הדרכה מונעת
אתם יודעים זאת כעובדים: עד שלא תשתלבו בעבודה, עד שהזמן לא יעשה את שלו, לא תדעו מה החסרונות של התפקיד ושל הארגון. מובן שלכל ארגון יש את נקודות התורפה שלו, ואין מקום מושלם לעבוד בו. כך כאשר הנכם מגייסים עובדים, גם אם הניסיונות לשווק את המשרה למועמד יצליחו, הוא לא יוכל באמת לדעת איך יהיה לעבוד בו: איך העבודה, מהן שיטות העבודה, עד כמה ארוכות הבירוקרטיות, איך החברה מתמודדת עם לקוחות חריגים.
מסיבות של חיסיון כאלה ואחרות ברוב ראיונות העבודה המראיין אינו מפרט את שיטות העבודה, אלא מתאר באופן אמורפי בלבד את אלך הדברים במשרד.
באחריות המנהל, באחריות ההדרכה
נקודת תורפה של תפקיד או של ארגון יכולה להתבטא בנושאים שונים: נוהל עבודה מורכב שקשה לעמוד בו, לקוח בעייתי במיוחד, כשל בתקשורת שפתרונו מבושש לבוא, מחסור באמצעים טכנולוגיים (כגון תוכנה יעילה), לקוחות חריגים ומאתגרים וכיוצא באלה.
היעדר הדרכה מסודרת הכוללת היערכות למצבים חריגים וקשים בעבודה, עלול להבריח עובדים טובים לחברות אחרות. לחילופין, העובד המופתע יביא לקליטה איטית שלו בחברה, וגם לאחר שישתלב הוא יתקשה להתמודד.
העובד מגיע ליומו הראשון בעבודה שמח וטוב לב בדרך כלל. במקרה של ארגון הדואג לתוכנית חניכה והדרכה מסודרת לעובד חדש, הוא יקבל רקע כללי על הארגון, על משימותיו במסגרת התפקיד, ובאופן הדרגתי הוא יכנס למים בעזרתו של חונך. מובן שבמסגרת ההדרכה והחניכה אפשר לדבר על הכל. אך ברוב המקרים הכשלים ונקודות התורפה אינם באות לידי ביטוי עד שהעובד לא פוגש אותם בעצמו.
יעל, לדוגמא, מצא עבודה בחברה גדולה בתקופת הלימודים באוניברסיטה. עבודה נוחה לכל הדעות, משום שהיתה גמישות מירבית בשעות העבודה שהתאימה מאוד לסטודנטים. כשעברה הדרכה קצרה, השתלבה בתפקיד בעזרת חונך. לאט לאט הבינה יעל כי הדברים אינם כפי שחשבה שיהיו. תהליכי העבודה היו סבוכים. הארגון לא החזיק תוכנה יעודית לסוג העבודה שהיה עליה לבצע, אלא עבדו עם ניירת באופן ידני ועם מעט קבצי אקסל. הדבר הביא לכך שיעל, במשך זמן רב, התקשתה לבצע את העבודה באופן עצמאי, ובשל כך אף גם הבונוסים אחרו לבוא.
יעל ידעה שהיא לא היחידה שמרגישה כך: בכל יום נתקלה בעובד אחר שהתמודד עם הבעיה, ובכל חודשיים נערכו ישיבות צוות סוערות שדנו בשיפור והתייעלות. בישיבה עלו גם סוגיות בעייתיות שחוזרות על עצמן עם לקוחות. ישיבות הצוות הביאו פיתרונות של ניסוי ותהייה. בכל פעם ניסו לשנות אבן דרך בנהלי העבודה, אז הדברים לא זזו לכיוון הנכון.
גם החונך שלה סיפר שעובדים רבים עזבו ועברו לעבוד בחברה אחרת, אומנם בתחום שונה אך העבודה שם נגישה יותר, ידידותית יותר.
נכון, הפיתרון האופטימלי הוא לרכוש תוכנות, לגייס כוח אדם נוסף. אך עד אז ומעבר לכך שבמקרים רבים הדבר לא מתאפשר כלכלית, חייבת להיות מודעות מצד המנהל ומחלקת ההדרכה של הארגון: תוכנית ההדרכה של העובד חייבת לכלול גם את הצד הלא נעים של העבודה. היא חייבת לכלול הכנה של העובד, וסימולציות של מקרים. על תוכנית ההדרכה לכלול, בעזרתו של המנהל, את המקרים הסבוכים שהעובדים מתמודדים מולם יום יום. וכן את ההתמודדות עם מקרים חריגים של לקוחות.
תוכנית ההדרכה והחניכה לעובד חייבת לכלול הצפה של הבעיות, ומתן פתרונות. אם במקום העבודה שלו עובדים עם אקסל במקום בתוכנה יעודית – תוכנית ההדרכה תכלול גם הדרכה על אקסל – על הפעולות המסוימות שיהיה עליו לבצע. כאשר עובד מגיע מוכן לעמדת העבודה שלו, הוא יהיה מוכן נפשית להתמודדות עם הצד האפור של העבודה.
החלה ההרשמה לכנס ההדרכה השנתי – מידע נוסף על הכנס ניתן לקבל בדף הכנס – כנס הדרכה
