ניהול משימות
הרצון להצליח בעבודה, דוחף אותנו לנסות לעשות הכל. להשלים את כל המשימות ללא תעדוף ולהספיק לסיים את כל הפרויקטים בזמן. פעמים רבות, זו טעות שתוביל דווקא לחוסר פרודוקטיביות.
דמיינו מצב בו איש מכירות בחברה מנסה למכור מוצר ל- 10 לקוחות. כבר בתחילת הדרך יש לו מושג סביר לגבי מי מהלקוחות האמורים יהיה פוטנציאלי לסגירת מכירה ומי מהם בא בעיקר כדי להקשיב ולקבל מידע נוסף שיוכל לתייק בקלסר הספקים שלו.
לו איש המכירות היה מכין לעצמו טבלה עם ניקוד לגבי מידת הפוטנציאליות של כל לקוח, הוא יכול היה להתמקד בשלושת הלקוחות הפוטנציאליים ביותר לסגירה ולוותר על היתר. כך, אם היה סוגר שלוש מכירות, הוא היה מגדיל את ההצלחה שלו באופן משמעותי. לעומת זאת, כשהוא מתפזר לכל עשרת הלקוחות הוא מבזבז משאבים וזמן "יקר" (תרתי משמע) וכנראה שהאנרגיות והזמן שלו שנחלקים ל- 10 במקום ל- 3, מורידים את הפרודוקטיביות בכל התנהלות המכירה שלו.
לאנשי משאבי אנוש ולעובדים בכלל, יש המון משימות ונושאים לטיפול. לפעמים, הדרך היחידה להמשיך ולהיות פרודוקטיבי ולהצליח להשיג הצלחה במרבית המשימות, היא פשוט לוותר מראש על חלקן.
אם המשימות נראות אינסופיות ומכניסות את העובד למצב מתמיד של הצפה, הפרודוקטיביות נפגמת.
אז יש שלושת אפשרויות לעובד:
1. לנסות בכל זאת לעשות הכל.
2. לא לעשות כלום.
3. לתעדף משימות ולהתחיל לוותר על חלקן.
אפשרויות 1 ו- 2 אינן מציאותיות. אי אפשר לעשות הכל, וודאי שלא מקובל לא לעשות כלום, בעבודה.
הדרך הטובה ביותר לעמוד במשימות מבלי להיות "המומים" וכנועים ללחץ, היא לוותר על מה שפחות חשוב.
כדי להצליח במשימות החשובות ביותר (כגון: גיוס עובדים, שימור עובדים, הכשרה ופיתוח, וכד'), יש לוותר על המשימות הפחות קריטיות (כגון: יצירת תכנית רווחה לעובדים לשנתיים הבאות). את תכנית הרווחה אפשר להתחיל לתכנן לקראת סוף השנה או קרוב יותר למועד הפעילויות, ולא עכשיו כשהזמנים לחוצים והמשימות רבות.
כדי להיות פרודוקטיבי, בדוק את רשימת המשימות שלך
ראשית, בדוק את רשימת המשימות שלך. הכן רשימה של כל המשימות המתוכננות הקרובות, ראית משימה שתוכננה מספר פעמים ולא בוצעה? ככל הנראה היא לא קריטית דיה כדי לבצעה. לדוגמה, לרכוש עציצים למשרדי העובדים – זה אולי משהו נחמד שחשבת עליו לפני מספר חודשים או שנה והחלטת לבצע, אך אם לא עשית זאת עד עכשיו, זה הזמן לשאול את עצמך את השאלה: האם אני באמת צריך לעשות את זה?
אם התשובה היא "לא", השלך את המשימה הזו מהרשימה שלך. וודאי שיש כמה פעילויות בחיים שאתה חייב לעשות, כגון טיפול בשכר, התעדכנות בדיני עבודה חדשים, וגיוס מנהל צוות. אך יש הרבה דברים בחיים שלא יהפכו עולמות במידה ולא יקרו, או שלא יקרו בקרוב. על חלקים רבים בחיים שלך יש לך שליטה רבה יותר ממה שאתה חושב.
במקום לנסות להכריח את עצמך כל הזמן לעשות דברים שאתה לא רוצה לעשות, או שאינם הכרחיים, פשוט וותר עליהם. ללא המשקל הרגשי והעומס הנפשי של ריבוי משימות שאינן הכרחיות, הזמן והמשאבים שלך ינותבו לטובת הדברים שמוכרחים לעשות. כך תהיה הרבה יותר חופשי להתקדם במהירות עם הדברים שאתה באמת רוצה וצריך לעשות.
