מנהלים את ההדרכות בארגון? מה המנכ"ל שלכם רוצה שתדעו?

קיבלת תקציב הדרכה. עליך לאסוף את הצרכים מהמנהלים בארגון. לבחור מהם התכנים ומיהם המנחים. לנצל את התקציב ביעילות ובאופן שישפיע באופן הנכון ביותר לטובה. אבל… איך מודדים את זה? כיצד מוכיחים להנהלה הבכירה שההדרכות הללו הן לא הוצאות – אלא הכנסות? כמובן, קיימים מספר מודלים לגבי החזר השקעה על הדרכה, אך הם בדרך כלל מורכבים מאוד ומסובכים לשימוש ולכן לא משתמשים בהם בסופו של דבר. לחילופין, ולמען הפשטות  – "מודל הכסף" של ראם צ'אראן – לשירותך!

על פי תפישתו של צ'אראן ("מה המנכ"ל רוצה שתדע" – הוצאת הד ארצי 2003) אין הבדל בעקרונות הניהול העסקי של חברת ענק או ניהולה של חנות קטנה. לכל עסק קיימות חמש אבני יסוד אוניברסאליים לצורך קיומו: תזרים, רווח, מהירות (מחזור גלגול המלאי או השירותים), צמיחה ולקוחות. אלו לעולם תהיינה תלויות האחת בשנייה ובהיעדר ולו אחת מהן – העסק לא יתקיים. דבר אחד משותף לכולן – כולן ברות מדידה מספרית.

משאבי אנוש כחונך – למדו כיצד להוביל את הארגון!
לפרטים נוספים לחץ כאן

איפה זה פוגש את מנהלי ההדרכה בארגונים?

כל עובד, כל מנהל, כל תהליך וכל פעולה הכי פשוטה בארגון – לעולם ישפיעו באופן ישיר או עקיף על אחת או יותר מאבני היסוד.

לדוגמא: איש מכירות בחברה ישפיע על: לקוחות – השפעה ישירה- מתפקידו להגדיל את מספרם (או לפחות לשמרו). הוא גם ישפיע על המהירות באופן בו יפעל (אם יספיק לעבוד מול יותר לקוחות ביום ולהשיג יותר הזמנות בטווח זמן מוגדר), הוא ישפיע על התזרים – באם תחת אחריותו לקבוע את תנאי התשלום מאותם לקוחות, ברווח אם הוא אחראי לתמחור המוצרים/שירותים.

על מה משפיע תחום ההדרכות בארגון? כמובן שהשפעתו העיקרית והישירה הינה על הצמיחה, שהרי מדובר בהשקעה לצורך תשואה עתידית. עם זאת – התכנים וההדרכות עצמן אמורים יחד להשפיע על כל שאר אבני היסוד על פי הצורך.

אפיון צרכי ההדרכה בארגון – מה הקשר לאבנים?

שלב איסוף המידע וההכנה הינו הקריטי ביותר לצורך בניית תקציב ההדרכה, תכני ההדרכה ומדידת הצלחתה. כבר בשלב זה, מודל הכסף של צ'אראן נכנס לפעולה. מעלי הדרישות יודעים, בדרך כלל, מה "כואב להם". הם לא תמיד מנסחים ומגדירים באמת מה הם צריכים וכיצד זה ישפיע.

מיפוי צרכי הדרכה על פי "מודל הכסף"

שיוך תפקיד לאבני היסוד

עבור כל בעל תפקיד בארגון לו מתבקשת הדרכה, כדאי יהיה לברר, להגדיר ולערוך מיפוי:

1. על אילו אבני יסוד הוא משפיע באופן ישיר בתפקידו?
2. מהם הנתונים אשר ניתן לאסוף לגבי אבני היסוד עליהן הוא משפיע? (לדוגמא, אם מדובר על לקוחות – מה מספר הלקוחות בו הוא טיפל בכל שנה ב-3 השנים האחרונות? מה המחזורים שרכשו? וכו').

שיוך צורך ההדרכה לאבני היסוד

עבור כל "כאב" שעולה כצורך הדרכה, יהיה כדאי להגדיר:

1. על איזו אבן יסוד עיקרית מדובר? על איזו מאבני היסוד משפיע אותו "כאב" לרעה?
2. על אילו אבני יסוד נוספות קיימת השפעה?
3. אילו נתונים אנו יכולים לאסוף (מדדים מספריים) לגבי אותן אבני יסוד ומתוך התייחסות לאותו צוות או בעל תפקיד? (לדוגמא, אם מדובר באנשי תפעול או אחזקה שלדעת מנהלם "לא פועלים להתייעלות מספקת" – נוכל לאסוף נתונים של רווח תפעולי בשנים האחרונות).

הגדרת מדדי הצלחה להדרכות בארגון

לאחר עבודה על פי המודל כבר בשלב האפיון – ניתן יהיה להגדיר מדדי הצלחה. בשלב זה מופיעים בפנינו:

• בעלי התפקידים
• צרכי ההדרכה
• הנתונים המספריים שנאספו לגבי אבני היסוד אותן מבקשים לשפר

כל שנותר, יהיה לתאם מול דורשי ההדרכה הוא "מה ייחשב כהצלחה להדרכות שיעברו אותם גורמים?" מהם המספרים אשר אנו מבקשים לראות בתום תקופה סבירה לאחר ההדרכה שיעבור אותו גורם?

הצגת היעדים לגורמי ההדרכה

השלבים לעיל בונים תמונה ברורה ומוגדרת על פיה ניתן יהיה לרכז ולהתאים את ההדרכות והתכנים כמענה אמיתי לצרכים.

שיקוף היעדים והמדדים שיש להשיג בעקבות ההדרכות, אין כמוהם על מנת לשקף לגורמי ההדרכה במה עליהם להתמקד ומה עליהם להציע על מנת להגיע לתוצאות המבוקשות.

ומה עם התקציב? איך זה עוזר לנו להשיג אותו?

בעבודה על פי המודל – יש בידיכם את הדרך האולטימטיבית לשנות את זווית הראייה של הנהלת הארגון ונותני התקציב. אלו, אשר לרוב, רואים בהדרכות הוצאה, יעמדו מול תמונה שתציג להם את ההדרכות כהשקעה מושכלת.

תארו לכם מנכ"ל שיקבל לידיו בקשת תקציב שכזו, לדוגמא:

"עד כה צוות אגף הגביה בארגון, אשר קיבל ציון מתחת לממוצע בסקר שביעות הרצון הפנימי, וכן צויין בסקר שביעות רצון לקוחות כגורם עזיבה משמעותי, הביאו בפעילותם את הנתונים הבאים:

מתוך השפעה ישירה על התזרים:

1. 1.      הגביה בשנה א' עמדה על 60% ממחזור החשבוניות של 10 מליון שח (4 מיליון שח בחוסר תזרימי)
2. 2.      הגביה בשנה ב' עמדה על 58% ממחזור החשבוניות של 10 מליון שח (4.2 מיליון שח בחוסר תזרימי)
3. 3.      הגביה בשנה האחרונה עמדה על 59% ממחזור החשבוניות של 10 מליון שח (4.1 מיליון שח בחוסר תזרימי)

מתוך השפעה ישירה נוספת על לקוחות:

1. 1.      אופן הגביה גרם לנו לאבד 17 לקוחות בשנה א' שסך ההכנסות הכולל מהם היה 300 אלף שח
2. 2.      אופן הגביה גרם לנו לאבד 15 לקוחות בשנה ב' שסך ההכנסות הכולל מהם היה 270 אלף שח
3. 3.      אופן הגביה בשנה האחרונה גרם לנו לאבד 19 לקוחות שסך ההכנסות הכולל מהם היה 450 אלף שח

ברצוננו לערוך הדרכה לאפקטיביות בתקשורת הצוותית ובתקשורת מול לקוחות ולהשיג את הנתונים הבאים בסוף השנה:

1. 1.      הגביה תעלה למינימום של 65% ממחזור החשבוניות
2. 2.      אבדן הלקוחות ירד למקסימום 10 בשנה הקרובה שסך הכנסותיהם לא עולה על 150 אלף שח

מדובר על תהליך הכולל אבחון ממוקד של האתגרים, הדרכה וליווי בהטמעת הכלים בסך 45,000 שח שתוצאותיו אמורות להוביל לירידה במחסור התזרימי לכדי 350 אלף שח, ושימור לקוחות מכניסים (300 אלף שח לעומת שנה קודמת)."

הראו לי מנכ"ל שלא יסכים להשקיע את הסכום הזה!

על אותו בסיס, תוכלו כמובן גם לתקשר את ההצלחה של ההדרכות בארגון לגבי כל גורם או צורך. תוכלו למדוד את גורמי ההדרכה אם עמדו ביעדים ו"סיפקו את הסחורה" או לפחות אם היו אחראיים בהצעתם לכם. תוכלו למדוד את עצמכם ולהשתפר דרך קבע בתפקידכם כמנהלי ההדרכה בארגון.

נכתב על ידי יהונתן כסיף, מנחה ומלווה מנהלים בקבוצת מומנטום.  בעל ניסיון עשיר בהקמת עסקים וניהולם תפעולית, שיווקית ופיננסית בשוק הישראלי ובשוק הבינלאומי. יהונתן עסק ועודו עוסק בליווי מנהלים ופיתוח צוותים, פיתוח מערכי שירות ומכירות, ניהול מערכי ייצור ושיווק בינלאומי בתעשייה, בארגוני סחר, הייטק וארגונים קמעונאיים.. מנחה מוסמך של קורסים מבית Franklin – Covey