במהלך השנים הקרובות צפויות להגיע את הארגונים יותר ויותר תוכנות המיועדות לסייע למשאבי האנוש לבצע את עבודתם ביעילות גבוהה יותר.
כמעט כל תחום במשאבי אנוש יכול להסתייע בתוכנות יעודיות. החל מקליטת עובד חדש שעושה את צעדיו הראשונים בחברה, דרך כל נושא ההכשרות והקידום ומעקב אחריהם, חופשות בתשלום, ניהול היעדרות העובדים בשל ימי מחלה או בידוד, ניהול משוב לעובדים, מעקב אחר ביצועים ושכר עידוד המגיע בגין ביצועים טובים, ועד נושאי הקשורים לרווחה, לרבות מניעת שחיקה, עידוד מוטיבציה, פעילויות רווחה ועוד.
תוכנות מסוג זה נדרשות כדי להפוך את תהליכי משאבי אנוש ליעילים ככל האפשר ולשמור על תאימות יעילה בין כל המערכות.
פלטפורמות של תוכנות המיועדות למשאבי אנוש מאפשרות לארגונים לבצע משימות הקשורות למשיכת טלנטים, שימורם וניהולם במישור של נתוני משאבי אנוש.
כמו כן מיועדות פלטפורמות תוכנה אלה להגדיל את הפרודוקטיביות והיעילות של אנשי משאבי אנוש עצמם, כמו גם את אלה של העובדים והמנהלים המקצועיים.
פלטפורמות תוכנה למשאבי אנוש מאפשרות לאחסן את נתוני העובדים בצורה מאובטחת, במקום אחד, באופן שמאפשר לצוות משאבי האנוש לנהל בקלות את המשאב האנושי ולקבל אינדיקציות השוואתיות לגבי מגוון נושאים, כמו למשל, התפלגות של היעדרויות, התקדמות בכל הקשור ללמידה ופיתוח, מעקב אחר ביצועי העובדים, מעקב אחר שכר, בונוסים, תוספות שכר, הטבות ותגמולים, ועוד.
אלא שמציאת פלטפורמת התוכנה הטובה והמתאימה ביותר עבור צוות משאבי אנוש בכל חברה ספציפית (כך שלפלטפורמה יהיו היכולות המתאימות ביותר לארגון ולאופיו), היא לא תמיד משימה קלה.
בדרך כלל נוהגים לבחור פלטפורמת תוכנה על פי סדר הגודל של הארגון (קטן גדול או בינוני), מול הסוגים השונים של פלטפורמות תוכנת משאבי אנוש שיש בשוק. אבל אלו הן רק שתי נקודות מני רבות שיש לקחת בחשבון.
יש כמה נקודות מרכזיות בסיסיות שמנהל משאבי האנוש צריך לשאול את עצמו ואת המנהלים המקצועיים האחרים בארגון על מנת למצוא את פלטפורמות תוכנת משאבי אנוש המתאימה ביותר.
ראשית, על מנהל משאבי האנוש לברר מהן הדרישות הספציפיות מפלטפורמת התוכנה מול מה שקיים בשוק. לפני שבוחרים פלטפורמת תוכנה למשאבי אנוש יש להכין רשימה של כל הדרישות של הארגון מתכונה שכזאת.
יש לברר עם כל צוות משאבי האנוש וגם עם המנהלים המקצועיים בארגון, איך הפלטפורמה יכולה לסייע להם ומה חשוב להם שמערכת התוכנה תבצע.
לאחר מכן יש לבדוק אילו פלטפורמות תוכנה קיימות בשוק ואיזו מהן היא המתאימה ביותר לצרכי הארגון.
שנית, יש לקחת בחשבון, שהדרישות הבסיסיות הן שהפלטפורמה תכיל מאגר מידע של העובדים בנושאי משאבי אנוש.
בנוסף, הפלטפורמה צריכה לתמוך במגוון פונקציות ותהליכים של משאבי אנוש ולייעל אותן, כמו למשל שיפור דיוק הנתונים ומתן אפשרות לעובדים לנהל את הנתונים שלהם באמצעות שירות עצמי.
פונקציית השירות העצמי מאפשרת לחסוך למנהל משאבי האנוש להציג כל פעם את הנתונים מחדש ומאפשרת לעובדים לגשת, להעלות ולעדכן את המסמכים והפרטים שלהם.
