אז אחרי שדובר רבות על עובדים מרחוק ועובדים מהבית ועל ההבדלים ביניהם, ואחרי שדובר רבות גם על היתרונות שבשכירת פרילנסרים לפרויקטים מסוימים אד-הוק, במקום לגייס עובדים קבועים למשימות שאינן נדרשות על פני כל השנה, כעת עולה בעולם העסקים מושג חדש שהולך וצובר פופולריות: עובדים וירטואליים.
בעולם קוראים להם Virtual Assistant או בקיצור VA, והסיבה לכך היא שתחום זה החל למעשה את דרכו בעולם העסקים עם שכירת מזכירות ופקידות "וירטואליות".
בתחילת הדרך היה מדובר במשרדים קטנים שאין להם תקציב לגיוס והעסקת מזכירה במשרה.
משרדים אלה נהגו (ונוהגים גם היום) לשכור מזכירה שעובדת מרחוק, לפעמים ממדינה אחרת. שיטה זו מאפשרת למשרדים קטנים להגביר פרודוקטיביות תוך חסכון בעלויות.
עם הזמן הנושא התפתח: עוד ועוד פרילנסרים שעובדים מכל פינה בעולם מציעים כיום את שירותיהם במתכונת "עובד וירטואלי" לארגונים קטנים, בינוניים וגדולים כאחד.
וכבר לא מדובר רק בעוזרות אישיות, מזכירות ופקידות. כיום, העובדים הווירטואלים מתמחים בכמעט כל תחום תחת השמש: מגרפיקאים, סופרי צללים, עורכים, בוני ומעצבי אתרים ומתכנתים, ועד אנשי מכירות, אנשי שיווק, מהנדסי תוכנה ועוד.
במקביל, קמו בזו אחר זו חברות הפועלות כמעין קבלני משנה, שממהוות פלטפורמה לתיווך בין הארגונים לעובדים הווירטואליים.
חברות אלה נועדו עבור ארגונים שרוצים לחסוך את זמן ההכשרה של העובד הווירטואלי ואת הבדיקות לגבי מהימנותו והתאמתו.
החברות הללו לוקחות על עצמן את האחריות על הכשרתם של העובדים הווירטואלים ועל בדיקת כישוריהם והתאמתם ללקוחות (העסקים).
אף שחברות אלה גובות אחוזים מסויימים מהתשלום לעובד הווירטואלי, ההעסקה מסוג זה עדיין משתלמת לשני הצדדים (העובד הווירטואלי והארגון).
אחרי הכול, כל ארגון רוצה להיות פרודוקטיבי יותר, לחסוך עלויות העסקה ולהתמקד בתחומי הליבה שלו.
בהינתן המחסור החמור בעובדים בעלי מיומנויות מאוד ספציפיות, עלויות קמפייני הגיוס, ההפסדים שנגרמים לארגון בעת שטלנט עוזב את החברה באמצע פרויקט משום שהמתחרים מציעים לו שכר הגבוה ב-30%, והעובדה שפעמים רבות הארגון נדרש לבצע במסגרת פרויקטים גדולים גם משימות שאינן בעסקי הליבה שלו, ולא כדאי לו לגייס למשימות אלה עובדים שכירים קבועים, כל אלה הופכים את הפרילנסרים שהם עובדים וירטואליים לבעלי חשיבות רבה לארגונים באשר הם.
לפני ששוכרים עובדים וירטואליים, על מנהלי משאבי האנוש ללמוד 5 דברים על ניהול עובדים וירטואלים:
1 איך לנהל את העובד הווירטואלי בצורה יעילה ופרודוקטיבית.
2 איך לראיין עובד וירטואלי, לבחון, ולוודא את מידת וסוג המיומנות שלו.
3 איך לקבל חוות דעת אמיתיות ומהימנות מלקוחות מרוצים של העובדים הווירטואלים.
4 איך לבנות צוות של עובדים וירטואליים שכל אחד ממוקם גיאוגרפית בחלק אחר של העולם.
5 אילו סוגי משימות כדאי להוציא לעובדים וירטואלים ובאילו תחומים.
הרעיון של העברת משימות לעובדים וירטואלים שאתם לא מכירים אותם, ולעולם כנראה לא תפגשו איתם פנים אל פנים, אינו פשוט ליישום.
אבל הוא חלק ממהפיכה שעובר עולם הארגונים בעידן הנוכחי, בו העסקת עובדים הופכת לעניין מורכב ומסובך, גם בשל המחסור בעובדים טובים, גם בשל דיני העבודה שהופכים מורכבים ומסובכים מדי יום, וגם משום שהעלויות של גיוס שגוי כמו גם גיוס זמני, הן גבוהות ומעיקות על התקציב.
לארגונים שמעוניינים לשכור עובדים וירטואלים באמצעות אתרים שמשמשים כפלטפורמות של אגריגטורים לפרילנסרים, מציעות פלטפורמות אלה מעקב אחר שעות העבודה של העובד הווירטואלי, והן אף יכולות להציע לכם צילום מסך של פעילותו של העובד הווירטואלי לגבי העבודה שהוא ביצע עבור הארגון. כמו כן, פלטפורמות אלה מנהלות את עיבוד התשלומים לעובד הווירטואלי.
