פרויקט גיוס – הצלחה למעשה

גלי קובו, ראש מדור גיוס בויזה כאל, הדגימה בהרצאתה בכנס הגיוס השנתי כיצד ניהלה פרויקט גיוס מוצלח על ידי שימוש בכלים שהציג שי שרגל בהרצאתו מספר דקות לפניה. שי הציג מדדים שונים להצלחת פרויקט, ובבסיסם תקשורת עם השותפים לו ועם הלקוחות שלו.

גלי ספרה כי בויזה כאל מנהלים הרבה מאוד פרויקטים עסקיים, ופרויקט הגיוס היווה הזדמנות עבור מחלקת הגיוס להיות במרכז העסק, ולהראות כיצד מנהלים תהליך גיוס נכון כפי שמנהלים פרויקט נכון.

חשוב: לערב את כל אנשי משאבי האנוש

מה צריך כדי שפרויקט יצליח? אנו כחלק ממשאבי האנוש, יודעים שחלק חשוב בהצלחת הפרויקט הוא המשאב האנושי. על כן כדי שהפרויקט יצליח יש צורך שהמשאב האנושי יהיה מוצלח. מאחר שכבר בייזום הפרויקט עומדים הגדרת המטרות ולוחות הזמנים אותם מגדירים עם בעלי העניין, בשלב התכנון היו אנשי מחלקת משאבי האנוש במקום מרכזי. עמם תוכנן איזה אנשים יגויסו, באילו זמנים ובאילו אמצעים. נדרש גם תכנון העלויות והתקציב הנדרש לפרויקט.

בהמשך סיפרה כי מבחינת ניהול הסיכונים, המשאב האנושי נחשב כסיכון מספר אחת כי אם לא יהיו אנשים, למעשה לא יהיה פרויקט. לכן נדרשה החלטה במה לטפל וכיצד. במהלך התכנון אם נגלה כי נושא ללא תקציב מספיק לא נעמוד בפרויקט, נתכנן ונדרוש תקציב בהתאם כדי שלא יהיו סיכונים שלא נעמוד בדרישה.

מחלקת הגיוס הכינה גאנט גיוס עובדים – כמות גיוסים לפי לוחות זמנים. מתהליך הגיוס ועד ההכשרה וההדרכה של העובדים החדשים.

בשלב הביצוע מתקבלים תוצרי הפרויקט: פרסום מודעות דרושים, ניוד פנימי של עובדים, חבר מביא חבר, מרכזי הערכה, שימוש בחברות השמה וכיוצא בזה.

בסופו של פרויקט 40 אחוז מהעובדים גויסו באמצעות מכרזים פנימיים, כשהחברה נחלה הצלחה רבה בגיוס מערוץ זה. החברה יצאה בקמפיין אדיר, שבסופו זכה אחד העובדים באייפד.

בשלב הבקרה, במהלך כל הפרויקט כל בעלי העניין קיבלו עדכון ודיווח על התכנון מול הביצוע, דיווח שוטף על ההצלחה בגיוסים.

לסיכום, תהליך הגיוס צריך להיות מנוהל כפרויקט לכל דבר. יישום המתודה לניהול פרויקטים בגיוס יאפשרו גיוס מנוהל ומוקפד תוך הקטנת אי הוודאות והקטנת הוצאות הגיוס.

מעורבות מוקדמת של משאבי האנוש וחיבור עסקי שלהם לא רק דואגים למשאבי הפרויקט, אלא גורמים לו גם להצליח. התכנון המוקדם אפשר עמידה ביעדים מעבר למצופה.

בסוף עלתה שאלה מקהל, בנושא משרות שאינן פשוטות לאיוש: מה עושים כשהלקוח – המנהל, מתעקש לקבל רק מועמדים המהווים את הדובדבן שבקצפת וכמובן קשה מאוד להשיג כאלה?

גלי קובו: אני טוענת שכל גיוס לכל תפקיד הוא פרויקט וצריך לנהל אותו כפרויקט, וחשוב לנהל לוחות זמנים מראש. כשנתקלים בקשיים, מחובתנו להיות פרואקטיביים ולהרים דגלים. אם עבר הזמן ואנו לא במקום שרצינו להיות בו, יש להתריע שלמשל לא קיבלנו קורות חיים מתאימים. לפעמים זה כתוצאה מהגדרה לא נכונה של הפרופיל, ולפעמים השכר לא מתאים. אז יש לגשת לכלים המתאימים ולא לתת לזמן לעבור.