מפגשי פנים אל פנים עם לקוחות יכולים להתקיים כיום בשתי דרכים בלבד: דרך אחת היא לשבת כמה אנשים בחדר ישיבות (על פי מספר האנשים המותר על פי כללי התו הסגול ובהתאם לגודל החדר). והדרך השנייה היא לנהל מפגשים מרוחקים בזום.
במקרה של פגישה פנים אל פנים בחדר ישיבות, פרט לחובה להיות מרוחקים זה מזה, דבר שמקשה על זרימת השיחה, כל המשתפים צריכים לעטות על פניהם מסיכות כל הזמן.
פגישות מסוג זה יוצרות אתגרים חדשים למשתתפיהן ומקשים עליהם את קבלת ההחלטות.
עטיית המסיכות במהלך שעה פגישה או אף מעבר לכך, עלולה להקשות על המשתתפים ב-3 מישורים:
1 ראשית, משתתפי הפגישה עלולים שלא להבין חלק מדברי עמיתיהם בשל עטיית המסיכה.
2 שנית, עטיית המסיכה במשך זמן רב יוצרת חום והמשתתפים עלולים לחוש מותשים לאחר זמן מסויים, דבר שיפחית את איכות המפגש ותוצאותיו.
3 שלישית, מפגשים מסוג זה למעשה מדירים את כל מי שהוא כבד שמיעה או חירש, אשר מסתמכים על קריאת שפתיים.
עובדים ומנהלים שמשתתפים במפגשים מסוג זה שבו הם צריכים לשבת בחדר אחד עם אנשים נוספים כשכולם עטויי מסיכות מעידים, כי לכל משתתף יש בממוצע בין 10% ל-40% זמן דיבור (מסך כל הזמן המוקצה למפגש).
פרט לכך, יש לכל משתתף בין חצי שעה לשעה וחצי זמן שהו עליו להקשיב לדברי המשתתפים האחרים, ולהתאמץ מאוד לשמוע ולהבין מה הם אומרים, מבעד למסיכה.
מדובר במאמצים מסוג חדש שעובדים ומנהלים לא מורגלים בהם. ושיוצרים מצב של תשישות בקרב המשתתפים.
על אף השמירה על כל הכללים, לרבות חיטוי חדר הישיבות לפני המפגש וחיטוי הידיים במהלכו, עובדים ומנהלים רבים במדינות מערביות מעידים שמדובר בחוויה מאוד לא נעימה שמידת הפרודוקטיביות שלה, לתחושתם, היתה פחותה משמעותית ממידת הפרודוקטיביות של פגישה שנערכת בתנאים אופטימליים.
ממחקרים שבוצעו בקרב עובדים ומנהלים שהשתתפו ואף ניהלו סוג כזה של מפגשים עולה, כי המשתתפים דיווחו על קושי רב לדבר במשך זמן רב דרך מסכה.
עוד דיווחו אותם משתתפים כי שיחה שמנוהלת דרך מסיכה הינה לא רק קשה לביצוע, לדברי המשתתפים היא גם מאולצת ומביכה.
סוגייה מסוג אחר שמעולם קודם לכן לא היוותה בעיה במפגשי עבודה היא גודל המסיכות הסטנדרטיות ביחס לרוחב הפנים וגודל הראש של משתתפי הפגישות.
משתתפי מפגשים שראשם הינו בגודל בינוני ופניהם אינן רחבות פחות חשים בלחץ על האזניים.
אבל משתתפים בעלי ראש גדול או פנים רחבות, שנאלצים להשתמש במסיכות הסטנדרטיות (שהרי המסיכות מיוצרות במידה אחידה), חשים כבר לאחר זמן קצר לחץ על האוזניים.
וכאשר משהו כמו לחץ על האוזניים מציק, קשה הרבה יותר להתרכז בחומר שנדון בפגישה.
בנוסף ללחץ על האוזניים, אנשים אלה חשים יותר מאחרים שהמסיכה צמודה מדי אל פניהם, דבר שמקשה עליהם מאוד להשמיע את דבריהם במהלך הפגישה באופן שיבינו אותם.
סוגייה מסוג אחר היא הבעות הפנים. במפגשים בין נציג החברה ללקוח, למשל, או בין מנהל משאבי אנוש למרואיין לעבודה, או למעשה במפגש בין כל אדם אחד לאחר, יש חשיבות רבה להבעות הפנים של השומע.
הבעות הפנים מעבירות לכל אחד מהמשתתפים הרבה מאוד מסרים. האם השומע מסכים עם הדובר, האם הוא מחייך, כועס, מאוכזב וכו. כל אלה נמנעים כאשר משתתפי המפגש יושבים בו עם מסיכות על פניהם.
יש כיום לא מעט אנשים שרוצים לחזור לשגרה, וחושבים שאם ינהלו מפגשים פנים אל פנים בחדר ישיבות זה יהיה מעין סימן דרך לחזרה לשגרה. אבל ברוב המקרים זה לא המצב.
בשיחות בזום, לעומת זאת, לא קיימים כל האתגרים הללו. אנשים יכולים לראות את הבעות פניהם של מי שהם נפגשים איתו, אם הם כבדי שמיעה הם יכולים לקרוא את תנועות השפתיים, ובכל מקרה, הם יכולים לדבר הרבה יותר בלי המעמסה המתישה של המסיכה על הפנים במהלך פגישה, בפרט כזאת שנמשכת בין שעה לשעתיים.
