פגישת עבודה
אם אתם רוצים לבזבז זמן, קבעו פגישת עבודה! אם אתם מרגישים שאתם מבזבזים מחצית משעות העבודה שלכם בפגישות, אתם לא לבד. חברת Fuze, שמספקת שירותים לפגישות מקוונות, עשתה סקר שלפיו בכל יום בארצות הברית מתקיימות 25 מיליון פגישות. לא בטוח שהיינו סומכים בעיניים עצומות על סקרים של חברות בעלות אינטרס (על פי Business Insider מדובר ב-11 מיליון פגישות ביום, עדיין מספר עצום), אבל כבר נאמר לא פעם שפגישות הן מגורמי בזבוז הזמן הגדולים במשרד ושיש חברות שגילו שאפשר גם אחרת. על כל פנים, די ברור שפגישות אינן תמיד מתדלקות את היצירתיות או משפיעות על התוצאות העסקיות.
ההנהלה הבכירה מוציאה כ-50% מהזמן שלה בפגישות ו-15% מזמן הארגון הכולל מוקדש לפגישות. אילו הפגישות היו ניצול טוב של הזמן, הן לא היו סוגיה לדון בה. אך כאשר הפגישות אינן תורמות לתפוקה הן יותר מבזבוז זמן, הן גם בזבוז כסף – על פי Business Insider האמריקאים מוציאים בכל שנה 37 מיליארד דולר על פגישות, ששליש מהן אינן פורות.
איך תדעו אם פגישה שווה את המאמץ? על פי ג'ן האבלי לוקוולדט מ-PayScale פגישה טובה מקיימת לפחות אחד מהבאים:
• היא מעבירה החלטות או מידע שלא היו יכולים להתקבל או להיות מופצים בשום דרך אחרת, כמו דוא"ל למשל.
• היא מאפשרת שיתוף פעולה בקנה מידה שלא ניתן להשיגו באמצעים רשמיים פחות מפגישה או ישיבה.
• נבדקים בה יעדים והיא מאפשרת למשתתפים לבדוק שהם "על אותו דף".
איך תדעו אם פגישה היא בזבוז זמן, או לכל הפחות אינה ניצול טוב של הזמן? אלה הסימנים שמציינת האבלי לוקוולדט:
• הפגישה ארוכה יותר מכפי שהיא אמורה להיות בשל תרבות ארגונית שבה מצפים לפגישות הנמשכות שעה (או חצי שעה או שעתיים).
• המשתתפים אינם מעורבים ואפשר לראות זאת כאשר הם מתעסקים בטלפונים שלהם או בוהים בחלל.
• אין בפגישה שום אג'נדה ולא נקבעת שום תוכנית פעולה כאשר היא מסתיימת.
פגישות אמורות להיות מנוע לתפוקה בארגון. אבל מה שאמור להיות הדרך שבה אנשים יעילים נפגשים, לדון ברעיונות, לדבר על בעיות, להתגבר על מכשולים ולהניע תוצאות, במקרים רבים אינו כזה. פגישות רבות מסתכמות במשהו כמו צ'אט במדיה החברתית – אנשים מדברים, הרעיונות מתפוגגים ושום תוצאה אינה נולדת. כאמור, ההנהלה הבכירה מוציאה מחצית מהזמן שלה על פגישות. מנהלים מדרג הביניים מוציאים עליהן 35% מזמנם. אנשים מבלים ארבע שעות בשבוע בהתכוננות לפגישות. עוד כמה נתונים:
• בכירים רואים ב-67% מהפגישות כישלון.
• 92% מהנסקרים הודו שהם עושים מולטיטסקינג בזמן פגישות, מה שאומר שהם לא שם עם מלוא תשומת הלב שלהם.
• 41% עושים מולטיטסקינג "לעתים קרובות" או כל הזמן במהלך פגישות.
• 69% בודקים דוא"ל בפגישות.
• 49% עושים עבודה שאינה קשורה לפגישה בזמן הפגישה.
• כאשר משתתפים בפגישה אנשים ממיקום אחר באמצעות טכנולוגיה, הם אינם מעורבים כי רוב המסרים שלנו מועברים באמצעות שפת גוף.
אז איך מייעלים פגישות?
• לפני פגישה שואלים שלוש שאלות: האם הפגישה הכרחית או יש דרכים אחרות להשיג את המטרה שיגזלו פחות זמן מהעובדים? מי באמת צריך להיות נוכח? מה אני צריכ/ה לעשות כדי שהפגישה תהיה ממוקדת ואינטראקטיבית?
• קוצבים להן זמן קצר יותר – מקסימום חצי שעה.
• קובעים ציפיות ברורות שיכללו בחומר ההכנה.
• שולחים את החומר מראש כדי לנצל את הפגישה לדיונים.
• מתחילים ומסיימים בזמן.
• מונעים מונולוגים ארוכים על מנת לשמור על מעורבות כל המשתתפים.
• נשארים ממוקדים. נושאים משיקים שומרים לדיון בדוא"ל או ברשת החברתית של הארגון.
• מתעדים נקודות מפתח ומשימות ושלחים למשתתפים בתום הפגישה.
