זה החל בהוצאות המוניות של עובדים לחופשות ללא תשלום (חל"ת) מהן רבים מהם עדיין לא חזרו ויתכן מאוד שגם לא יחזרו, המשיך בגלי הפיטורים הגדולים – גם הם כתוצאה ממשבר הקורונה שהחל במרץ 2020 – וכעת מגיע לגלי התפטרות של עובדים שמאז מרץ 2020 גילו שיש עוד מגוון קריירות שהם יכולים לשאוף אליהן, ושיתכן שהן גם משתלמות יותר.
בעוד מנהלי משאבי האנוש מתמקדים במאמצי-על לנסות לשמר את העובדים שנשארו ולגייס עובדים חדשים, יש פרט אחד שנראה כאילו נדחק לקרן זווית, ולא בצדק: אבדן של הרבה מאוד ידע ארגוני שהלך לאיבוד ביחד עם העובדים שעזבו, בין אם התפטרו, הוצאו לחל"ת או פוטרו.
אחת הבעיות הרווחות בארגונים היא שכל עובד שעוזב גורם לאבדן של ידע ארגוני שאמור להישמר במאגרי המידע של הארגון.
כדי למנוע הישנות של מצב כזה בעתיד, יש צורך דחוף לתעד את מכלול הידע שנצבר בכל צוות, בכל מחלקה, ואצל כל עובד.
לשם כך יש ליצור מסמכים דיגיטליים שיעודכנו על בסיס קבוע. במילים אחרות, בכל פעם שמתווסף מידע חדש, ובכל פעם שידע קיים משתנה בהתאם לשינוי בנסיבות, יש לעדכן את מאגר המידע.
בנוסף, יש להגדיר את אופן זרימת העבודה במאגר המידע הארגוני האלקטרוני ואת דרכי קבלת ההחלטות: לזהות ולהגדיר מי הם העובדים שמתוקף תפקידם נמצאים אצלם חלקים גדולים מהידע, בעיקר כשמדובר בידע בעל חשיבות קריטית.
כמו כן, יש להגדיר את מרכיבי הידע לפי סדר חשיבות. לשם כך, על כל מחלקה וכל צוות לדרג את מידת החשיבות של כל קבוצת מרכיבי ידע.
כלומר, להגדיר את קבוצת המרכיבים החשובים ביותר בתחום הידע שלהם, את קבוצת המרכיבים בעלי החשיבות המשנית, ואת קבוצת המרכיבים ברמת החשיבות הנמוכה.
דבר נוסף שחשוב מאוד לתעד הוא את הידע שנצבר אצל לקוחות, שותפים וספקים ואת הידע שנצבר בארגון לגביהם – להגדירו ולתעדו.
לאחר שהוגדרו כל מרכיבי הידע ודורגו על פי סדר חשיבות, יש להגדיר את כל הדרכים בהן ניתן להפוך את הידע התיאורטי לידע בר ביצוע.
לבסוף, יש לתכנן פתרון טכנולוגי שישלב את כל המידע הזה לכדי פלטפורמה אינטגרטיבית המיועדת לשרת את כל עובדי הארגון.
יש לוודא שכל העובדים מיישמים את המשימות הללו לשימור ידע: על כל העובדים להיות מודעים להגדרות, להבין אותן, ולדעת איך להשתמש בידע הנצבר.
את הפלטפורמה שעליה נמצא המאגר צריך להבנות באופן שיאפשר להנגיש את המידע לעובדים. בין השאר, על הפלטפורמה הזאת להיות בעלת ממשק ידידותי למשתמשים הלא טכנולוגים, ועליה להיות ניתנת לשדרוג מיידי על ידי הוספת מודולים בשיטת הוספת אבני לגו.
מטרת הפלטפורמה הזאת היא שכל עובד יוכל לחפש במהירות ולמצוא במאגר, את הידע הרלוונטי למשימות שהוא מבצע ברגע נתון.
בדרך זו ניתן לא רק לשמר את הידע בתוך הארגון ולא לאבד אותו בכל פעם שעובד עוזב את הארגון, אלא גם להנחיל את הידע לכל עובד חדש בארגון ולכל עובד ותיק שנכנס לתפקיד חדש בארגון.
בסיכומו של דבר, מאגר הידע האלקטרוני צריך להיות פלטפורמה שמכילה את כל הידע והיכולות שנצברו בארגון, לרבות דרכים למימוש החזון של החברה, תפיסות, אסטרטגיות, שיטות, פעולות למימוש הידע ותוצאות של ניסיון שנצבר על פני זמן.
