כדי ליהנות מחופשת פסח ולחזור ממנה לעבודה בצורה חלקה ונעימה ככל האפשר, להלן מספר דברים שאתה כמנהל צריך לעשות בטרם היציאה לחופשה:
אסטרטגיית לוח הזמנים
בטרם היציאה לחופשת פסח, עליך להיות אסטרטגי עם לוח הזמנים שלך. עובדים רבים מתלוננים על הלחץ שנוצר מקבלת משימות רבות וארוכות בטרם יציאתם לחופשה, ולאחר מכן חוזרים לאותו לחץ שממתין להם בתום החופשה. על מנת להימנע ככל האפשר מלחצים ועומס, עליך לתכנן את לוח הזמנים שלך היטב. לפרוש את המשימות והפרויקטים של העובדים, בפרישה נרחבת, הן לפני היציאה לחופשה והן בחזרה ממנה. עליך לתת סדרי עדיפויות למשימות החשובות ביותר, כך שלא כל המשימות ינוקזו יחד לאותה התקופה.
מענה אוטומטי בדואר האלקטרוני
בטרם היציאה לחופשה בקש מהעובדים ליצור הודעת מענה אוטומטי בדואר האלקטרוני שלהם, וכמובן צור אותו מענה באימייל שלך. בזמן שתהיו בחופשה, יתכן ויחפשו אתכם לקוחות או קולגות מחו"ל. מענה אוטומטי יבהיר להם כי אתם בחופשה, יעדכן אותם מתי תשובו ממנה ובאילו דרכים ניתן להשיגכם במקרים דחופים. כך תוכלו להימנע מלקוחות מבולבלים ומתוסכלים בשובכם מהחופשה.
צור קשר עם לקוחות
עם לקוחות מפתח של החברה, לקוחות חדשים, חשובים וכאלו שאתם בקשר איתם בשוטף, חשוב ליצור קשר בטרם היציאה לחופשה. חשוב לעשות איתם שיחת סטטוס, להסביר להם היכן עומדים הפרויקטים שלהם, ומאיזו נקודה תמשיכו לעבוד כשתשובו מהחופשה. יתכן ויהיו להם שאלות או בקשות דחופות, שתוכלו לתת להם מענה בטרם תעדרו מהמשרד.
הכנת רשימת פרויקטים ומשימות
חשוב להכין רשימה מסודרת של פרויקטים ומשימות חשובות, בהם תרצה שהעובדים יעסקו עם שובם מהחופש. על מנת שלא תתעכב על רשימת הפרויקטים כשתשוב מהחופשה, חשוב מאוד להכין אותה לפני כן. אם יש לך אפשרות, עדכן את העובדים באותם הפרויקטים, על מנת שידעו במה הם יתחילו עם שובם מהחופש. זה יעשה להם סדר וייתן להם תמונה כללית על המשימות שלהם בשובם מהחופשה, וגם יאפשר להם ללמוד את הנושאים בבית, במידה וירצו בכך.
עדכן את העובדים שלך באשר לזמינות
בטרם תצא לחופשה, חשוב לעדכן את העובדים והן את המנהלים שלך, בזמנים בהם תהיה נוכח וזמין לשיחות טלפון או אימיילים. במידה ואתה מתכנן חופשה בחו"ל ובמקומות בהם לא תהיה זמין, חשוב שהעובדים וההנהלה ידעו, מתי כן הם יוכלו להשיגך במקרי הצורך. לפני שאתה משגר את "לוח הזמינות" שלך, חשוב עד כמה ומתי אתה מעוניין להיות זמין ונגיש לכל מענה, וכמה זמן אתה רוצה לקחת לעצמך במהלך החופשה ולהתנתק מהעבודה השוטפת.
האצל סמכויות
חופשת פסח הארוכה היא זמן מצוין לתרגל האצלת סמכויות. אם אתה מתכנן חופשה בחו"ל עם המשפחה והילדים, ואינך מעוניין להיות זמין כל הזמן, תוכל למנות איש מהצוות שלך, או מנהל תחתיך, שיוכל לתת מענה לעובדים כשלא תהיה זמין. עדכן אותו בכל הדברים שעליו לדעת ולהיות מעודכן בהם, בזמן שתהיו בחופשה, ועדכן את העובדים והמנהלים לגבי דרכי יצירת הקשר איתו והסמכויות שהאצלת עליו, בדברים בהם הוא יוכל לטפל במהלך החופשה.
