אחת הטעויות הנפוצות של מנהלים רבים היא התפיסה לפיה עובד שעובד יותר שעות ומשקיע יותר מאמץ במשימות (בהשוואה לעובדים אחרים שמבצעים את אותן משימות), הוא עובד טוב יותר שכדאי להעלות את שכרו, בעוד שבפועל, העובד שתורם יותר לחברה (ולכן יש כדאיות להעלות את שכרו) הוא זה שמבצע את אותן משימות ביעילות רבה יותר ובאיכות גבוהה יותר.
המשותף לכל הארגונים בעולם, או לפחות לרובם המכריע, הוא הרצון שלהם לשפר את התוצאות העסקיות ובסופו של דבר את צמיחת החברה.
אחת הדרכים המרכזיות לעשות זאת היא להגביר את היעילות במקום העבודה. אם כן, איך מגבירים את יעילות החברה:
יעילות במקום העבודה פירושה שהעובדים מבצעים את המשימות הנכונות בצורה הנכונה, תוך השקעת הזמן הקצר ביותר ההכרחי ותוך השקעת המאמץ ההכרחי הקטן ביותר הנדרש.
המטרה היא, כאמור, לשפר את ביצועי החברה ותוצאותיה העסקיות, ולכן לשפר את היעילות במקום העבודה על ידי סיוע לעובדים לעבוד בצורה יותר חכמה ולא, כפי שרבים טועים לחשוב, יותר קשה.
שיפור כזה של היעילות מאפשר לחברה להיות הרבה יותר פרודוקטיבית בהיבטים של סיוע ליותר לקוחות, הגדלת רווחים, אספקה של יותר מוצרים או שירותים וצמיחת עסקי הארגון, כל זה עם אותה כמות משאבים.
עובדים יעילים יותר הם עובדים פרודוקטיביים יותר. הם יודעים לארגן את הזמן והמאמץ שלהם כדי להשלים המשימות בזמן.
יש כמה גורמים שמשפיעים על תפוקת העובדים ויעילותם במקום העבודה, כמו למשל סביבת עבודה, היכולות הניהוליות של המנהלים, שביעות רצון בעבודה של העובדים, הכשרה, תהליכים ותרבות ארגונית.
הסיוע לעובדים ללמוד איך להפיק את המירב והמיטב בתוך זמן נתון, צריך להתבצע על ידי שיחות המשוב, שרצוי שיהיו תכופות ככל הניתן.
לשם ביצוע משוב יעיל ומועיל יש למדוד את יעילות העובדים והפרודוקטיביות שלהם בכל רגע נתון.
מטרות נוספות של שימוש בנתוני המדידה של יעילות העובדים הן לצורך קבלת החלטות חשובות, כמו למשל בעת גיוס עובדים: כמה עובדים לגייס, באילו מקצועות וכדומה.
הנתונים העולים ממדידת יעילות העובדים מאפשרים למנהלי החברות ולמנהלי משאבי אנוש למדוד באיזו מידה כל אחד העובדים הוא יעיל ומנצל את מלוא היכולות שלו, והם אם יש צורך לגייס עובדים חדשים.
הצד השני של אותו מטבע הוא התפוקה. חשוב לציין כי התפוקה והיעילות הם שני נושאים שנמצאים במרכז תשומת הלב של הנהלות החברה, בלי קשר לתחום בו עוסקת החברה. העלאת שכר, למשל, נקבעת תוך התבססות על היעילות והפרודוקטיביות של העובד.
בסיכומו של דבר, יעילות של עובד היא מידת יכולתו לבצע את המשימות שלו בזמן הקצר ביותר האפשרי ותוך מיקסום היכולות שלו.
במילים אחרות, זהו היחס שבין ביצוע המשימה – או סך המשימות – שהעובד ביצע או נמצא בהליך ביצוען, לבין הזמן שלקח לו לבצע אותן.
חברה שעובדת ביעילות ותוך השגת פרודוקטיביות גבוהה, היא חברה שמודדת את היעילות של העובדים שלה ואת הפרודוקטיביות שלהם, ושמצליחה לגרום לכך שהם יהיו יעילים במונחים של מידת הפונקציונליות וההישגים שלהם בהשוואה לעלותם לחברה.
