ארגון מחלקת משאבי אנוש
האביב הגיע ואיתו ניחוח ההדרים ואווירת השינוי. מרבית העובדים בחופשה ואם אתם נשארים לעבוד בחול המועד, יהיה לכם יותר זמן ושקט כדי לעשות סדר במחלקת משאבי אנוש.
מנהלי משאבי אנוש רבים עובדים גם בחול המועד, גם אם מדובר בימי עבודה מקוצרים או עבודה בחלק מימות השבוע. זה הזמן שלכם לארגן את המשרד ולהיערך לסוף החופשה כאשר העובדים ישובו מהעבודה ותצטרכו להתחיל מחדש בגיוסים, משכורות, הטבות, הכשרות ועוד.
להלן מספר טיפים לארגון מחלקת משאבי האנוש בחול המועד:
עבודה ללא ניירת
את מרבית הנתונים במחלקת משאבי אנוש ניתן כעת להעביר מנייר לדיגיטל.חול המועמד הוא הזמן הטוב ביותר למעבר מסודר ויעיל לתוכנות הדיגיטליות. כעת ניתן לאסוף ולאחסן אלקטרונית את כלל הנתונים. אחסון מידע בדרך זו יכול לעזור, פשוטו כמשמעו, לנקות את שטח המשרד שלך תוך ניקוי וריענון התהליכים שלכם על ידי כך שיהיה קל בהרבה לארגן ולאחזר נתונים. אם עדיין לא התחלתם להמיר את קובצי הנייר שלכם לאתרים דיגיטליים, בצעו זאת בעדיפות ברשימת הניקיונות שלכם באביב.
ניקוי הקבצים הישנים
חברות נדרשות לשמור על תיקי עובדים ויישומי מועמדים למשך זמן מסוים (בדרך כלל שלוש שנים לאחר סיום עבודת העובדים, השנה אחת לאחר פניות לעבודה). בעוד שחוקים אלו יכולים להגן על המעסיקים במקרה של תביעה, הם יכולים גם לגרור מאות מסמכים של קבצים עובדים ישנים. האביב זה הוא הזמן המושלם לבדוק את התאריכים ולטהר את המערכת של כל הקבצים הישנים.
אם אתה מאחסן את הקבצים שלך באופן אלקטרוני, טיהור קבצים ישנים יכול להיות תהליך פשוט שלוקח רק כמה קליקים. אם לא, תוכל להמיר את קבצי הנייר הללו לתוכנות דיגיטליות. אם הקבצים שאתה מוחק הם ע"ג נייר או בדיגיטל, כך או כך הקפד לנקוט אמצעי זהירות ואבטחה ולמחוק את המידע בדרכים המתאימות.
עדכון מדריך העובדים שלך
ספרי עובדים צריכים להיות מעודכנים לפחות פעם אחת בשנה, כך שהם יישארו רלוונטיים. הספרים מעודכנים במידע כתוב על החברה, מדיניות החברה והנהלים, ויש לפרט במדריך גם את תרבות החברה, החזון והמשימה. בעת סקירת מידע זה, ודא כי מדיניות החברה תואמת את כל החוקים שהשתנו בשנה האחרונה. תוכלו להפוך את הספר הכתוב לדיגיטלי, כך שיהיה זמין ונוח יותר לשימוש לכל העובדים בהמשך.
הערכת תאימות משאבי אנוש
בהתאם למדינה ולעיר שבה אתם פועלים יש כנראה חוקי עבודה שיש לפעול לפיהם. לדוגמה, בארצות הברית, כרזות עם מידע מפורט לגבי פיצויי עובדים, חוקי עבודה וחוקי FMLA יש להציב במקומות בולטים כדי להיות מתואמים לחוקי חוקי משרד העבודה. טפסים ומסמכים הדרושים להרשאות HIPAA, הודעות COBRA ועבודה משפטית צריכות להיות מאורגנות היטב ונגישות.
הכנה לחופשות עובדים
עובדים רבים לוקחים חופשות במהלך חודשי האביב והקיץ, כך שהאביב הוא זמן טוב כדי לוודא שאתם ערוכים ומוכנים לחופשות העובדים הבאות. אם אתם עובדים עם מערכת טובה ואיכותית לניהול חופשות עובדים, בחינת ואישור הבקשה מראש יוכלו להקל על הלחץ של העובדים ושל ואנשי משאבי האנוש. אם אין לך מספיק צוות כדי לכסות את החופשות, עכשיו זה גם זמן טוב לבדוק את שיטות הגיוס של צוות העובדים שלך.
