ניצן רון, מנהל תחום הגיוס בורינט, נבחר לשאת הרצאה בכנס קהילת הגיוס 2015 (4 בפברואר). את ההרצאה שלו, בפני פורום של מאות משתתפים, הוא החל בסיפור האישי שלו עם כניסתו לתפקיד. ניצן רון: "כשנכנסתי לתפקיד הסבירו לי שאצטרך לרוץ מרתון בספרינטים. מה הכוונה שעומדת מאחורי המשפט הזה? לאור הצמיחה שהחברה עוברת נוצרו צרכים לבניית מבנה ארגוני חדש במחלקת הגיוס, לבנות ולהבנות מתודולוגיות, תשתיות חדשות ועוד… אבל את כל זה אנחנו לא הולכים לעשות בוואקום או בחדר סגור אנחנו הולכים לעשות זאת תוך כדי שאנו מגייסים הרבה מאוד עובדים חדשים!"
אז איך גדלים כל כך מהר, ומתקדמים כל כך מהר, ומגייסים כל כך מהר (וחכם)?
לדברי ניצן רון, כאשר אנו ניגשים למשימה כזו, אנו חייבים להתחיל בעבודה על Workforce Planning. צריך להסתכל החוצה: על איך נראה הברנד שלנו? מה חברות אחרות מציעות? מה קורה בחוץ בהיבט של טרנדים? הסכמי אי תחרות? מה קורה באוניברסיטאות כיום? איך מתמודדים אל מול אוכלוסיות של יוצאי יחידות טכנולוגיות מיוחדות, תחרות ועוד.
ההסתכלות פנימה אל תוך המחלקה הארגון שלנו, לדברי רון, גם היא קריטית לבניית תוכניות העבודה. ניצן רון: "אנחנו משאבי אנוש וגיוס חייבים להיות שותפים עסקיים. אנחנו חייבים להבין מה המשמעות העסקית שעומדת מאחורי הגיוסים שלנו. מה המשמעות הארגונית-עסקית של אי-הצלחה או עיכוב בגיוס כזה או אחר. על מנת לעשות זאת בצורה הטובה ביותר אסטרטגיית הגיוס חייבת להיגזר מאסטרטגיית הארגון ואסטרטגיית החטיבות והיחידות המרכיבות אותו. אחרי שמבינים את כל זה (החוצה ופנימה) ניתן לבנות את האסטרטגיה והיעדים של מחלקת הגיוס: כמות הגיוסים הצפוייה, חלוקה לפי רבעונים, פרופילי הגיוס השונים, האם מגייסים לשם צמיחה עסקית? צמיחה טכנולוגית? ספסל ניהולי וסקססורים ועוד."
תהליך הגיוס ואיתור צווארי הבקבוק בורינט
ניצן רון: "הדבר הבא שעשינו הוא בחינת תהליך הגיוס על מנת לנסות ולזהות מראש את צווארי הבקבוק שיהוו בפנינו אתגר. אתגר ראשון טמון בכמויות הגדולות של קו"ח שיגיעו – פתרון אפשרי היה הרחבת הצוות של מרכז הגיוס, פתרון נוסף היה חיבור לשותף השמה שיהווה כול חיצוני נוסף שיתמוך בכך.
מעבר לכך, היה ברור לנו שיש צורך בהרחבת ה-Pipeline וכדי לעשות זאת הוספנו פונקציה של Talent Sourcer שתרחיב את מעגל המועמדים שלנו דרך פנייה למועמדים פאסיביים (שלא מחפשים עבודה) בלינקדין ובמקורות אחרים. לאחר שצוות מרכז הגיוס העביר קורות חיים למנהל המגייס ייתכן צוואר בקבוק נוסף – החברה בצמיחה והמנהל המגייס עסוק מאוד בדברים נוספים הקשורים לעבודתו ולצמיחה הארגונית. האם יש לו זמן לסנן קורות חיים? האם יש לו זמן למזמן מועמדים? (בורינט האחריות על הגיוס נוצרת דרך שותפות בין הגורמים המגייסים למנהלים הרלוונטיים). אז לקחנו על עצמנו חלק מהזימונים ויצרנו תהליך בחלק מגיוסי המאסה בו קורות החיים לא עוברים דרך המנהלים."
צוות הגיוס מתחלק לשניים – סורסינג ותהליך
כיום פועלים במחלקת הגיוס שני צוותים במקביל. צוות מגייסות שמנהלות את תהליך הגיוס מא' עד ת' ומטפלות כל אחת במספר רב של תקנים פתוחים בו זמנית. הצוות השני הוא הוא צוות הסורסינג אשר מחולק ל-Talent Sourcer אשר מטפלת בגיוסים בכירים ואסטרטגיים. וצוות מרכז הגיוס אשר אחראי על סינון קו"ח, ראיונות טלפוניים, זימונים והנעת המנהלים המגייסים לפעולה.
ניצן רון: "יצרנו את תחום ה-Talent Sourcing בורינט על מנת להגיע לפרופילים המיוחדים שקשה למצוא…. רק 20% מהשוק מחפש עבודה. מתוך שאר ה- 80% שלא מחפשים עבודה באופן אקטיבי, 60% עלולים להסכים לשקול הזדמנות אם זו תיחשף בפניהם. פנינו למעל 1000 מועמדים פסיביים וכ-250 מתוכם נוספו לתהליך הגיוס שלנו. ללא ה- Talent Sourcing לא היינו מגיעים למועמדים הללו או לפחות היה לנו קשה יותר, והחשיבות עולה כאשר מבינים שאלו הם המועמדים למשרות האסטרטגיות והבכירות בארגון."
גיוס והדרכה חברו יחד כדי לתת פתרון לאתגר הגיוס
ניצן רון: "כאמור, כדי לעמוד במשימה היינו צריכים לייצר גם שיתופי פעולה עם גורמים שמחוץ למחלקת הגיוס. דוגמא לכך היא שיתוף הפעולה שיצרנו עם מחלקת ההדרכה שלנו. הבנו שיהיה מאתגר להביא הרבה מועמדים "מושלמים" עם ניסיון טכנולוגי בתחומים כמו Cyber ו-Network Security ויחד עם המנהלים עלינו על פתרון יצירתי. אנו נביא מועמדים ברמה מאוד גבוהה עם פוטנציאל טוב ויכולות למידה גבוהות אך שחסר להם איזשהו X פקטור שצריך לתפקיד ומחלקת ההדרכה תבנה הכשרות מותאמות וייחודיות שישלימו לעובדים החדשים את ה-X פקטור. בצורה זו, קיבלנו את ה"מועמד המושלם".
הדרך הזו הביא ערך מוסף בכל מיני רמות: המיתוג של ורינט כארגון שמכשיר עובדים בתחומים מאוד אטרקטיביים כמו סייבר, הזמן לגיוס העובדים מתקצר וזה מאפשר גם לקבל מועמדים פנימיים מתוך הארגון שייתכן ובפרופיל הקודם פחות התאימו לדרישות המשרה".
איך הופכים את המנהלים המגייסים לשותפים לתהליך?
בורינט הבינו שהמנהלים המגייסים חייבים להיות שותפים ושצריך לייצר שפה אחידה בין כל בעלי העניין שקשורים בגיוסים. כדי לחבר את מנהלי הגיוס, מחלקת הגיוס בנתה תוכנית של סדנה למנהלים מגייסים בת יומיים שבה נעשה יישור קו ותיאום ציפיות לקראת הגיוסים ובה המנהלים המקצועיים קיבלו כלים והדרכה מאנשי הגיוס. בשנה האחרונה התקיימו 3 סדנאות, שבהן השתתפו יותר מ-50 מנהלים. ניצן רון: "בנות צוות הגיוס שלנו העבירו את הסימולציות והעבירו למנהלים כלים שיעזרו להם לשפר את תהליך הגיוס, לטפל בצווארי בקבוק וליישר קו בין כולנו. היה חשוב לנו לקחת את זה קדימה מהמקום, מהצרכים ומהשיח שלנו."
אירועי גיוס בורינט
מעבר לירידי התעסוקה החיצוניים באוניברסיטאות ובמקומות אחרים, ורינט מקיימת יריד גיוס פנימי שנועד לעורר מודעות אצל העובדים כדי להניע אותם להביא חברים. ניצן רון: "עשינו טיזר עם שקישר את התוכנית "חברים" עם תוכנית חבר מביא חבר. בנינו ביתן עם מסך גדול שבו התחלפו כל המשרות שקיימות בארגון. בבוקר היינו ממוקמים בכניסה למבנה, ליד המעליות על מנת להגיע לקהל עובדים רחב. בצהריים היינו ליד חדר האוכל – איפה שהעובדים היו, שם גם אנחנו היינו. הסברנו לעובדים למה כדאי להם להביא אלינו חברים, לימדנו אותם כיצד לפרסם ולהגיע גם למכרים דרך הלינקדין וחילקנו מתנות שיזכירו את האירוע לעובדים גם אחרי שהוא ייגמר".
"מי מכיר את המושג לינקדאין-פרטיז [מסיבות לינקדאין]? המטרה שלנו הייתה להפוך לארגון מגייס, להפוך את המנהלים שלנו למנהלים מגייסים וצוותים מגייסים. לקחנו בעלי עניין שונים בארגון: מנהלים מגייסים, יחידות מגייסות ויוצאי יחידות טכנולוגיות, והעברנו אותם סדנה פרקטית במטרה ללמד אותם איך לפרסם מודעה בין החברים ובקבוצות, איך ממליצים על מועמד בלינקדין ואיך מבצעים חיפוש בוליאני. הגענו למצב שבו מנהלים אמרו "מצאתי מועמד מעולה, בואו נראיין אותו ונקבל אותו לעבודה!"
אי אפשר לעשות הכול לבד!
גם ארגון גדול עם מחלקת גיוס גדולה שצריך להתמודד עם אתגרים גדולים כאלו צריך לעיתים להסתייע בעזרה מבחוץ. חברות השמה הן פרטנר לגיוס ולכן בורינט משתמשים בשם "שותפי השמה" ולא "חברות השמה". ניצן רון: "זה נכון שכמו ארגונים אחרים הורדנו את אחוזי העובדים החדשים שסגרנו דרך מקור הגיוס של חברות ההשמה אך בו זמנית גם יצרנו מולם שותפות אמיתית: צמצמנו את הכמות של החברות שעבדנו איתן על מנת שנוכל להקדיש יותר קשב גם לצרכים שלהן, קיימנו מולן שיחות שבועיות, הזמנו אותן לשיחות עם המנהלים שלנו במשרות האסטרטגיות ועוד".
ימי גיוס במתכונת של יום פתוח
זהו מודל שפותח בורינט על מנת לעמוד אל מול צורכי גיוס המאסה. במסגרת יום גיוס, מזומנים 15-20 מועמדים לחברה. ניצן רון: "אנו לא מדברים על מרכז הערכה!". המועמדים שמוזמנים לארגון מגיעים לקבלת פנים בחברה בו מוצגים הארגון, החטיבה הרלוונטית והתפקיד (שמוצג על ידי המנהל המגייס). לאחר מכן מתקיים מבחן מקצועי מסנן, שנבדק על ידי המנהלים המגייסים בזמן שהמועמדים מחכים בהפסקת בראנץ' ומינגלינג. אלו שעוברים את המבחן עוברים לשלב הראיונות, ראיונות מקצועיים וראיונות משאבי אנוש.
ניצן רון: "בדרך זו, תוך פחות משבוע מהרגע שכף רגלו של המועמד דורכת בורינט הוא כבר עם הצעת שכר. אנו מגייסים בין 1-2 מהמועמדים הטובים ביותר באותו יום… עשינו עד כה מעל 30 ימים פתוחים והצלחנו למשוך מעל 450 משתתפים לימים מסוג זה!"
"היום אנחנו ארגון מגייס!"
ניצן רון: "לסיכום, אני שמח לומר שכיום ניתן לקרוא לורינט "ארגון מגייס". מבחינת התוצאות: גייסנו מעל 300 עובדים חדשים לארגון, הקטנו את זמן הגיוס הממצוע בכ-30 יום בשנה האחרונה. הקטנו את כמות העובדים שהגיעו דרך מקור הגיוס של חברות ההשמה, הורדנו את עלויות הגיוס של הארגון. וסופו של דבר, ואולי הכי חשוב, צוות הגיוס קיבל הוקרה מהביזנס וחלק מהמגייסות קיבלו הוקרה והצטיינות מהיחידות שלהן – זו הייתה ההוכחה שהצלחנו באמת לתרום לארגון ולהיות שותפים אמיתיים לביזנס."
למידע על כנס משאבי אנוש, שיתקיים במהלך יומיים רצופים בחודש מרץ 2015, הנכם מוזמנים לעמוד הכנס בו ניתן גם להירשם ולהבטיח את מקומכם. לחצו כאן
