היעדרויות של עובדים
במקרים אלו כגון חופשת חנוכה, פסח והחופש הגדול, מעסיקים צריכים להתכונן מראש לחופשת העובדים הממושכת.
כשעובדים רבים יוצאים לחופשה בטווח תאריכים מוגבל, מנהלים מתקשים במיוחד לעקוב אחר סוגי ההיעדרויות מהעבודה והדבר עשוי להוביל לטעויות בדיווח. מלבד זאת, עובדים שנעדרים מהעבודה ללא הודעת מראש, מקשים על עמידה בלוחות הזמנים וסיום המשימות שנותבו לעובדים שנשארו לעבוד. במקרים מסוימים הדבר עשוי לגרום לנזק משמעותי מול לקוחות החברה.
כיצד אם כך ניתן לנהל נכון את היעדרויות העובדים בתקופת החג?
על המנהלים להזכיר לעובדיהם של ההיעדרויות המתוכננות וימי החופשה צריכים להיות מדווחים מראש ובכתב, על מנת שהאחראים לנושא במחלקת משאבי אנוש יוכלו לרשום את החופשות וההיעדרויות הללו ולהתנהל מול האילוצים. כך גם המנהלים יוכלו לקבל דיווח ממחלקת משאבי אנוש בנושא מספר העובדים שעתידים לצאת לחופש ויערכו מראש למשימות הקרובות בהתאם למספר העובדים המצומצם.
נקיטת צעדים במקרים של היעדרויות שלא תואמו מראש במהלך החג, הינה חיונית. על העובדים להבין כי לא יתכן שבזמן שמספר העובדים הנותרים מצומצם וכל החברה נסמכת עליהם, יתקיימו היעדרויות נוספות ללא דיווח מראש. יש להטיל סנקציות על עובדים "שמבריזים" במהלך החג. אלא כמובן במידה וישנם אישורי מחלה או אישורים אחרים שמגבים את ההיעדרות.
הקצאת ימי חופשה לפי תאריכים ספציפיים יכולה לסייע מאוד, כמובן במידה והעובדים יסכימו לכך. עובדים שיודעים שהם צפויים לצאת לחופשות מסוימות במהלך השנה וידווחו על כך מראש בתחילת השנה, יקלו באופן משמעותי על המעסיקים שלהם. תמונה ברורה מראש מונעת אי ודאויות ובעיות שעשויות לצוץ בהמשך.
על המעסיקים להכין מראש רשימה מסודרת של העובדים שיישארו לעבוד במהלך חול המועד ולהקצות להם משימות בהתאם למספר העובדים וליכולות שלהם. חשוב מאוד לדעת מראש כמה עובדים יישארו בחברה ולחלק את המשימות בהתאם למיומנויות ולידע שלהם, כמו גם לעדכן אותם מה לעשות ולמי ניתן לפנות במצבים אקוטיים.
מערכת היעדרויות ממוחשבת הינה הכרחית, במיוחד בחברות בהן מספר העובדים גדול. ככל שהמערכת מאפשרת הפקת דו"חות וגרפים של היעדרויות עתידיות, כך ניתן להתכונן מראש ולקבוע כיצד ינוהלו המשימות בהתאם למספר העובדים שיישארו לעבוד. מערכות מתקדמות יכולות אף להפיק דו"חות על השפעת כמות ההיעדרויות על תפוקת העובדים הכללית, כך שניתן ללמוד מהם לתכנון החופשות והפרויקטים העתידיים.
מדיניות החברה בנושא היעדרויות לא מתוכננות צריכה להיות מובנת לעובדים היטב. על המעסיקים להסביר את חשיבות הנוכחות של העובדים, במיוחד בתקופות החגים כשאין הרבה אנשים שיוכלו לגבות עובדים שנעדרים ללא סיבה מוצדקת. המדיניות הזו מייצגת את השפעת ההיעדרויות על תפוקת החברה, על הרווחים ובסופו של דבר על השכר הכללי.
