שי שרגל
"חיינו הפכו לאוסף של פרויקטים, בשנים האחרונות בכלל ולאחרונה בפרט. הכל דינאמי ומהיר, מפלגות ומנדטים קמים בתוך כמה חודשים, דברים קורים כל הזמן", כך פתח שי שרגל, בעלים ומנכ"ל חברת RBS Projects, את הרצאתו בכנס הגיוס השנתי שהתקיים שלשום ושמנה קרוב ל-500 משתתפים.
הרצאתו של שי התמקדה בדרך להצלחה מרבית בניהול פרויקטים –פרויקט גיוס עובדים. לפרויקט יש התחלה ויש סוף וכדי לבצע אותו נכון ומקצועי יש להבין שגם ניהול פרויקט הוא מקצוע.
כשברק אובמה ניצח
כדי לדעת לנהל פרויקט בהצלחה בנוסף לניהול נכון של זמן, של אנשים, של תכנון וארגון, יש לדעת לתקשר. תקשורת בעולם ניהול הפרויקטים מתבטאת בהעברת המסר, ולמעשה 90 אחוזים מהפרויקט צריכים להיות מושקעים בתקשורת.
כדי להמחיש איך לתקשר נכון עם הקהל, הציג קטע מתוך נאום הניצחון של ברק אובמה מחודש נובמבר האחרון. אובמה התחיל את נאומו במילה 'תודה', המכוונת לקהל בוחריו. "הלילה אנו צועדים צעד קדימה בזכותכם", המשיך, ולאורך כל נאומו, המתוכנן היטב, לא הזכיר אפילו פעם אחת את המילה "אני". הנאום שלו בו פנה אל בוחריו, שידר אופטימיות ותקווה, שלדבריו של שי שרגל הנם חשובים ומשמעותיים מאוד בעולם הפרויקטים.
בהמשך הרצאתו הציג את עמודי התווך של כל פרויקט: ייזום, תכנון, ביצוע, מעקב ובקרה, תהליכי סגירה. הקפדה על ביצוע שלבים אלה יהוו הצלחה בכל פרויקט.
מדדי הצלחת הפרויקט מתבטאים בתהליכים כגון תכולה, איכות, עלות, לוחות זמנים, ואחת הטעויות הנפוצות של מנהלי פרויקטים היא חוסר זיהוי של בעלי עניין שיכול להכשיל את הפרויקט.
בעלי העניין הם כל אלה המשפיעים או מושפעים מהפרויקט. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לרצות את בעלי העניין, כשיש לקחת בחשבון כי מובן שלא כל מאות האורחים בחתונה יהיו מרוצים. יש למפות ולהבין מהי ההשפעה החיובית והשלילית מהפרויקט, מה רמת המעורבות של בעלי העניין, כאשר ככל שאדם יהיה מעורב יותר כך יהיה לו יותר עניין וגם יותר סיכוי לאי שביעות רצון.
בנוסף, יש להיות מודעים לסיכונים שמכיל הפרויקט (מדד נוסף להצלחת הפרויקט) ומצד שני גם להזדמנויות שבו. הניהול הנכון של הסיכונים והסיכויים מסתכמים במזעור הסיכונים ומקסום ההזדמנויות.
לסיכום הרצאתו הציג שי שרגל שמונה מרכיבים שיש להקפיד עליהם כשנכנסים לפרויקט גיוס ושיבטיחו את הצלחתו:
Leadership – יש צורך לשדר מנהיגות למרות לחץ הזמן שבו שרויים.
Team bilding – חובה לתקשר עם הצוות שעובד סביבנו על המשימה.
Motivation – לכל מנהל פרויקט נדרשת יכולת גבוהה בהנעת עובדים ורתימתם לפרויקט.
Communication – יש לוודא העברת מסרים, ובעיקר לוודא שהעובדים מבינים את תוכנם ואת כוונתם, במטרה שהידע של מנהל הפרויקט יהיה נחלת הכלל.
Influence – יכולת השפעה היא תכונה נדרשת בניהול פרויקט, כדי להתגבר על חסמים. מובן שאין ארגון שאין בו מכשולים, ועל כן לא פעם אנו נדרשים לקבל החלטות ולהיות בעלי השפעה.
Political and cultural awareness – מודעות חברתית ותרבותית הכרחית היא בעיקר בעבודה בארגון גלובאלי. יש שאלות שבארץ מציגים למועמדים באופן חופשי, כשבמדינות אחרות הן אסורות.
Negotiation – יש להתכונן למשא ומתן לאורך כל הפרויקט, הנעשה מול מגוון אנשים כמו ספקים, קולגות ומועמדים. זהו אינו משא ומתן היררכי, אלא כזה שנעשה מתוך יחס של כבוד ושיתוף פעולה, ומתוך הבנה שאתם הולכים לעבוד יחד. רבים מהמועמדים והעובדים יזכרו האם התייחסתם אליהם כאל בני אדם.
