ככל ששוק העבודה הופך ליותר ויותר מונחה טכנולוגיה, כך יותר ויותר ארגונים מאמצים שיטות חדשות לייעל את העבודה ולחסוך עלויות.
אחת המגמות שתופסות כעת תאוצה היא העלייה החדה בשוק העבודה הגלובלי לשירותי עוזרים וירטואליים. מדובר בחברות מיקור חוץ שמעסיקות בעלי מגוון רחב של מקצועות ותפקידים, ושהארגון שוכר את שירותיה.
לכאורה, תחום העיסוק של חברה כזאת דומה לזה של קבלן כוח אדם. כלומר, החברה היא המעסיק הרשמי של בעלי המקצועות והתפקידים הללו והיא אחראית על התנאים הסוציאליים שלהם.
ההבדל נעוץ בכך שהעוזר הווירטואלי הוא לא בהכרח עובד שמגיע באופן קבוע אל הלקוח משרדי (הארגון).
העבודה יכולה אמנם להתבצע במשרדי הארגון, אבל בדרך כלל היא מתבצעת באתר החברה שמעסיקה את העוזרים הווירטואליים.
בנוסף, עוזרים וירטואליים יכולים לספק שירות עבור משימות חד פעמיות או לעבוד מול אותו ארגון לאורך זמן. סוג העבודה יכול להיות משימות טכניות, אבל הוא יכול לכלול מגוון תפקידים שדורשים יצירתיות.
סניפי החברה שמספקת את השירות של עוזרים וירטואליים יכולים להיות ממוקמים בכל מדינה ובכל יבשת, לאו דווקא במיקום קרוב לחברה שמקבלת את השירות.
חוקרים שערכו מחקר בארה"ב בנושא העוזרים הווירטואליים מאמינים כי עד שנת 2025 יגיע השוק העולמי של העוזרים הווירטואליים להיקף של כ-25.6 מיליארד דולר.
צמיחה חדה זו מדגישה את חשיבותו של שוק העוזרים הווירטואליים עבור ארגונים בכל העולם.
הרעיון החל מתוך צורך של בעלי עסקים קטנים שנזקקו לעזרה במשימות מסוימות אבל לא היו להם משאבים או כספים לעובד במשרה מלאה.
כיום, ארגונים יכולים לחסוך עד כ-75% מעלויות התפעול, על ידי הוצאה למיקור חוץ של משימות המיועדות לעוזרים וירטואליים במקום להעסיק עובד פנימי בשכר.
עוזרים וירטואליים מבצעים תפקידי מגוון רחב של תפקידים והם לא מוגבלים רק למשימות פשוטות. הגורם המרכזי במשימות אלה הוא שהן לא שייכות לעסקי הליבה של הארגון.
העוזרים הווירטואלים יכולים לבצע משימות כמו למשל, ניהול לוח זמנים לשנה קדימה, התכתבות באימייל, שיווק ברשתות חברתיות, שירות לקוחות, ביצוע מחקרי שוק, לתת שירות הנהלת חשבונות, לספק תמיכה לאנשי המכירות, לספק תמיכה מנהלתית, לנהל אתרי אינטרנט ועוד.
בימים אלה אין מגבלה גיאוגרפית משום שהם יכולים לספק את השירות מכל נקודה על הגלובוס.
המעבר מעובדים בשכר לעוזרים וירטואליים מאפשר לא רק להפחית את עלויות כוח האדם אלא גם משפר את הפרודוקטיביות והצמיחה הכוללת של העסק.
מנהלי משאבי אנוש מחפש תמיד דרכים לייעל את העבודה ולהגביר את הפרודוקטיביות של כלל העובדים. שיתוף פעולה עם חברות שמספקות שירותי עוזרים וירטואליים מאפשר לחסוך זמן וכסף.
העוזרים הווירטואלים מטפלים במשימות השגרתיות, ובכך מאפשרים לשחרר את צוות משאבי האנוש למשימות ויוזמות אסטרטגיות ופעילויות הליבה.
החסכון בכסף נובע מכך שלארגון אין עלויות שכר, אין עלויות הטבות ואין עלויות תקורה. הארגון משלם רק עבור שעות העבודה בפועל.
בנוסף, העוזרים הווירטואליים יכולים לספק תמיכה מסביב לשעון, משום שניתן לשכור עוזרים וירטואליים באזורי זמן שונים. כתוצאה מכך ניתן לספק ללקוחות שירות בכל שעות היממה.
כאשר העוזרים הווירטואליים מנהלים את המשימות האדמיניסטרטיביות, הם מאפשרים לעובדי הארגון להתרכז בפעילויות בעלות ערך גבוה המניעות צמיחה, ומשפרות את הפרודוקטיביות הכוללת.
העוזרים הווירטואליים מצוידים במגוון רחב של מיומנויות, החל מניהול משימות טכניות ועד למשימות שדורשות יצירתיות מסויימת. החברות שמפעילות את מאגר העוזרים הוירטואליים מציעות מאגר גדול של סוגי מומחיות שניתן להשתמש בו על פי הצורך.
יתרון נוסף של העוזרים הווירטואליים טמון בסקלביליות. ככל שהארגון גדל, ניתן להגדיל את מספר השעות ולהרחיב את היקף המשימות שמקצים לעוזרים הווירטואליים, ללא צורך בהעסקת עובדים נוספים במשרה מלאה.
עבודה של ארגון מול חברת עוזרים וירטואליים מאפשרת להעניק לעובדים איזון טוב יותר בין עבודה לחיים אישיים.
על ידי נטילת חלק מהמשימות של הארגון, העוזרים הווירטואליים מאפשרים לארגון לספק איזון בריא יותר בין עבודה לחיים אישיים.
יתרונות נוספים של עבודה מול חברה שמעסיקה עוזרים וירטואליים הם הפחתת מתחים של העובדים ותפעול יעיל.
העברת משימות שאינן בליבת הפעילות של החברה למיקור חוץ (עוזרים וירטואליים) יכולה להפחית במידה משמעותית את הלחץ על העובדים ולמנוע שחיקה שלהם.
העוזרים הווירטואליים יכולים גם לסייע בייעול הפעילות העסקית, ושיפור הפרודוקטיביות והאפקטיביות של ביצוע המשימות.
