לכל ארגון שמכבד את עצמו וגם לכאלה שלא באמת יש סדרת חוקים ותקנות. לעתים, מדובר על קלסר עבה המכיל עשרות ואף מאוד עמודים עמוסים בסעיפים של עשה ואל תעשה. אולם, כאשר עובד עובר על הנהלים, השאלה הנשאלת היא לא האם נוסח או לא נוסח סעיף המתייחס לסוגיה הספציפית אלא האם העובד ידע או לא ידע שהוא מפר את הנוהל.
כמה פעמים קרה לכם שעובד 'נתפס על חם' כשהוא עובר על החוק ואומר להגנתו "מה? בכלל לא ידעתי שאסור…"? אם זה קרה לכם, אתם לא במיעוט.
על פי סקר חדש שתוצאותיו פורסמו באתר HR Capital, רק 53% מהעובדים בקיאים בנהלים הנהוגים בארגון. הסקר בדק את הנושא של בקיאות העובדים לא רק בנהלי החברה, במדיניות ובתקנות, אלא גם את מידת ההתמצאות שלהם בנושא מבנה החברה company structure ושם עולה תמונה עגומה עוד יותר – רק 43% מכלל העובדים מכירים ומבינים את מבנה הארגון ופחות מ-23% בקיאים ב-corporate social responsibility policy.
"מדיניות החברה, החוקים והתקנות הנגזרים בין השאר מהתרבות הארגונית, אמורים להיות בדמם של העובדים בארגון. כולנו מודעים לחשיבותם של חוקים ונהלים ברורים ונגישים המהווים מסגרת עבודה אחידה בארגון המרושת. לאור חשיבותם של נהלים אלו, שכתיבתם, הטמעתם והסברתם הם תחת אחריותו של מנהל משאבי אנוש, תוצאות הסקר הן ללא ספק אכזבה אדירה" כך אומר דיוויד סול מהחברה לשירותים עסקיים business environment, "הכרת החוקים והתמצאות בנהלים היא חלק קריטי בתהליך קליטת עובד חדש בארגון ולכן, העובדה שכל כך מעט עובדים בקיאים במדיניות החברה היא אכזבה גדולה."
[adrotate banner="66"]
סוזן הית'פילד, יועצת משאבי אנוש, מציעה לארגונים להתחיל לתקשר את נהלי החברה וכחלק ממהלך זה – להחתים את העובדים על מסמך שמציין שהם קראו והבינו את החוקים והנהלים. הית'פילד מציינת שמסמך זה עדיין אינו מהווה ערובה לכך שהעובדים יקראו ויפנימו את מכלול הנהלים אבל הוא בהחלט משמש ערובה בידי הארגון שכן במקרה שעובד אכן עובר על הנוהל, הוא לא יכול להרשות לעצמו להגיד "אבל לא ידעתי…".
כמובן שהדרך האפקטיבית ביותר לשמור שכל עובדי החברה יעבדו על פי הנהלים (הרי בשביל זה יצרו מערכת נהלים), צריך לתקשר את הנהלים בהדרגה, בצורה עקבית. יש להנגיש את החומר בפני עובדים חדשים, מיד עם כניסתם לארגון, ולהמשיך לתקשר אותם בכל הזדמנות במסגרת ישיבות חברה, ניוזלטרים שבועיים, שיחות משוב במסגרת הערכת עובדים עונתית ועוד. חשוב לחזור ולרענן את החוקים הבסיסיים ביותר כמו: נוהל עישון, נוהל יציאה לחופשות, קוד לבוש, נוהל הטרדה מינית וכיו"ב. אפשר לעסוק סקרים וקבוצות מיקוד כדי לראות האם העובדים בקיאים בנהלים, עד כמה הם בקיאים, אלו נהלים עדיין לא הופנמו (כדי שניתן יהיה לתגבר את מערך ההסברה בנושא ואולי אף ליצור הדרכות ייעודיות אד הוק).
למידע נוסף על מניעת הטרדה מינית, ניתן לעשות שימוש בלומדה למניעת הטרדה מינית של חברת היי קפיטל
