה שאתה מצליח ליצור עם לקוחות, הקשר הבינאישי חשוב מאוד ותורם לכך שהם חוזרים לרכוש מאתנו מוצרים.. יחד עם זאת חשוב שתשים לב לכך שלעיתים ישנן שיחות שמתארכות מדיי וזה מעכב את הטיפול שלך בשאר הדברים.."
הכללים המתוארים הם אמנם פשוטים אך גורמים להבדל גדול. הם גם ישימים בכל שיחה, בין אם מדובר בשיחה עם חברים או אף עם ילדים.
לסיום, ציטוט של אברהם לינקולן: "טאקט הוא היכולת לתאר אחרים, כפי שהם תופסים את עצמם.."
* מאת פולה סיטון, מנהלת מחלקת אימון עסקי ופיתוח ארגוני בחברת אל על.
