ממשק מעסיקים: מורה נבוכים

אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון במשרד האוצר פרסם אתמול (א') רשימה עדכנית בה מפורטות תשובות לשאלות רבות שהועברו אליו על ידי מעסיקים בכל הנוגע לשימוש הנכון במסלקה הפנסיונית.
נתקלתם בבעיות נוספות? פרטו בטוקבק למטה, ואנו נספק את התשובות. 

האם מעסיק נדרש לפצל את הכספים לפוליסות של העובד באותו גוף מוסדי?

[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; מס' פוליסה ; ChodeshMaskoretVestatusOved]
לא. המעסיק לא מחויב להעביר נתונים מעבר לאלו הקבועים בתקנה 3 ובתקנה 4 לתקנות תשלומים לקופת גמל.

כיצד יש לדווח במקרה שבו מופקדים כספים לחיסכון פנסיוני מתוך חלק השכר הפנסיוני ומתוך חלק השכר שאיננו מבוטח לפנסיה (הפקדה במעמד עצמאי)?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; מעמד הפקדה בקופה]
במקרה זה יועבר דיווח בבלוק "חודש משכורת וסטאטוס עובד" פעמיים. פעם אחת, ידווח בשדה "מעמד הפקדה בקופה" קוד 1 = שכיר, ולאחר מכן יפורט אופן פיצול הכספים בין רכיבי ההפרשה השונים בגין חלק השכר המבוטח לפנסיה. בפעם השנייה, ידווח בשדה "מעמד הפקדה בקופה" קוד 2 = עצמאי, בשדה סוג הפרשה ידווח קוד 4 = תגמולים 47 ובשדה סכום הפרשה ידווח הסכום שאותו מבקש העובד להפקיד.

שדה 71 מגדיר את מעמד ההפקדה. מערכי השדה, נגרע ערך המגדיר הפקדה במעמד "פרט" אשר היה בגרסה קודמת. למעט שדה 59 (סוג קופה) אשר מאפשר הגדרת הקופה כ"פרט", בשאר השדות בממשק אין התיחסות לנושא ההפקדה במעמד פרט. כיצד יש לדווח הפקדה לפוליסת "פרט"?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; מעמד הפקדה בקופה]
יש לדווח קוד 2 = עצמאי.

האם קוד 14 "עובד חדש" בשדה 74 משמעותו עובד חדש מבחינת המעסיק או עובד חדש מבחינת היצרן (הפקדה ראשונה ליצרן)?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סטאטוס עובד בחודש משכורת]
יש לדווח קוד 14 כאשר מועברת הפקדה ראשונה למוצר.

כיצד על מעסיק שמפקיד לעובדת הנמצאת בשמירת הריון או חופשת לידה לדווח בשדה 74 "סטטוס עובד בחודש משכורת"?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סטאטוס עובד בחודש משכורת]
מעסיק שמפקיד לעובדת הנמצאת בשמירת הריון או חופשת לידה ידווח בשדה 74 קוד 1 או 2, בהתאם לעניין. מעסיק שהפסיק להפקיד לעובדת כאמור, ידווח קוד 6 או 7, בהתאם לעניין. ממשק מעסיקים אינו משנה מצב חוקי קיים.

מתי ניתן לעשות שימוש בקוד 11 "מעבר ממשרד למשרד" (מעבר בין חברות בתוך אותה קבוצה)?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סטאטוס עובד בחודש משכורת]
שימוש בקוד זה נועד למצב בו עובד עובר, למשל, בין משרד ממשלתי אחד לאחר. במקרה זה העובד נשאר אצל אותו מעסיק אולם תיק הניכויים משתנה. שימוש בקוד זה ייעשה על ידי המשרד שאותו עזב העובד בחודש העוקב לחודש העזיבה, בשים לב לכך שלא מדובר בהפסקת עבודה שכן העובד נשאר אצל אותו מעסיק.

במקרה שנפתחה לעובד פוליסה הפרשית (לדוגמא קופת גמל אליה מנותבים כספים רק במקרים של שכר גבוה מתקרה מסוימת)- האם ניתן להשתמש בחודשים בהם אין הפקדות לפוליסה בסטטוס עובד "3 – היעדר שכר" אשר מוגדר במבנה לעובד יומי בלבד?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סטאטוס עובד בחודש משכורת]
ניתן לעשות במקרה זה שימוש בקוד 3 "היעדר שכר".

בהערה 5 לקוד 3 בשדה 74 כתוב: "היעדר שכר ייעשה לתיאור סטאטוס של עובד יומי (עובד שתעריף ההעסקה שלו נקבע לפי שעה או לפי יום עבודה) אשר לא עבד במהלך החודש לגביו הועבר הדיווח ולא נותקו יחסי עובד מעביד. שימוש בקוד זה ייעשה בחודש בו העובד לא עבד. במהלך חודש שבמהלכו עבד העובד ידווח קוד 1 = חודשי/רגיל.". האם עבור חודש שעובד היומי עבד צריך לדווח קוד 2 ולא קוד 1?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סטאטוס עובד בחודש משכורת]
מדובר בטעות סופר. עבור חודש שעובד יומי עבד יש לדווח קוד 2 "שעתי/יומי".

האם לאור ההערה לבלוק פיצול הפרשות, ניתן להבין שקוד 13 "אחר" בשדה 74 ישמש למקרים בהם לא נדרש פירוט של ההפרשה?
[ממשק מעסיקים – דיווח שלילי ; סטאטוס עובד בחודש משכורת]
כן, קוד 13 ישמש במקרה בו אין קוד מתאים אחר לתיאור סיבת הפסקת ההפקדות.

בשדה 75 "תאריך תחילת סטטוס עובד", הדוגמה מתייחסת למקרה של עזיבת עבודה, אך האם הכלל חל גם על כל שאר הארועים (לדוגמא: עובדת אשר יצאה לחופשת לידה בחודש אפריל, הדיווח על כך יעשה רק ביוני)?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; תאריך תחילת סטטוס עובד]
כן, הכלל חל גם על יתר המצבים בהם השתנה סטטוס העובד במקום העבודה.

 בשדה 77 בממשק הדיווח השוטף, מעסיק נדרש לדווח "ימי עבודה בחודש" בעת הפקדה לקרן ותיקה. למה הכוונה ב-"ימי עבודה בחודש"?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; ימי עבודה בחודש]
הכוונה היא לימים משולמים (ימים שבגינם מקבל העובד שכר).

מהו מבנה שדה 30 "קוד זיהוי קופה/ח.פ."?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; קוד זיהוי קופה ; PirteiHaavaratKsafim]
המבנה הוא בהתאם לקידוד האחיד. הקידוד יוצג במלוא ערכיו, כלומר, יועברו 30 ספרות, באופן הבא:
9 הספרות הראשונות- ח.פ. החברה.
14 הספרות הבאות- מספר אישור קופת הגמל באוצר (עבור מוצר שהוא קופת גמל או קרן פנסיה).
4 הספרות הבאות- מסלול השקעה (אין חובה להעביר נתון זה).
3 הספרות האחרונות- 000 (ספרות אלו נועדו לסימון מסלול הביטוח בקרן הפנסיה אך נתון זה אינו רלוונטי לממשק מעסיקים לכן יש להעביר אפסים).

דוגמאות:
קידוד אחיד בקרן פנסיה- מספר ח.פ של חברה מנהלת של קרן פנסיה 111111111 ומספר אישור קופת גמל באוצר 222. הקידוד האחיד- 111111111000000000002220000000.
קידוד אחיד בקופת ביטוח- מספר ח.פ של חברת הביטוח 111111111. הקידוד האחיד- 111111111000000000000000000000.
קידוד אחיד בקופת גמל הכולל את מספר המסלול (כאמור, נתון זה אינו חובה)-מספר ח.פ של חברה המנהלת של קופת הגמל 111111111, מספר אישור קופת גמל באוצר 222 ומספר המסלול 0313. הקידוד האחיד- 111111111000000000002220313000.

מדוע ערך 11 "שותפות" בשדה 32 אינו רלוונטי?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סוג מזהה מעסיק]
מדובר בטעות סופר, הערך רלוונטי.

השדה MISPAR-ZIHUI מופיע פעמיים בבלוק PirteiHaavaratKsafim, בשדות 43 ו- 54. האם ניתן לשנות את שמו?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; מספר זיהוי קודם]
תוקן בממשק המעודכן שפורסם ביום 30.6.15.

בשדה 38 הקוד של כרטיס אשראי הוא 3 אך בהערות לשדות 44-46 ו-48 מיוחס לכרטיס אשראי קוד 4.
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף; מס' בנק מעסיק, מס' סניף מעסיק, ח-ן בנק מעסיק, סוג כ.א מעסיק]
מדובר בטעות סופר. כאמור בשדה 38 "קוד אמצעי תשלום", הקוד של כרטיס אשראי הינו 3.

האם חובה לציין את סוג הקופה בשדה 60 "סוג פנסיה בקרן ותיקה"?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סוג פנסיה בקרן ותיקה ; PirteiKupa]
מדובר בשדה בעדיפות 3, לכן אין חובה להעביר שדה זה. ההערה לפיה "חלה חובה להעביר נתון בשדה זה בעת העברת דיווח לקרן פנסיה ותיקה" הינה טעות סופר.

בשדה 64 בממשק הדיווח השוטף, בהערה 1 מצוין כי "לעובד זר יש לציין את מספר הדרכון ואת קוד מדינת המוצא כפי שמופיע בדרכון של העובד. את קוד המדינה יש לרשום באותיות לטיניות גדולות (לדוגמה: THA בשביל תאילנד)". נבקש הבהרה לגבי המבנה שדה זה.
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; מספר מזהה עובד]
שדה זה יהיה באורך 16 תווים. בחלק הראשון של מספר הזיהוי יופיע מספר הדרכון, בחלק השני קוד המדינה וכל היתר ימולא באפסים. לדוגמא: 12345678THA00000.

כיצד יש לדווח הפקדות לקרן השתלמות?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; סוג הפרשה ; PizulHafrashotOvedBeKupa]
יש לעשות שימוש בקודים 2 ו-3 – תגמולי עובד ותגמולי מעביד.

מי יוגדר בקובץ בשדה "קוד גורם נמען" (שדה מס' 16) כגורם הנמען במקרה של העברת הממשק ממעסיק למנהל הסדר?
[ממשק מעסיקים – דיווח שוטף ; NetuneiGoremNimaan]
בעת העברת הממשק ממעסיק למנהל הסדר – יש להשתמש בערך "מפיץ".
בעת העברת הממשק למסלקה – יש להשתמש בערך "מסלקה".

 בשדה 40 (קוד שגיאה ברמת רשומה)- קוד 119 (לא התקבל היזון חוזר מסכם) , קוד 120 (לא התקבל היזון חוזר מסכם חודשי), קוד 121 (לא התקבל היזון חוזר מסכם שנתי)- לא ברור למה שגיאה ברמת היזון חוזר ראשוני מכילה התייחסות להיזון חוזר מסכם?
[היזון חוזר ראשוני ; קוד שגיאה ברמת רשומה ; MashovBeramatReshuma]
מדובר באמצעי להעברת מסרים בין כל הגורמים המעורבים בתהליך. אין חובה לעשות בו שימוש על ידי מעסיק.

במידה ובהיזון חוזר ראשוני שהתקבל מיצרן מגיע בלוק ״משוב ברמת רשומה״ הכולל אינדיקציה לרשומות שגויות שנדחו, האם הקובץ יכלול בלוק ״משוב ברמת רשומה״ לכל הרשומות תחת ״פרטי העברת כספים״ המקורי, או רק עבור הרשומות השגויות?
[היזון חוזר ראשוני]
בממשק היזון חוזר ראשוני יש להעביר התייחסות לכל הרשומות שנדחו תחת מספר זיהוי מסויים, ואין להעביר התייחסות לרשומות התקינות.

מדוע בלוק "סטטוס פרטי העברת תשלום" הינו מרובה?
[היזון חוזר מסכם ; StatosPirteiHaavaratKsafim]
הבלוק מוגדר כמרובה על מנת לאפשר העברת דיווח על הסטאטוס של מספר הפקדות שבוצעו על ידי מעסיק מסויים למוצרים שונים או לחילופין מספר הפקדות שבוצעו על ידי מעסיקים שונים באמצעות מסלקה, מנהל הסדר או לשכת שירות.

 אילו שגיאות נכנסות בגדר קוד שגיאה "אחר"?
[היזון חוזר מסכם]
במקרה בו אין קוד מתאים אחר לתיאור השגיאה בדיווח.

האם היזון חוזר מסכם שבועי מבטל את הצורך בהעברת היזון חוזר מסכם חודשי?
[היזון חוזר מסכם]
בהתאם להוראות התקנות חלה חובה להעביר היזון חוזר מסכם חודשי. ככל שקיים הסדר בין מעסיק או גורם מתווך לבין גוף מוסדי לקבלת ממשק היזון חוזר מסכם מדי שבוע ומאחר שתוכן המידע הקיים בממשק החודשי ובממשק השבועי זהה, אין צורך להעביר במקביל גם את ההיזון החודשי וגם את ההיזון השבועי, אלא רק אחד מהם.

בחודש יולי מעסיק מבקש לתקן דיווח עבור עובד בגין מספר חודשים קודמים. סה"כ, עבור כל החודשים יחד, מדובר בתוספת לסכומים שכבר דיווח בגינם. התוספת, מורכבת מסכומים שליליים וחיוביים. לדוגמה, בדיווח שוטף עבור חודש יוני מבוקש לדווח עבור הסכומים הבאים: ינואר 100-; מרץ 50-; אפריל 200; מאי 200; יוני 500.
אם סה"כ החיובי יופיע בממשק של השוטף והסה"כ השלילי יופיע בשלילי?
האם יועבר בממשק השוטף 900 ₪ ובממשק השלילי 300- ₪ או שיועבר 600 ₪ בממשק השוטף של יוני?
תוספת להפרשה תיעשה באמצעות ממשק דיווח שוטף ואילו הפחתה תיעשה באמצעות ממשק דיווח שלילי, בשים לב לכך שכל תוספת או הפחתה תיוחס לחודש השכר הרלוונטי.
בדוגמה שבשאלה על המעסיק לשלוח דיווח מתוקן לכל רשומה אותה מבקש כעת לתקן, בהתאם להוראות הרלוונטיות בממשק. על ההפרשות בגין חודשים אפריל-יוני ידווח המעסיק באמצעות ממשק הדיווח השוטף ואילו עבור חודשים ינואר ומרץ, עליו לדווח באמצעות ממשק הדיווח השלילי.

מעסיק קיבל היזון חוזר מסכם מהיצרן בו דווח כי הרשומות נקלטו (קוד 1) אך בעקבות שינויים בשכר העובד , המעסיק מבקש לדווח הפרשים חיוביים/שליליים באופן רטרואקטיבי. כיצד עליו לנהוג?
במצב בו מעסיק מבקש לדווח באופן רטרואקיבי על הפרשים הנובעים משינויים בשכר העובד, הוא רשאי לנהוג באופן הבא:
אם מדובר בהפרש חיובי-המעסיק רשאי לדווח באמצעות ממשק הדיווח השוטף קוד 1 בשדה "סוג פעולה" ואין הוא חייב להזין את מספר מזהה הזיהוי הקודם או את מספר מזהה הרשומה הקודם. במקרה זה על המעסיק לדוווח קוד 4 "הפרשים" בשדה מס' 72 "סוג תקבול".
אם מדובר בהפרש שלילי (שאינו מביא לאיפוס הסכום שהופקד עבור החודש הרלוונטי)- על המעסיק לדווח באמצעות ממשק הדיוח השלילי קוד 5 או 6 , בהתאם לעניין, בשדה "סוג פעולה" ואין הוא חייב להזין את מספר מזהה הזיהוי הקודם או את מספר מזהה הרשומה הקודמים . על המעסיק לדוווח קוד 4 "הפרשים" בשדה מס' 72 "סוג תקבול".
יובהר כי מעסיק יוכל לפעול בדרך זו כשהרשומה שאותה הוא מבקש לתקן נקלטה במערכות המידע של היצרן (קוד 1 בשדה "רשומה נקלטה" בממשק היזון חוזר מסכם, שדה מס' 56).
בגיליונות הבאים מצורפות שתי דוגמאות – באחת השינוי משקף עליה רטרואקטיבית בשכר העובד ובשנייה ירידה רטרואקטיבית בשכר. יצויין כי מספר הזיהוי ומספר מזהה הרשומה שניתנו בדוגמאות אינם בהתאם לדרישה בממשק מעסיקים ונכתבו בצורה זו לשם המחשה בלבד.

במצב שבו התקבל מהיצרן היזון חוזר על נתוני תאריך לידה שגויים, למשל, ומבצעים תיקון על רשומה אחת מבין רשומות רבות בקובץ שנשלח. בהינתן שלא הועברה הפקדה לצד הדיווח המתקן, מה יש לרשום בשדות הבאים המתייחסים לאופן הפקדת הכספים:
שדה 38 – קוד אמצעי תשלום.
שדה 39 – סך הפקדת מעסיק לקופה/ח.פ.
שדה 40 – תאריך ערך הפקדה לקופה.
שדה 42 – מספר אסמכתא להעברת כספים.
האם במקרה מעין זה יש לבצע סיכום מחדש של שדות הסה"כ (ספירת מספר העמיתים, סיכום סה"כ ההפרשות, לעובד, לקופה, לחודש, למעסיק)?
במצב האמור יש לדווח באופן הבא:
בשדה 38- יועבר קוד ברירת מחדל- קוד 1.
בשדה 39- ככל שלא הועבר תשלום יש לציין 0.
בשדה 40 – ככל שלא הועבר תשלום יש להעביר את תאריך הדיווח של הקובץ.
שדה 42 – ככל שלא הועבר תשלום יש להעביר את הערך 000.
יש לבצע סיכום מחדש של שדות הסה"כ.