בעסקים נהוג להשתמש במודלים מקצועיים ו"נורמטיביים" לקבלת החלטות. טבלאות וגרפים הם כלי עבודה בסיסיים שאף מנהל לא יעז להיכנס לפגישה, בוודאי שלא לחדר ישיבות, בלעדיהם. ממחקר בשטח עולה כי החלטות בתחום משאבי אנוש מתקבלות בתהליך מסורתי, קרי על פי המודל האינטואיטיבי.
מנהלת משאבי אנוש או רכזת גיוס מזמנת מועמדים אשר קורות החיים שלהם עברו את סף הקבלה הראשון (לימודים או הכשרה פורמאלית בתחום, ניסיון מקצועי, מגורים בקרבת מקום העבודה, זמינות לתחילת עבודה וכיו"ב). לאחר שהמועמד מגיע לריאיון ראשון, מתחיל תהליך של כתיבת חוות דעת על גבי עמוד קורות החיים, העברת מידע וחוות דעת של מנהלים בארגון באמצעות מיילים, פתקים מוצמדים לקורות חיים והעברת מסרים באופן וורבלי, אפילו ב"שיחות מסדרון". כאשר מגיעים לשלב הבחירה, נתונים רבים שמהווים פרמטרים חשובים לבחירת מועמד לתפקיד – "הולכים לאיבוד" בתהליך. בחירת המועמד מתבססת על זיכרון, התרשמות כללית ונטייה טבעית ופחות על עובדות קונקרטיות.
אז איך בעצם הופכים את תהליך קבלת ההחלטות בתחום גיוס מועמדים למקצועי יותר ומדוע מודל זה חשוב כל כך במגזר הממשלתי?
מטריצה ככלי מקצועי לקבלת החלטות בארגון
מטריצה היא כלי עבודה בארגז הכלים המקצועיים של מנהל בארגון המודרני. כאשר מנהל בוחר ספק או יצרן זה או אחר מתוך מגוון חלופות, הוא יתבסס על מחקר שכולל איסוף נתונים ועיבודם, לצורך ניתוח והשוואה על פי הקריטריונים הרלוונטיים לארגון. לדוגמא, אם יש מספר יצרני רכיב מסוים, בחירת היצרן תתבצע על פי קריטריונים כגון: איכות המוצר, הניסיון והמוניטין שצברה כל חברה, מחיר ליחידה, זמן אספקה, סעיף פיצויים, מרחק גיאוגרפי בין החברה ליצרן, דמי משלוח (שהם גם פועל יוצא של מרחק) ועוד. את כל הנתונים הללו משכללים בטבלה שהוכנה מראש, לפיה כל פרמטר מקבל לא רק את הרובריקה שלו (כך שכל נושא חשוב יעלה ויבחן בכל חברה מחדש) – אלא גם את האחוז שלו במשוואה. כלומר: מנהל יכול להחליט שהמחיר הוא קריטי ולכן יקבל משקל של 40%, ואילו ניסיון מקצועי של חברה יקבל רק 5% לדוגמא. רק לאחר בחינת כל החלופות, על פי כל הקריטריונים שהוכתבו מראש, מסיקים מסקנה מתמטית לגבי מי היצרן הטוב ביותר עבור החברה ובוחרים את היצרן הטוב ביותר.
יישום המטריצה לקבלת החלטות במשאבי אנוש
הדרך ליישם מטריצה מסוג זה על מועמדים לתפקיד היא פשוטה למדי. עם ההחלטה לגייס עובד לתפקיד מסוים, יש לבנות מטריצה – שבבנייתה ישתתפו מנהלת משאבי אנוש או רכזת הגיוס יחד עם המנהל המקצועי, ובה יקבעו הפרמטרים החשובים עם המשקל הנכון לכל פרמטר.
לדוגמה: השלכה פורמאלית בתחום 15%, השכלה מעשית בתחום 10%, ניסיון תעסוקתי בתחום 25%, רושם אישי של מנהלת משאבי אנוש: 5%, רושם אישי של מנהל מקצועי: 5%, חוות דעת מקצועית של מנהל מקצועי: 5%, זמינות לתחילת עבודה: 2%, ממליצים: 1% וכן הלאה.
בפרמטרים כמו חוות דעת או ניסיון מקצועי יש לשמור אופציה לדירוג על פי מספור פנימי לדוגמא עד שנה ניסיון – 1, שנתיים עד שלוש – 2 וכיו"ב. בפרמטרים של חוות דעת יש לתת גם כן מספור פנימי, לדוגמא: התרשם במיוחד – 5, התרשם – 4, התרשם ברמה בינונית -3 וכיו"ב). יש לדרג את תתי הסעיפים בסר עולה (ציון גבוה יותר יזכה בניקוד גבוה יותר).
לאחר סבב ראיונות לכלל המועמדים לאותה משרה, יש להקליד את הנתונים לתוך הטבלה שהוכנה מבעוד מועד, בדוח אקסל ולחשב את התוצאות. כך שבסופו של התהליך ניתן יהיה לשקלל את כל הפרמטרים, כולל חוות הדעת (שנחשבה עד כה תחום בעייתי למדידה). באמצעות שיטת עבודה זו ניתן להגיע לדיוק מתמטי, קרי קבלת החלטות נורמטיבית לגיוס עובד בארגון.
יתרונות המודל הנורמטיבי בקבלת החלטות במשאבי אנוש
• הזדמנות ליישור קו בין מנהלת משאבי אנוש/רכז גיוס לבין המנהלים המקצועיים בדבר הפרמטרים החשובים ומשקלו של כל פרמטר.
• אמצעי ליישור קו בכלל בהליך הגיוס, עבודה על פי טבלה מסודרת מאפשרת למראיינים לעבור על הנושאים החשובים על פי הסדר, ולתת לכל שאלה את הזמן הרצוי לה על פי סדר עדיפויות מוכתב מראש. בצורה כזו, כל מועמד מקבל פחות או יותר את אותו זמן ומתמודד עם אותן שאלות.
• הדרך הנכונה להבטיח שכל פרמטר יובא בחשבון בכל ריאיון עבודה, שכן המראיינים יושבים עם הטבלה מולם ומוודאים שעברו על כל סעיף וסעיף.
• שיטה מקצועית לבצע אינטגרציה בין מספר מקבלי החלטות. לרוב מדובר על שניים לפחות – מנהלת משאבי אנוש ומנהל מקצועי, אך יש מקרים בהם גם מנכ"ל או סמנכ"ל בכיר משתתפים בתהליך הגיוס, בעיקר במשרות בכירות ו/או במשרות טכנולוגיות.
• מודל המאפשר קבלת החלטות בצורה אובייקטיבית ורציונאלית, אשר כמעט שלא מותירה מקום לאינטואיציה ולנטיית הלב. על פי המודל הזה, לא יבחר מועמד לתפקיד טכני רק משום שבמהלך הריאיון שידר נועם הליכות ויצר קשר טוב עם המראיינת.
• מודל שמאפשר קבלת תוצאות באופן מידי – מיד לאחר ריאיון המועמד האחרון, ולכן הוא חוסך זמן ותהליכים מיותרים ובארגונים רבים, הליך זה יחסוך חילוקי דעות ואף עימותים סביב נושא הגיוסים.
היתרון המשמעותי של המודל הנורמטיבי לגיוס מועמדים בשירות המדינה
המודל הנורמטיבי לקבלת החלטות הוא מודל "נקי" משיקולים אישיים, אינטואיציות ואינטרסים אישיים. במגזר אשר מחויב לנהל הליך גיוס מקצועי נטול שיקולים והטבות אישיות – זהו המודל הטוב ביותר הן ככלי עבודה, והן כערבון והוכחה לעתיד שתהליך הגיוס התבצע בצורה תקינה ועל פי כל הפרמטרים המקצועיים, כפי שמתבקש במגזר הציבורי.
