לכל מחלקת משאבי אנוש בכל ארגון ברור כי עליה להכין תוכנית עבודה שנתית בתחום הגיוס. האתגר הגדול בנושא זה נעוץ בעובדה שברוב הארגונים חלים במהלך השנה שינויים רבים ותכופים, בעקבות שינויים רבים ותכופים בצורכי הארגון.
לכן מערך הגיוס חייב להתאים את עצמו לצרכים ולתנאים המשתנים, בתדירות גבוהה. במילים אחרות, לא אחת קורה שמערך הגיוס בארגון נאלץ לעבור במהירות ממצב של גיוס אינטנסיבי לתהליכי פיטורים או הקפאת גיוסים.
יש ארגונים שהתהליכים בהם איטיים יותר ולכן גם השינויים פחות מהירים, ויש ארגונים שבהם התהליכים הללו מהירים מאד ולכן גם השינויים מהירים.
לכן, פעמים רבות קורה שמערך הגיוס לא רואה טעם בתכנון קדימה, מתוך מחשבה שממילא התוכניות לא יצאו לפועל. התוצאה היא שבארונים רבים מאמצים את הגישה לפיה לא מתכננים אלא זורמים עם האירועים ומתנהלים תוך כדי ריצה.
הבעיה עם הגישה הזאת היא שהיא פוגעת ביכולתו של מערך הגיוס לתת מענה מספק לצורכי הארגון. הגיוס הופך בכך לפעולה חד פעמית, שעונה על צרכי הרגע במקום על צרכים עתידיים.
והתוצאה היא שמנהלי הגיוס לא מצליחים לעמוד ביעדים של גיוס מספר העובדים שהארגון זקוק להם, וודאי שלא ניתן לעמוד בגיוס העובדים באיכות שהארגון צריך.
וכאשר לא מצליחים לגייס מספיק עובדים, ועל אחת כמה וכמה כאשר לא מצליחים לגייס את העובדים באיכות הנדרשת, הארגון לא מצליח לעמוד ביעדים העסקיים שלו.
כדי להמנע ממצב זה חייבים לתכנן קדימה ולהיערך. התכנון מאפשר למנהלי הגיוס לעצור את המרוץ אחר מועמדים שמנסים לגייסם ברגע האחרון, ולבחון היכן הם עומדים בסביבה העסקית של הארגון.
כמו כן זה מאפשר להם לבחון היטב מהם האתגרים הניצבים בפניהם, היכן נמצאות נקודות החוזק, היכן נקודות התורפה, ואיפה הארגון ממוקם ביחס לשוק שהוא פועל בו, מבחינת תכנון כוח העבודה, וההיצע והביקוש.
יתרה מזאת, התכנון נכון של מערך הגיוסים מאפשר לארגון להשיג ביצועים טובים יותר בגיוס עצמו, תוך התאמת התוכניות לצורך נתון ברגע מסוים או בתקופה מסוימת.
אם כן, איך ניתן לתכנן נכון את הגיוס. ראשית, יש לאסוף מידע מדויק לגבי: איך התוכנית העסקית משפיעה על מצבת כוח האדם של הארגון.
כלומר, אילו משרות הוא יצטרך, אילו תפקידים, אילו תחומים חדשים ועוד. כדי לאסוף את המידע הזה יש לערוך דיאלוגים מקצועיים עם המנהלים המגייסים. לדוגמה, יש לבצע ניתוח של נתוני גיוס מהעבר לצורך הפקת לקחים.
בד בבד יש לאסוף מידע על מתחרים בתחומים כמו למשל סקרי שכר, מצב היצע וביקוש לעובדים בתחום הספציפי שהארגון עוסק בו ועוד.
לאחר איסוף הנתונים והסקת המסקנות בונים פלטפורמה לבניית תוכנית עבודה מותאמת. פלטפורמה זו צריכה להיות בנויה מארבעה חלקים:
1 תשתיות העבודה בגיוס עובדים – כמו למשל מערכת לניהול מועמדים.
2 מקורות הגיוס.
3 תהליכי גיוס.
4 וצוות הגיוס.
על גבי הפלטפורמה הזאת בונים את תוכנית העבודה, שעל פיה בונים את התקציב שבמסגרתו ניתן להוציא את התוכנית לפועל. כלומר, תוכנית העבודה היא למעשה השלד.
במהלך השנה משתמשים בה כבפלטפורמה שעומדת בבסיס העבודה השוטפת, ועליה ניתן לבצע את השינויים הנדרשים במהירות, ביעילות ובמקצועיות.
כך לדוגמה, אם התוכנית כוללת גיוס מספר רב של עובדים בתחום מסוים, ניתן להשתמש בה לגיוס מספר רב של עובדים גם בתחום אחר.
