ניהול ישיבות
מי מאתנו לא מכיר את החוויה המפוקפקת של ישיבת מנהלים/ עובדים מלאת צעקות, שבה חלק מהמשתתפים מתוסכלים כי קולם לא נשמע, ובנוסף הזמן אינו מספיק בשביל לעבור על כל הנושאים.
במהלך שלושת העשורים האחרונים דובר רבות על היתרון של עריכת ישיבות בארגון. בשנים האחרונות הנושא שעולה על הפרק, לצד חשיבות הישיבה, הוא עלות הישיבה. כמה היא עולה לארגון? שעות עבודה יקרות שבהן המנהלים ובעלי מקצועות הליבה יושבים להם סביב שולחן עגול ומתדיינים במקום לשבת במחלקה שלהם ולקבל החלטות או להוציא החלטות לפועל.
הארגון מתחיל לשים דגש גדול יותר על מדידת כל פגישה (במובן של ROI): מה כל אחד הביא לישיבה? האם היא הצדיקה את עצמה? האם הפורום שהתכנס היה מצומצם או רחב מדי? האם הוא אפשר לכולם להביע את דעתם? האם הוא היה רחב מידי ופתח פתח לוויכוחים מיוחדים? האם ניתן היה להגיע למסקנות ותובנות באותה ישיבה? האם משתתפי הישיבה למדו משהו חדש או האם הם הביאו לשולחן משהו חדש?
מאמרים, ספרים הרצאות וימי עיון שלמים הוקדשו לנושא הישיבה: איך מתכוננים לישיבה? איך מנהלים ישיבה נכון? איך מתמודדים עם נושאים לא צפויים שעולים בישיבה והאם צריך לתת מענה לנושאים שאינם מופיעים באג'נדה? מי מנהל את הישיבה? מי מסכם אותה? מי מקבל את סיכום הישיבה? אחד הנושאים המשותפים לכל ארגון שבו ישיבות מהוות חלק מרכזי בשגרת הארגון הם: ניצול מרבי של הזמן והגברת המוטיבציה של כלל המשתתפים לתת את המקסימום בכל ישיבה מחדש:
פתרון טכנולוגי פשוט דוגמת MeetingSphere מאפשר לארגון לקחת את הישיבה צעד אחד קדימה. מיטינג-שייר היא דוגמה לתוכנה הנמצאת כיום על המדפים ומשמשת ארגונים לניהול ישיבות. המטרה המיידית של הכלי הזה הנה להוות פלטפורמה לתקשורת מידית וסימולטנית. כך למעשה, כל משתתף בישיבה מחובר באמצעות מחשב או טאבלט לממשק מיטינג-שייר וזה מאפשר לו להקליד את האימופטים שלו – רעיונות, עובדות ושאלות, במקביל לחבריו בישיבה. הכלי הפשוט הזה מאפשר בעצם לכל משתתף לקחת חלק אקטיבי בישיבה, תוך ניצול מקסימלי של זמן. המשתתף לא צריך להמתין עד שמנהל הישיבה ייתן לו זכות דיבור או עד שיגיע תורו בסבב. הוא לא יצטרך להתפרץ לדבריו של עמית או להרים את כולו כדי שדעתו תישמע. ומה שחשוב יותר היא העובדה שהמשתתפים בישיבה אינם חוששים מפני:
– הסיכוי שאדם אחר יעלה טיעון, מידע חדש או רעיון חדש (שגם הם חשבו עליו) כמה דקות לפניהם.
– הסיכוי שהם לא יספיקו לדבר בשל קוצר זמן.
– הסיכוי שלא יאפשרו להם להתבטא והם לא יצליחו להעביר את המסר שלהם בצורה קוהרנטית.
ניהול ישיבה סביב פלטפורמה טכנולוגית המאפשרת לכל משתתף להשתתף – בכל רגע נתון – מגדילה את ההיענות ואת המוטיבציה של משתתפי הישיבה שכן פלטפורמה זו 'שוברת' את דפוסי הישיבה הקבועים ומאיצה את התהליכים של: העלאת נושאים (בעיות ושאלות) והעלאת תשובות, פתרונות, מידע, עובדות חדשות.
לכלל המשתתפים יש את היכולת לתרום ידע, רעיונות, נתונים, גישה חדשה. הם לא צריכים להתבשל עם הרעיון שלהם חצי שעה עד שתינתן להם הזכות לדבר ובזמן הזה להיות מרוכזים מדי בכך מכדי להאזין לחבריהם. על ידי כך שמשתתפי הישיבה מקלידים את מה שיש להם להגיד בצורה ישירה ומידית, הם מפנים זמן רב מהישיבה לקרוא ולהתעמק במה שיש לחבריהם להגיד. רמת הריכוז שלהם עולה ולכן רמת האפקטיביות של הישיבה כולה עולה.
מהם היתרונות של ניהול ישיבה באמצעות ממשק מסוג MeetingSphere?
– אין צורך להתייצב פיזית בחדר הישיבות כך שקל יותר לתאם ישיבה שבה יכולים להשתתף גם עובדים מרחוק, עובדים השוהים בפגישה או בכנס מחוץ לעיר וכמובן עובדים ומנהלים מסניפים ברחבי העולם.
– מי שצועק חזק יותר הוא לא מי שמקבל יותר! עד לפני מספר שנים סמכותיות וכריזמה נכללו בארגז הכלים של המנהל והייתה ציפייה שמנהל יהיה סוג של מפקד קרבי שיודע 'להשתלט' על החיילים שלו.
היום המודל הזה נראה כה תלוש מעולם העסקים. בשוק העבודה של ימינו, שוק שמונע מחידושים, המצאות, פטנטים וחשיבה מחוץ לקופסה, מי שמשתלט על הישיבה הוא בעל הקניין ולא בעל הנוכחות הדומיננטית. ממשק מסוג זה מאפשר לכלל המשתתפים בישיבה לזהות את הפוטנציאל המקצועי הגלום בכל משתתף. מי שנכנס לתודעה הארגונית כבעל כישורים, חשיבה יצירתית ואנליטית, יכול לפתור בעיות ולייצר פתרונות ארוכי טווח – הם לא אלה שיודעים להשתלט על הישיבה, לחטוף את זכות הדיבור ולקחת קרדיט על רעיונות שהועלו במשלך הישיבה. הממשק עושה סדר אחת ולתמיד ומאפשר למי שתורם יותר לקבל את הקרדיט הראוי לו.
– אין צורך לסכם ישיבות, לתעד, להעביר סיכום ישיבה למשתתפים ולהעביר תזכורות מישיבות קודמות. כל החומרים מנוהלים באותו ממשק ומאפשרים למשתתפי הישיבה לעבור בצורה חלקה מישיבה אחת לבאה תוך שיש להם גישה לכל המידע שנקלט במערכת במהלך הישיבות הקודמות.
– מודל אחיד וברור של ישיבה: באמצעות טמפלטים (תבניות קבועות) ניתן ליצור מודל אחיד של ישיבה שהוא למעשה 'ינהל' את הישיבה. כך ניתן לשמור על אחדות לאורך ולרוחב כל הארגון.
– ממשק מסוג זה מסייע לארגון להנחיל תרבות ארגונית שדוגלת בערכים כגון: שיתוף ועבודת צוות לצד זאת היא מאפשרת לכל יחיד בארגון לקבל את הקרדיט האישי שלו הוא ראוי בשל תרומתו האישית.
