הנחיה חדשה של משרד האוצר, שצפויה להיכנס לתוקף בינואר הקרוב, מחייבת מעסיקים בחברות המעסיקות יותר מ-10 עובדים, להעביר את הדיווח החודשי לקופות הגמל (קרן פנסיה, קופת גמל, ביטוח מנהלים או קרן השתלמות) באופן דיגיטלי. בינואר 2017 יורחבו התקנות לכלל המעסיקים במשק. פרט להנחיה להעביר את הדיווחים החודשיים בפורמט דיגיטלי אחיד, מסדירות התקנות החדשות עוד כמה כללים, בהם: אופן הפקדת תשלומים בקופת גמל, פרטים שנדרש המעסיק למסור בעת ההפקדה, מועדים להפקדת התשלומים בקופה, ריבית פיגורים בשל איחור בהפקדה, הוראות בעניין חובת הודעה של מעסיק לקופת הגמל במקרה של הפסקת הפקדות בגין עמית, הודעה על סיום עבודה ומעמד כספי הפיצויים בקופה, הודעות לעמית\מעסיק על חוסר בהפקדות, הפרדה בין דיווח חיובי (שוטף) לדיווח שלילי", מסבירה לילך לוי סדוביץ, מנהלת פיתוח עסקי בחברת מנורה מבטחים פנסיה וגמל, בשיחה עם HRus.
"בנוסף", מדגישה לוי סדוביץ, "התקנות מחייבות את כלל הגופים המוסדיים לתת משוב למעסיק על אופן קליטת הכספים במערכות התפעוליות. בהתאם להנחיית האוצר, החל מינואר 2016, גוף מוסדי לא יקלוט דיווח שלא בהתאם להוראות התקנות.
נשאלת השאלה האם שינוי החקיקה הינו הכרחי. "דיווח תקין, הינו חיוני לרישום זכויותיו הפנסיוניות של העובד, ומאפשר שיוך מהיר של כספים לחשבונות החיסכון של העובדים. בהיעדר דיווח כזה, קיים חשש שבעת מקרה ביטוח, לא יעמדו לרשות העובד הזכויות המגיעות לו. בנוסף, דיווח ממוכן ואחיד צפוי לייעל את תהליכי העבודה של המעסיקים ושל הגופים המוסדיים. כיום, דיווחים רבים מועברים באמצעות רשימות נייר ולכן רישום הזכויות חשוף לטעויות ועלול לפגוע בעובדים".
סדוביץ מתארת את האופן שבו מעסיקים מדווחים עדיין לקרן הפנסיה: "מגיעים אלינו שליחים על טוסטוסים ומשאירים במחלקת הדואר מעטפות עם רשימות וצ'קים כתובים בכתב יד".
לדבריה, "למעסיקים רבים, בעיקר קטנים, תהיה בעיה להתמודד עם שינויי החקיקה שכן, מעסיקים רבים לא מבינים כיצד להתמודד עם ההנחיות החדשות שמפרסם האוצר. לכן קיים בלבול גדול וחוסר אונים מצד המעסיקים. אתגר נוסף שניצב בפני המעסיקים הוא האפשרות לבחירת הסוכן על ידי העובד, דבר שעלול לסרבל משמעותית את עבודת חשבי השכר".
בנוגע להיזון חוזר למעסיק ולעובד אומרת לוי סדוביץ כי, "במנורה מבטחים גובים מידי חודש מ-35 אלף מעסיקים, החל בחברות המעסיקות עובד או שניים, ועד למעסיקים הגדולים במשק. כדי לטפל במגוון המעסיקים אנחנו נערכים בימים אלה לתמיכה בממשק המעסיקים כפי שדורש האוצר, מתוך כוונה לתת פתרון הולם, גם להעברת התשלומים מהמעסיק למנורה מבטחים, וגם למטרת ההיזון החוזר".
מה כולל ההיזון החוזר?
"הגוף המוסדי נדרש להעביר למעסיק היזון חוזר לגבי קבלת הנתונים, בתוך שלוש שעות ממועד הדיווח, והיזון חוזר חודשי לגבי קליטת המידע ורישום הזכויות לעובדים עד ל-15 לחודש העוקב. בנוסף, פעם בשנה, לא יאוחר מ-28 בפברואר, יקבל המעסיק היזון חוזר שנתי מצטבר על ההפקדות שבוצעו לקופה.
"עובד, שהופסקו התשלומים עבורו לקופה, יקבל דיווח בדואר, בתוך 30 יום מהפסקת התשלומים. הדיווח יכלול את סיבת הפסקת ההפקדות לקרן כפי שציין המעסיק בדיווח לקופה. במידה שהמעסיק לא ידווח את סיבת הפסקת ההפקדות, יועבר הדיווח על הפסקת ההפקדות הן לעובד והן למעסיק.
מכיוון שקבוצת מנורה מבטחים עובדת גם באמצעות מערך סוכני ביטוח וגם באמצעות שיווק, הפתרון המתוכנן יספק מענה בהתאם לדרישות האוצר לשני סוגי האוכלוסיות.
כיצד נערכים לשינוי?
"השינוי מתבצע בנושא לשכות שכר, בנושא מסלקה פנסיונית ובנושא פורטל המעסיקים. לשכות השכר מבצעות בימים אלה את ההתאמות הנדרשות כדי להתאים את מערכות השכר לכללי הדיווח החדשים, על המעסיקים מוטלת החובה לבדוק האם תוכנת השכר שברשותם מתאימה לדיווח על פי הכללים החדשים. בנוסף, ניתן להעביר את הדיווחים גם באמצעות המסלקה הפנסיונית. במסלקה מתחייבים להעמיד לרשות המעסיקים שיעבירו את הדיווחים דרכם, דו"חות בקרה בפורמט נרחב מזה שקבע משרד האוצר.
"גם הגופים המוסדיים פועלים במטרה להעמיד לרשות המעסיקים כלים להעברת הדיווח החודשי, אחד הכלים הוא פורטל המעסיקים של מנורה מבטחים. כבר היום משרת הפורטל אלפי מעסיקים שמעבירים דרכו דיווחים חודשים ומפיקים דוחות פיצויים. במנורה מבטחים מעדכנים את הפורטל כך שיתמוך בתקנות הדיווח החדשות ויאפשר העברת דיווחים עבור קרן הפנסיה, קופות הגמל, קרנות ההשתלמות וביטוחי המנהלים של קבוצת מנורה מבטחים. השימוש בפורטל עבור לקוחות מנורה מבטחים אינו כרוך בתשלום נוסף. באוצר ממליצים לא להמתין ל-1 בינואר ולהיערך כבר עכשיו לקראת ביצוע הדיווחים בפורמט הנדרש".
מעסיקים שלא ידווחו כנדרש יקנסו
בהודעה לעיתונות שפרסם משרד האוצר נטען, כי הממונה תטיל עיצום כספי על מעסיקים שלא יעבירו דיווחים על זכויות פנסיוניות של עובדים על פי המתכונת הנדרשת. הממונה על אגף שוק ההון, ביטוח וחסכון במשרד האוצר, דורית סלינגר, דורשת מהגופים המוסדיים להתריע בפני המעסיקים, כי אם לא יעמדו בהוראות הדיווח על הפקדות פנסיוניות, ניתן יהיה להטיל עליהם עיצום כספי. לדברי הממונה, הגופים המוסדיים יידרשו לדווח לממונה על מעסיקים שאינם עומדים בחובות הדיווח ובכך פוגעים בעובדים. "שיתוף הפעולה של המעסיקים, הינו הכרחי להצלחת המהלך ולשמירה על זכויות העובדים. לכן בכוונתנו לאכוף את הוראות התקנות", אמרה סלינגר.
לדברי לוי סדוביץ, "על אף הקושי הרב שמלווה את המהלך, הן בצד הטכנולוגי והן בחינוך השוק, הרי שבסופו של יום, שיטת הממשק האחיד וההיזון החוזר יפתרו בעיות ביטוחיות אמיתיות שנובעות מאי קליטה נכונה של כספים או מפיגור בתשלומים".
לוי סדוביץ מסכמת כי, "החל מינואר הקרוב נדרשים המעסיקים להעביר את הדיווח החודשי בפורמט דיגיטלי ובמבנה אחיד כפי שהגדיר משרד האוצר, גופים מוסדיים לא יקלטו כספים שלא הועברו במבנה האחיד, משרד האוצר צפוי לקנוס מעסיקים שלא יפעלו לפי ההנחיות, חברות המעסיקות פחות מ-10 עובדים יקבלו דחייה עד ינואר 2017".
