האמביוולנטיות של מרבית האנשים לגביי פגישות וישיבות היא מובנית. מצד אחד, לא ניתן לוותר על פגישות כדי לגבש וללבן שיטות עבודה ופרויקטים, מצד שני, פגישות מבזבזות זמן עבודה יקרה וחיוני.
ישנן פגישות שמנוהלות בצורה מהירה ושטחית וכאלו שנמתחות לאורך שעות בהם דנים בנושאים שלא צריך להעלות בנוכחות כל הצוות. האם ישנה דרך יעילה לנהל פגישות צוות? לייצר פגישות שמעוררות, מעסיקות, ומניבות תוצאות אמיתות? ובכן, בהחלט נוכל לעשות זאת! התשובה היא שכן.
כיצד ניתן לנהל בהצלחה ישיבות צוות אפקטיביות?
וודא כי לפגישות יש מטרה ברורה
הדבר הראשון שעליך לזכור כאשר אתה מנהל פגישת צוות הוא, שלפגישה צריכה להיות מטרה ברורה. לפני שתשלח הזמנה לצוות שלך, שאל את עצמך תמיד: מדוע אני מזמין את הצוות לפגישה זו? האם רק בגלל שזו נורמה קבועה להיפגש?! או האם יש באמת מטרה חשובה וברורה להתכנסות הזו.
צא מנקודת הנחה כי פגישות מבזבזות את בזמן היקר של העובדים ומנתקות אותם מרצף המחשבה והעבודה, לכן, פגישות צריכות להיעשות רק כאשר יש מטרה ברורה וצורך חיוני. פגישה היא הזדמנות מצוינת לעדכן ולגייס את כל הצוות שלך למשימות. הפגישה מספקת עבורך הזדמנות לאמוד את ההתקדמות והעבודה של כל חבר בצוות שלך, וכן לזהות בעיות פוטנציאליות במהלך העבודה. ניתן גם לחזק את כוונת הצוות והמשימה של הקבוצה ולהניע את כולם להתמקד מחדש בהשגת המטרות. למעשה, כל מפגש צוות צריך להתמקד בהשגת מטרות הצוות.
הקפד תמיד על אג'נדה לפגישות הצוות
בנוסף למטרת הפגישה הברורה והמוצהרת, אתה מוכרח שתהיה אג'נדה לפגישה גם כן. פגישה ללא אג'נדה גורמת לנוכחים להתפזר מבלי לדעת לאיזה כיוון הם הולכים. הזמן של הנוכחים כאמור, הוא יקר וקצוב, ולכן חשוב לתכנן את אג'נדת הפגישה מראש, את הנושאים בהם תדונו במהלך הפגישה, את ראשי הפרקים, וכן לסכם את עיקרי הדברים שנאמרו ולנסח אותם במסמך כתוב, מסודר וברור שיישלח לכל הנוכחים לאחר הפגישה.
חשוב לנהל את זמן הפגישה כהלכה. תמיד להתחיל בזמן ולסיים בזמן, כדי שלא לפגוע בלוח הזמנים של המשתתפים. אם ישנם נושאים שלא טופלו, ניתן לדחות אותם לפגישה הבאה ולציין זאת בדו"ח הסיכום.
עודד השתתפות פעילה
אם מטרת הפגישה היא לשמוע את דעותיהם ותובנותיהם של המשתתפים, עליך לעודד אותם להשתתף ולהשמיע את דעתם. חשוב לעודד את חברי הצוות להשתתף באופן פעיל בדיון כדי שיוכלו להיות מעורבים בתהליך קבלת ההחלטות. התחל על ידי כך שתעבור במבטך על הנוכחים ובקש מהם באופן אישי לתרום לדיון מתובנותיהם. בנוסף, תן ההזדמנות לאחרים להוביל את הדיון גם כן.
כאשר הצוות שלך מבין כי על ידי השתתפות פעילה של הפגישות, הם יכולים למעשה לראות תוצאות בפועל, באופן אוטומטי הם יהיו נלהבים להשתתף באופן פעיל בפגישות הבאות. הם יתחילו לקחת חלק במפגש ולדבר, להציע רעיונות ולהעיר הערות ובכך לתרום לדיון.
