טיילור צ'מפמן, עורך דין המתמחה בדיני עבודה בווירג'יניה ארה"ב, כתב מאמר למערכת HR Daily Advisor בנושא השימוש הגובר של העובדים בעזרים טכנולוגיים – שימוש לרעה, סיכונים ודרכים לפתרון.
עובדים רבים מגיעים למשרד עם האמצעים הטכנולוגיים שלהם (מחשב נייד, דיסק-און-קי, iPad, smartphone וכיו"ב). ארגונים רבים מאפשרים לעובדים להגיע למקום העבודה ולעשות שימוש בעזרים הטכנולוגיים הללו בעבודה ומחוץ לעבודה ובמקביל, ארגונים רבים מאפשרים לעובדים לקחת את העזרים הללו הביתה ו/או לעשות בהם גם שימוש פרטי בזמן העבודה גם כשמדובר על רכוש חברה.
בעוד שהתופעה נראית מקובלת ואפילו מובנת מאליה, ישנן לא מעט בעיות או כפי שמכנה אותן עורך הדין צ'מפמן 'נורות אזהרה' שצריכות להידלק: נושא הבעלות ה-ownership על המידע המאוכסן על גבי העזרים יוצר אתגר הן בהיבט המשפטי והן בהיבט של אבטחת מידע עבור הארגון. לדוגמה, מה קורה כשעובד עוזב או מועזב? האם המידע הרגיש נשאר ברשותו? איך מחייבים אותו למחוק מידע רגיש מהרכוש האישי שלו? מה קורה אם גורם פלילי פורץ לביתו או לרכב של העובד וגונב מידע רגיש? ועוד.
העובדים הצעירים שואפים להתעדכן ולהתחדש כך שהם מקיפים את עצמם באמצעים הטכנולוגיים החדישים והמתקדמים ביותר בזמן שהארגונים שואפים לחסוך, עד כמה שניתן, בהוצאות משרדיות ובפרט בהוצאות על עזרים טכנולוגיים שמתיישנים במהרה. כך נוצר מצב שבו הקווים בין הקניין של הארגון לבין הקניין הפרטי של העובד מיטשטשים.
מסקר שנערך על ידי חברת YouGov עולה כי ל-67% מהארגונים האמריקאים אין ננהלים מוגדרים לבעלות ושימוש בעזרים טכנולוגיים. צ'מפמן: "אם הארגון שלכם נמנה בקרב ה-67% – אזי שאתם בסיכון. העובד יכול לעזוב את החברה כשעדיין נמצאים ברשותו נתונים 'רגישים'. האקר שפורץ למחשבים יכול לפרוץ לעובדים בקלות רבה יותר מכפי שהוא יצליח לפרוץ למערכת החברה ואף מבלי שתהיה לחברה כל התרעה. לעובד יש גישה למידע רגיש לא רק על החברה אלא על חברות או אנשים פרטיים במקרה שיש ברשותו פרטי לקוחות פרטיים ו/או עסקיים. במקרה שמידע רגיש מסוג זה דולף או מודלף, אזי החברה חשופה לתביעות מצד הלקוחות. לכן חייבות להיות הוראות ברורות בכל הנוגע לשימוש ובעלות של עזרים אלקטרוניים ולכל הנוגע למידע רגיש של החברה. בעידן של ימינו, הארגון חייב לנקוט באמצעי זהירות מקסימליים כדי לצמצם סיכונים במרחב הווירטואלי."
גייל גורמן, עורך מגזין IT בשם InfoWorld, חקר את הסוגיה וגילה שיש 3 סוגים של מדיניות המסדירה את הנושא:
בעלות משותפת: זו מדיניות שקובעת שבכל פעם שעובד מבצע פעילות עסקית ו/או מעלה תכנים עסקיים לאחד העזרים הטכנולוגיים שבבעלותו – לחברה יש נגישות למידע והיא שומרת לעצמה את הזכות לבדוק, להגביל, למחוק או להעתיק מידע בכל עת.
בעלות בלעדית של הארגון: החברה אמונה על בחירת העזרים ורכישתם והיא הבעלים הרשמיים של כל העזרים האלקטרוניים בהם משתמשים העובדים. ברגע שעובד מקבל לידיו מכשיר, הוא חותם על טופס התחייבות לשמור עליו ולהחזיר אותו לחברה. לעובד אסור לנהל מידע ולבצע כל פעילות שהיא לטובת העבודה באמצעות מכשירים פרטיים.
בעלות משפטית: כאשר העובד עושה שימוש במשאביו הפרטיים, החברה יכולה לקנות ממנו את המכשיר ולהשאיר אותו בידי העובד כך שהעובד יוכל עדיין לעבוד באמצעותו וכן להשתמש בו לצרכים פרטיים אולם מבחינה משפטים – המכשיר הופך לרכוש החברה. העובד רשאי לרכוש בחזרה את המכשיר אם וכאשר הוא בוחר לעזוב את החברה.
