שנת 2020 תיזכר ככל הנראה כשנת הקטליזטור בכל הקשור לעולם העבודה העתידי ובעיקר במעבר המהיר של ארגונים רבים לעבודה מהבית תוך אימוץ של הדבר והבנה כי גם לאחר המשבר שינויים רבים יישארו איתנו.
אז רגע לפני ששנת 2020 מסתיימת, החלטנו אחת ולתמיד להבין מה ההבדל בין המערכות השונות הקיימות ונפוצות בשוק, לעבודה מרחוק, ומה ההבדלים בין הצרכים האישיים לצרכים הארגוניים מאותם מערכות.
לשם כך ראיינו את רינת אהרוני, מומחית למידה וטכנולוגיות למידה, בחטיבת פתרונות הלמידה ההדרכה NESS, בשביל לעזור לארגונים להבין מה ההבדלים בין ה-Teams של מייקרוסופט ל-ZOOM? ומה הפתרון המתאים לארגונים?
בשנה האחרונה מאז שפרצה לחיינו מגפת הקורונה כולם מדברים על לעשות ZOOM, זה כבר הפך למילה גנרית כמו שפלאפון הפך לשם גנרי לסלולר למרות שזה שם של חברה מסחרית. אז נשאלות השאלות – מה ההבדל בין ה-ZOOM למייקרוסופט Teams? מה הכלי המתאים עבור ארגונים? ואלו יתרונות יש לעבודה עם אחד על פני השני?
"ניתן לומר כי האנלוגיה בין ZOOM ו- Teams זה כמו שפעם אמרנו מצלמה או מסרטת וידאו, שניהן משמשות לצילום אבל השנייה עולה על הראשונה בכך שהיא יכולה לעשות אותו הדבר והרבה יותר מכך.
"ה-ZOOM יודע לעשות שיחות של קבוצה או של יחידים, לשתף מסך, אנו יכולים לעביר בו שיעורים, והוא מצוין לצרכים אלו. כאשר מדברים על Teams היכולת לשיחות וידאו, להעברת שיעורים, ללמידה, הן רק חלק מתוך היכולות של המערכת. היכולות של Teams שלא קיימות כלל או באופן מלא ורחב ב-ZOOM כוללות בין השאר את כל הנושא של הערוצים, בניית צוותים, סביבת עבודה וירטואלית מלאה, העלאת קבצים ועבודה משותפת אליהם בענן, אשר נמצא באותו סביבת עבודה ומתעדכן כל הזמן. קיימת האפשרות לפתוח צט כמו ב-ZOOM אבל כאשר השיחה שלנו מסתיימת נשאר לנו תיעוד שלה, ובאותה סביבת עבודה אנו גם יכולים לנהל שיחות כמו בווטאפ, או כמו בפייסבוק, בחלוקה לאשכולות. בנוסף נוכל מאותו המקום לשלוח אחד לשני קבצים, ולא משנה מה נעשה בתוך סביבת העבודה הדבר נשאר בתוך המערכת ומתועד, ולכן היכולות של לנהל את שיחת הוידאו היא רק חלק אחד מתוך היכולות של ה- Teams.
"כלומר אם הצורך הארגוני הוא רק יכולת לנהל שיחת וידאו, אז אפשר לבחון את היכולות הפונקציונליות המתאימות של שתי המערכות עבור הארגון, אבל אם אנחנו מדברים על ארגון שרוצה כלי עבודה, ארגון שאומר: העובדים שלי עברו לעבוד מהבית ואני צריך עכשיו לייצר סביבת עבודה שיתופית, וירטואלית, שתאפשר להם גם לעבוד ביחד, גם לתקשר אחד עם השני, גם לייצר חומרי עבודה משותפים שאפשר להמשיך ולעבוד אליהם לאורך זמן, ולעשות את כל זה ביעילות ואפקטיביות – אז ה-ZOOM אינו שם, והפתרון עבור הארגון הוא Teams."
מדבריך ברור שהפתרון של ה-Teams מתאים הרבה יותר עבור ארגונים, אם כך על מה צריך לשים לב בעיקר כאשר אנו באים להטמיע כלי כמו ה- Teamsבארגון?
"Teams היא כמו כל מערכת מידע אחרת כאשר אנו מדברים על הטמעה, תהה המערכת טובה ככל שתיהיה מידת ההצלחה שלה תלויה במידת השימוש שלה ובכמה העובדים יאמצו אותה, ולכן אם אנו רוצים לבצע הטמעה מוצלחת של ה-Teams כמערכת מידע בארגון אנו צריכים לוודא כי העובדים מכירים, יודעים, מקבלים, עברו תהליך ניהול שינוי כמו שצריך, מכירים את התועלות של המערכת, את היכולות שלה ובמה היא יכולה לעזור להם. וכמו כל מערכת טכנולוגית היא יכולה לקום וליפול על טכנולוגיה ולכן צריך לבדוק כי יש תשתית ארגונית מתאימה, על כך שיש לכל אחד בעמדת העבודה שלו דברים כמו מיקרופון ומצלמה באיכות מספקת, שהעמדה של העובד נמצאת במקום שקט (גם אם היא בבית), שהארגון מסוגל לעבוד בחוץ שיש גישה למשאבים חיצוניים. ה-Teams עובדת מצוין על אופיס 356 שעובדת בענן. צריך לשים לב שיש בארגון מישהו שמנתר את המערכת, שאחראי עליה.
"ל- Teams יש הרבה מאוד יכולות, צריך לשים לב שהארגון מבין אלו יכולות מתאימות לו, מה מתוך מגוון היכולות הארגון צריך, ולבנות תהליך של הכשרה, הטמעה והדרכה שיהיה ספציפי לצרכי הארגון עצמו, ומתאם לכל אוכלוסיית עובדים ותפקידים.
"בשנה האחרונה הטמענו Teams בארגונים רבים, וכדי לבצע הטמעה מוצלחת יש לתפור את החבילה המתאימה לארגון, יש לבחור את סט פתרונות הלמידה המתאים לארגון, לעיתים, יש להדריך בנפרד את המנהלים, יש להבין אך עושים הדרכות Teams מרחוק, – להטמיע את ה-Teams באמצעות Teams."
האם נדרשת, אם כך, גם קסטומיזציה של מערכת Teams והתאמתה לארגון?
"אין קסטומיזציה ב-Teams, אבל ה-Teams מכיל סוויטה גדולה של יכולות והארגון צריך לבחור את היכולות המתאימות לו מתוך כל היכולות . השימוש ב-Teams מייצג מעבר מסביבת עבודה פיזית לסביבת עבודה וירטואלית, ועבור ארגונים רבים בתקופה זו גם לסביבת עבודה מרחוק, דבר שאולי לא היה נהוג בארגון קודם לכן, לפחות בתפוצה הנוכחית, כך שנדרש גם להתאים את תהליכי העבודה של הארגון לתצורת העבודה החדשה.
"דרכי העבודה ושיטות העבודה – משתנות, וצריך לשים לזה לב.
אנחנו לא יושבים אחד ליד השני, אז נדרש לייצר דרך עבודה שמתאימה לכל אחד מהצוותים בארגון. כלומר זה לא רק תהליך של הטמעת מערכת אלא של שיטות ונהלי עבודה."
ואם אנו ארגון טכנולוגי שבו לאנשים יש יכולות טכנולוגיות מעל הממוצע, האם אנו עדיין צריכים להסתייע בגורם חיצוני לשם הטמעת המערכת?
"אני חושבת כי אם מדובר בארגון שבו לאנשים יש יכולות טכנולוגיות ומדובר בארגון קטן, אז אולי ניתן לעשות זאת לבד, או להיעזר באחד השותפים של מייקרוסופט. אבל גם בארגון שבו האנשים מאוד טכנולוגים, ואני יכולה לציין את Ness כדוגמה לארגון טכנולוגי, עדיין עשינו הטמעה והכרה של היכולות של ה-Teams. לכן מומלץ להתייעץ עם גורם חיצוני, מישהו שיפתח את העיניים, ירים יכולות, שיבין איך הארגון עבד עד היום ואיך אפשר להתאים את דרכי העבודה. הדברים נכונים במיוחד כאשר יש רצון לקצר את תהליך ההטמעה בארגון, או כאשר מדובר בארגון מבוזר, ואז ייתכן שיש הבדלים בין חלקים שונים בארגון שנדרש לשים להם לב ועיניים מבחוץ יכולות להיות לעזר רב במקרים מסוג זה."
אז איך אתם ממליצים להטמיע את ה- Teamsבארגון? או ממה הארגון צריך להיזהר כאשר באים להטמיע את המערכת? על מה לשים לב?
"ההמלצה שלנו היא להתחיל מהבנה של אלו תהליכים נדרשים. השלב הראשון הוא לבחון איך הארגון עובד היום, במקביל יש לבצע בדיקה של היתכנות טכנולוגית (רוחב פס בארגון, חיבור אינטרנטי של כל המחשבים, ציוד קצה מתאים בכל עמדות העבודה…)
"בשלב הבא נדרש לוודא כי החומרים הקיימים מתאימים לתהליכים הארגוניים שהארגון עומד בפניהם, ואז לעשות מיפוי של התפקידים והצרכים של כל תפקיד והפונקציונליות הנדרשת עבורם מהמערכת.
"בשלב השלישי, כאשר מתחילים בהטמעה של המערכת יש לעשות קמפיין בתוך הארגון, הוא לא צריך להיות קמפיין ענק, אבל כן צריך להבין מה המסרים ואלו תועלות יש למערכת ולתקשר אותם בצורה הנכונה פנימה.
"ובשלב הרביעי, לבנות פריטי למידה מתאימים ולבצע הדרכות והטמעה בקבוצות לא גדולות, כמובן באונליין. כשמי שצריך, בין אלו שמתקשים ובין אלו שרוצים להשתמש בפונקציונליות רבה יותר, יקבלו מענה פרסונלי.
"ממה יש להיזהר? מקיצוניות בשני המובנים – לעשות משהו גדול מדי לארגון שזה בה לו בקלות ולחלופין להתעלם מהנושא של המשאב האנושי הקיים ויכולתו להכיל מערכת עבודה מרחוק, ובארגונים רבים קיימים עובדים משני קצוות הקשת. בנוסף יש לוודא כי חומרי הלמידה ואופן הלמידה מותאמים לארגון, לדרך שהארגון לומד, לצרכים ולאופי הארגוניים, וכמובן לצורת עבודה של הארגון."
