המעסיק אחראי להעביר את כספי ההפקדות לביטוח הפנסיוני ולקרן השתלמות אל הגוף המבטח (קרן הפנסיה, קופת הגמל או ביטוח המנהלים של העובד, ולקרן ההשתלמות).
למעסיק אסור בשום אופן לעכב את העברת הכספים גם אם נקלע לקשיים כלכליים וגם אם העובד הסכים לעיכוב העברת הכספים לקופת הפנסיה שלו או קופת קרן ההשתלמות.
מעסיק שלא מעביר את הכספים במועדים הקבועים בחוק עלול למצוא עצמו מול תביעות פיצויים, תלונות פליליות ואף קנס או מאסר.
בנוסף להעברת הכספים במועד, מוטל על המעסיק להעביר דיווח מקוון לחברה המנהלת את הביטוח הפנסיוני או את קרן ההשתלמות. האחריות של המעסיק היא להעביר את חלקו של העובד ושל המעסיק כאחד.
על המעסיק חלה חובה להעביר את התשלומים לביטוח הפנסיוני או לקרן השתלמות במועדים הבאים: שבעה ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית לעובד, או 15 ימים מתום החודש שעבורו על המעסיק לשלם את המשכורת לעובד – המוקדם מביניהם.
מעסיק שלא העביר את הכספים אל הגוף הפנסיוני או לקרן ההשתלמות במועד, חייב לשלם לקופת הגמל ריבית, החל מהיום 16 בחודש העוקב לחודש העבודה שעבורו נדרשה הפקדת התשלומים, ועד למועד התשלום בפועל.
שיעור הריבית הוא שיעור ריבית הפיגורים בשל איחור בהעברת כספים מהמערכת הבנקאית שמפרסם החשב הכללי מעת לעת.
יש מעסיקים שמעבירים את ההפקדות באמצעות חברה שמתמחה בנושא הפקדות לביטוח פנסיוני ולקרנות השתלמות והעברת דו"חות מקוונים.
המעסיק מעביר את כספי ההפקדות אל החברה והיא אמורה להעביר את הכספים במועד אל קרן הפנסיה או ההשתלמות.
אלא שיש חברות שבגלל סיבות ביורוקרטיות או אחרות, מעכבות את העברת הכסף ומאחרות בהעברה.
במקרים אלה, המעסיק הוא זה שישלם את הריביות והקנסות. לא החברה שמבצעת את הטיפול בהפקדות, גם אם המעסיק עצמו העביר את אותה חברה את כל הכספים בזמן.
לכן חשוב מאוד לוודא שאותה חברת תיווך בין המעסיקים לקרנות, אכן העבירה את כל ההפקדות של כל העובדים, בזמן.
כאשר מעסיק לא מעביר את הכספים לקרן השתלמות, לקרן הפנסיה, לקופת הגמל או לחברת הביטוח המנהלת את ביטוח המנהלים של העובד, בתוך 21 יום מהיום שבו רואים את השכר כמולן (כלומר, תוך 30 יום מהמועד שבו היה צריך לשלם את השכר לפי החוק), יחשב האיחור להלנת שכר, גם אם השכר עצמו שולם בזמן ולא הולן.
יצויין, כי החובה להעביר את הסכומים במועדים אלה חלה גם על הסכומים שהמעסיק ניכה משכר העובד וגם על הסכומים שעל המעסיק להעביר לביטוח הפנסיוני (כלומר חלקו של המעסיק).
יש להדגיש, כי מעסיק שניכה משכר העובד את חלקו של העובד בתשלום לביטוח הפנסיוני, או את חלקו של העובד בקרן ההשתלמות, אבל לא העביר את הסכומים הללו אל הגוף המוסדי המנהל את הביטוח הפנסיוני של העובד, או אל קרן ההשתלמות, בתוך 30 יום מהיום שבו מתקיימת הלנת שכר (כלומר, בתוך 40 יום מהמועד שבו היה צריך לשלם את השכר לפי החוק), נחשב כמי שמבצע עבירה פלילית, והוא צפוי לעונש מאסר או קנס.
.
