כדי להקצות עבודה בדרך הנכונה, חשוב להבין מהי סמכות, באופן ספציפי יותר, שלושה תחומי סמכות שיהיו לאדם שאדם שמקבל את המשימה: 1. לקבל החלטות בנוגע לעבודה 2. להשתמש במשאבים 3. לפתור בעיות. לשם כך תצטרכו לקבל כמה החלטות חשובות על איזו סמכות, מזו שמצויה בידיכם, תוותרו, מתי ולמה. טייסי מ. ביהאם וריצ'רד. ס. וולינס, מנכ"ל וסגן נשיא בכיר (בהתאמה) ב- Development Dimensions International מציעים ב- ארבע קטגוריות שצריך לקחת בחשבון כאשר מאצילים סמכויות. לפניכם הטיפים שלהם, כפי שפורסמו באתר משאבי אנוש Fast Comapny:
1. שמרו על המשימה. החזיקו בסמכות ובאחריות בטיפול במשימה. סביר ביותר שתשמרו על המשימה כאשר היא נמצאת באופן בלעדי בתחום האחריות שלכם, למשל בעיות בביצועים שיכולות לאיים על התוצאות של הקבוצה (רוב הדברים שקשורים לסוגיות אישיות צריכים להישאר שלכם). נוסף על כך, אתם תרצו לשמור על המשימה כאשר אחרים אינם בעלי הכישורים המתאימים או אינם יכולים לעמוד בדד-ליין.
2. האצילו את ייצור הרעיון. הקצו סמכויות של יצירת רעיונות או חשיבה במצבים שונים. האצלת סמכויות בדרך זאת מתאימה כאשר אתם רוצים ליהנות מהיתרונות של המומחיות וההשקפה של אנשים אחרים, או כאשר אתם רוצים לבנות מחויבות באמצעות רתימת אנשים שיושפעו מהרעיונות או מההחלטות שייוצרו. אל תהפכו את זה לתרגול ריק מתוכן! אם אינכם מוכנים לקבל את הרעיון שיעלה, אתם תעבירו את המסר שאתם אינכם בוטחים באנשים שלכם. לא רק שזה מוריד את המוטיבציה, אתם גם תאבדו חלק מהקרדיט שלכם.
3. האצילו את המשימה. הקצו אחריות להשלמת משימה מוגדרת היטב שיש בה סמכות מועטת של קבלת החלטות או שאין בה סמכות כזאת כלל. במקרה כזה אתם כמנהיגים תשמרו על יישום הרעיון, אבל פשוט תאצילו את הפעילות הנדרשת להשלמת המשימה. אלה הן משימות מהסוג שחייבות להיות מבוצעות לפי הספר אך מציעות לחברי הצוות הזדמנות להתנסות במשהו חדש. לדוגמה, אם העסק שלכם נמצא תחת פיקוח צמוד, אתם יכולים לנצל את האצלת הסמכויות מהסוג הזה, עם קווים מנחים ברורים, על חבר או חברת צוות חדשים לכמה פרויקטים.
4. האצילו את הסמכות. האצילו סמכות להשלמת משימה מוגדרת היטב שכוללת קבלת החלטות מוגדרת. זה כבר משהו גדול. כאשר לאחרים יש את הכישורים לקבל החלטות גדולות יותר או שהם יכולים לבצע את המשימה עם מעט אימון, אז זוהי הזדמנות מושלמת להאציל סמכות לכל המשימה. לדוגמה, במקום שאתם תכניסו חבר או חברת צוות חדשים לניהול פרויקט, למה שלא תתנו לשני מנהלי פרויקט בכירים להעביר את ההכשרה? בסופו של דבר האדם החדש יעבוד צמוד לראשי הצוות בכל מקרה, וזה יעזור לבנות את היכולות שלהם ביחד.
