סוגיית האימיילים הפרטיים והעיסוק ברשתות החברתיות בשעות העבודה ממשיכה לטרוד את מנוחתם של עובדים, מנהלים ובעיקר מנהלי משאבי האנוש.
יש חברות שמענישות עובדים שעסקו בענייניהם הפרטיים בשעות העבודה על גבי ציוד המשרד (המחשב המשרדי, והאינטרנט של המשרד), יש חברות שאף מפטרות עובדים שהפכו את העיסוק באימייל פרטי לכזה שתופס חלק נכבד מיום העבודה, ויש חברות שמתלבטות איך לטפל בכך.
לא מעט מנהלים חושבים שיש למנוע מעובדים לשלוח אימיילים פרטיים בשעות העבודה ודורשים מהם לשלוח את האימיילים הפרטיים לאחר שעות העבודה.
אחרים אוסרים על עיסוק באימיילים פרטיים בשעות מסויימות של היום, ויש ארגונים שמונעים מהעובדים גישה לאימיילים פרטיים על ידי מערכות ה-IT של החברה.
השאלה המרכזית שצריכה להישאל על ידי מי שמתלבט איך להתייחס לשליחת אימיילים פרטיים בשעות העבודה היא, איזה נזק גדול יותר: האם הנזק שבאיבוד 5-10 דקות עבודה, או הנזק שבמיתוג המעסיק ככזה שלא מאפשר גמישות בעבודה.
אחרי הכול, האפשרות לעסוק בסידורים פרטיים, כמו למשל אימיילים פרטיים, היא חלק בלתי נפרד מהגמישות בעבודה.
ארגון צריך לשאול את עצמו האם הוא רוצה להמשיך לנקוט במדיניות מיושנת לפיה כל דקה שהעובד נמצא בעבודה צריכה להיות מוקדשת לעבודה בלבד, וכי יש גבול ברור בין שעות העבודה הקשיחות (9:00 עד 17:00) לבין שעות הפנאי, או שהוא רוצה להצטרף לגישה המעודכנת יותר של גמישות בשעות העבודה.
התפיסה הניצבת בבסיס נושא הגמישות בעבודה היא שעובד שמקדיש 5-10 דקות לשליחת אימיילים פרטיים בשעות העבודה, יקדיש גם עוד שעות לעבודה, גם אחרי שעות המשרד המקובלות.
יתרה מכך, בהינתן הגישה המודרנית של פיקוח ובקרה על עובדים, או במילים אחרות, הפחתה משמעותית בפיקוח ובבקרה על עובדים, ובחינתם על פי תוצאות והשגת יעדים ולא על פי מספר השעות והדקות שהם משקיעים בעבודה, נראה שפיקוח היתר על שליחת אימיילים פרטיים בעבודה הוא נושא שעבר זמנו.
במקומות העבודה יש כיום הרבה מאוד חסמים שמונעים את הגברת הגמישות בעבודה. לא כדאי להוסיף חסם נוסף שיהיה לאחר מכן צורך להתגבר עליו.
זאת ועוד, מחקר שבוצע על ידי חוקרים מאוניברסיטת סאסקס, בריטניה מצא, כי גם האיסור על עובדים לגשת לאימייל העבודה שלהם לאחר שעות העבודה, הינו יותר מזיק מאשר מועיל.
כאשר מדובר על רווחת העובד, לכל עובד יש העדפות שונות. יש כאלה שמעדיפים שתהיה הפרדה ברורה בין שעות המוקדשות לעבודה לבין שעות הפנאי ואחרים מעדיפים לשלב.
כלומר, לבצע דברים פרטיים בין משימה אחת לאחרת בשעות העבודה ולעבוד על משימות כאשר הם מרוחקים מהמשרד בשעות הפנאי שלהם.
הגישה שגורסת שיש להכניס את כל העובדים תחת אותה קטגוריה ולכפות עליהם הפרדה מוחלטת, עלולה, כאמור לגרם יותר נזק מתועלת.
מהמחקר עולה, כי הלחץ שמופעל על עובדים לנהוג בניגוד לנטיית ליבם יוצר לחץ נפשי על העובד עד כדי פגיעה בבריאותו.
ארגון שרוצה שהעובדים שלו יהיו מאושרים, מרוצים ובריאים, צריך לדעת להתייחס אליהם כאל אנשים בוגרים ואחראיים שיודעים איך לנווט את יום העבודה שלהם תוך השגת היעדים וביצוע המשימות.
עובדים זקוקים לאוטונומיה כדי להשיג את התוצאות הטובות ביותר וכדי לחוש שהארגון מאפשר להם את הגמישות לעבוד בשיטה המתאימה והנוחה להם ביותר.
